Для учета движения материальных ценностей в организации по каждому их наименованию, сорту, виду и размеру применяются учетные формы, которые могут быть унифицированными, или разработанными самостоятельно. Одна из таких форм — карточка учета материалов (по форме М-17).
Общие сведения о карточке учета материалов
Форма документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 г. № 71а. На каждый номенклатурный номер составляют отдельную карточку, за ее ведение отвечает материально ответственное лицо. Записи в карточку вносят на основании первичных документов.
С 2013 года ведение данной формы не является обязательным. Организациям предоставлено право разрабатывать собственные бланки, которые обязательно должны содержать утвержденный законодательством перечень реквизитов.
Форма М-17 «Карточка учета материалов» также используется для отпуска материалов на производство со склада, в котором они хранятся. В документ вносят соответствующую запись о движении, заверяя подписью ответственного лица.
Как заполнить карточку М-17?
В верхней части документа указывают название организации и структурное подразделение. Ниже расположена таблица, состоящая из 16 столбцов:
- в 1-м столбце указывают подробные сведения о структурном подразделении, в котором хранятся ТМЦ;
- во 2-м – вид деятельности, которую осуществляет подразделение;
- в 3-м – номер склада;
- в 4-м и 5-м – конкретное место хранения материала;
- в следующих столбцах указывают марку, сорт, профиль и размер ТМЦ соответственно;
- далее надо указать номенклатурный номер товара, единицу измерения, цену, норму запаса, срок годности и полное название поставщика.
Если какие-либо сведения отсутствуют – можно поставить прочерк. После таблицы расположено поле «Наименование материала». Здесь прописывают полное название ТМЦ.
Далее расположена еще одна таблица. Ее заполняют в том случае, если в составе ТМЦ присутствуют драгоценные металлы или камни. В таблице указывают следующие сведения:
- наименование драгоценного металла (камня);
- вид;
- номенклатурный номер;
- единицу измерения;
- количество (или массу);
- номер паспорта.
В третью таблицу заносят информацию о движении материалов:
- в столбце «Дата записи» прописывают даты, когда осуществлялось перемещение ТМЦ;
- в столбце «Номер документа» указывают номер первичного документа, ставшего основанием для проведения операции;
- в столбце «Номер по порядку» указывают порядковый номер записи;
- в столбце «От кого получено или кому отпущено» прописывают название организации или структурного подразделения;
- в следующем столбце указывают учетную единицу выпуска продукции;
- в столбцах «Приход», «Расход» и «Остаток» прописывают какое количество ТМЦ было получено, выдано и имеется в остатке после завершения каждой операции;
- в последнем столбце ставят подпись ответственного лица и дату проведения операции.
В последней части карточки указывают должность материально ответственного сотрудника, его ФИО и дату заполнения документа (образец заполнения карточки смотрите здесь).
Особенности заполнения карточки
- К карточке надо приложить все необходимые накладные.
- Заполнять документ можно как от руки, так и на компьютере.
- Ставить печать ни карточке нет необходимости, так как она относится к внутреннему документообороту предприятия.
- В бланке документа недопустимы помарки и неточности. Если была допущена ошибка – лучше оформить новый бланк. Также можно аккуратно зачеркнуть недостоверные сведения и сверху написать правильные, заверив исправление подписью ответственного лица.
- Делать записи карандашом нельзя, только ручкой.
- Карточки заводят на 1 год. В конце календарного года остатки из старых карточек переносят в новые (по состоянию на 1 января). После завершения отчетного периода заполненные карточки передаются в бухгалтерию, а затем в архив организации. Срок хранения – не менее 5 лет.
Карточка учета материальных ценностей в бюджете
Карточка учета материальных ценностей (ОКУД 0504043), применяемая в бюджетном секторе, утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н. Она предназначена для учета ТМЦ, имеющихся на складе. Форма содержит сведения о типе и местонаходжении ТМЦ, их цене, поставщике.
Данная форма используется в государственных учреждениях, имеющих небольшой объем материальных ценностей. Документ может состоять из нескольких листов, так как на каждый отдельный актив необходимо отводить отдельный лист. Записи в документ вносит сотрудник, ответственный за хранение ценностей. Карточку следует заверить индивидуальной подписью ответственного лица с расшифровкой. Скачать бланк карточки можно ниже.
Инвентарные карточки ОС
Инвентарные карточки основных средств — это учетные регистры типовой формы ОС-6, предназначенные для пообъектного учета основных средств. Они заполняются на каждый объект в момент его поступления и оформления акта сдачи в эксплуатацию. Номер инвентарной карточки основных средств присваивается в соответствии с нумерацией складской картотеки.
О заполнении инвентарных карточек по ОС, мы подробно рассказывали здесь.
Непрерывно должна вестись опись инвентарных карточек по учету основных средств. Ее составляют с целью регистрации открываемых карточек и контроля за их сохранностью. Опись составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Когда в описи ставят отметку о списании объектов по последней инвентарной карточке – ее сдают в архив.
