Справка 2-НДФЛ для сотрудника в 2025 году

Справка 2-НДФЛ для сотрудника – форма в 2025 году

Шаблоны справок о доходах и особенности их заполнения закреплены приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в ред. от 09.01.2024).

Справка 2-НДФЛ состоит из одной страницы и содержит 6 разделов:

1. Данные о налоговом агенте, в роли которого выступает работодатель — он производит выплаты в пользу физического лица, удерживает налог и перечисляет его в бюджет.

2. Данные о получателе доходов — физическом лице, на имя которого составлена справка.

3. Расшифровка доходов работника. Информация вводится отдельно за каждый месяц с указанием кода дохода.

4. Детализация примененных на протяжении рассматриваемого периода стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов, с указанием их кода.

5. Итоговые размеры выплаченных работнику доходов, налогооблагаемых сумм и НДФЛ.

6. Сумма дохода, с которого не удерживался налог, и сумма неудержанного налога.

Справку 2-НДФЛ заполняют на основании бухгалтерских данных по расчетам с наемным персоналом и подоходному налогу. Главным источником информации при ее составлении для сотрудника выступает регистр налогового учета по НДФЛ, который ведется обособленно по каждому человеку.

Важно! Выдача справок 2-НДФЛ сотрудникам производится на основании их письменных или устных обращений (по телефону, при разговоре лично и др.). 

Будет ли выписан штраф за невыдачу работнику справки 2-НДФЛ, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Пример заполнения справки 2-НДФЛ для сотрудника

В бухгалтерию ООО «Аква72» поступило заявление от Снегирева Андрея Дмитриевича о выдаче ему справки о доходах за последние 6 месяцев работы в 2025 году. Заполнять будем в следующем порядке.

В шапке формы укажем год, за который формируем сведения, и дату составления справки.

В разделе 1 обозначим налогового агента (работодателя). Для этой цели введем наименование предприятия, его коды ИНН и КПП, код ОКТМО, контактные данные для связи.

В разделе 2 укажем Ф. И. О. работника — Снегирев Андрей Дмитриевич, его дату рождения, гражданство, ИНН и паспортные данные, статус налогоплательщика ("1" - налоговый резидент РФ"). О том, что идентификация физического лица производится именно по паспорту, будет свидетельствовать код «21» в поле с кодом документа, удостоверяющего личность:

В разделе 3 обозначим ставку налогообложения — 13%.

На заметку! С 2025 года введена пятиступенчатая шкала по НДФЛ с основных доходов работников (13%, 15%, 18%, 20%, 22%). Размер налоговой ставки напрямую зависит от суммы дохода сотрудника.

Далее помесячно введем сумму фактически выплаченного работнику дохода с разбивкой на виды доходов. Работник обратился к нам в июле 2025 года, ему нужна справка за последние 6 месяцев работы (с учетом того, что в мае ему были выплачены в том числе отпускные). Значит, мы должны отразить в ней выплаченный работнику доход в период: январь - июнь 2025 года.

Все выплаты в справке имеют свою кодировку: зарплата — 2000, а отпускные — 2012.  

В разделе 4 укажем вычеты, которые применял работник. В 2025 году у него есть стандартный вычет на первого ребенка (код 126). В справке укажем обобщенные суммы примененных вычетов за 6 месяцев: 

• на первого ребенка — 1 400 руб. х 6  мес. = 8 400 руб. (код 126).

На заметку! Коды видов доходов и вычетов налогоплательщиков утверждены приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (в ред. от 18.10.2024).

В разделе 5 приведем итоговые показатели доходности и сумм налога (за 6 мес. 2025 года). Показана общая сумма дохода из таблицы в разделе 3. Налоговая база (123 600 руб.) будет равна разнице между общим объемом доходов и примененными вычетами (132 000 руб. - 8 400 руб.).

НДФЛ указывается за полгода – исчисленный и удержанный:

Готовую справку подписывает руководитель организации или иное должностное лицо, действующее на основании доверенности. Документ регистрируется работодателем в журнале выданных справок.

На заметку! Для целей получения работником кредита в банке, субсидии на оплату ЖКУ и иных пособий следует выдавать ему справку не из Приложения № 4 расчета 6-НДФЛ, а в свободной форме.

Итоги

Справка 2-НДФЛ для сотрудников выдается по устному или письменному запросу работника. В ней отражаются доходы и удежанный налог за указанный работником период.