От того, как организован документооборот и архивное хранение документов на предприятии, во многом зависит удобство обращения с документами и возможность отследить «движение» того или иного документа между отделами и внешними адресатами.
Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье.
Регламент документооборота и опись документов как его составляющая
Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью организовать документооборот в пределах своей деятельности, может показаться, что принцип его ведения каждый определяет самостоятельно. Однако это далеко не так.
Порядок организации документооборота, в т.ч. необходимость оформлять описи и проводить их регистрацию, предусмотрена положениями раздела 3.7 «Основных Правил работы архивов организаций», одобренных Решением Росархива от 06.02.2002 г.
Указанный порядок регламентирует необходимость составлять опись документов в случае формирования дел:
-
с постоянным сроком хранения;
-
подлежащих хранению в течение срока от 10 лет;
-
личного дела сотрудника (ведение личного дела обязательно для каждого работника, состоящего в штате субъекта хозяйствования);
-
дел по личному составу;
-
и проч.
Опись в дело включает в себя перечень документов, содержащихся в единице архивного хранения или текущей документации, и имеет самостоятельную порядковую документацию.
При формировании фонда архивного хранения, составляется сводная опись, в которую включаются все описи, содержащиеся в делах, при этом каждой из них присваивается номер, идентичный номеру, под которым опись зарегистрирована в сводном реестре.
Выбираем образец: опись документов типовой или локальной формы использовать для систематизации документов и архива?
В п.3.7.3 Правил указаны элементы, которые рекомендуется включать в информационный блок описи. Кроме этого, Росархив разработал ориентировочную форму документа, которую одобрил в качестве Приложения №12 к настоящим Правилам (скачать опись документов по этой форме можно далее).
Поскольку для описи документов бланк не стандартизирован, субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять и разрабатывать форму описи, которая будет использовать для организации документооборота и архивного хранения. При этом форма документа может быть разработана как на основе базовой структуры Приложения № 12 к Правилам, так и в удобной для пользователя форме, учитывающей особенности специфики деятельности или порядка систематизации и хранения документов на предприятии.
Какие виды описей применяются при систематизации документооборота
В работе по систематизации дел и документов, находящихся в текущем пользовании и формированию архивной базы, используется несколько видов описей, различающихся по назначению.
Рассмотрим наиболее часто используемые модификации описей, и в каких случаях используется каждая из них.
Внутренняя опись документов
Опись вложения, в которой отражен перечень документов внутри конкретного дела. Составляется для каждой единицы хранения. Должна содержаться как в делах текущего пользования, так и в закрытых делах, находящихся на архивном хранении.
Опись передачи документов
Опись, составляемая при подготовке дел к передаче от одного лица другому, передаче внешнему адресату, передаче дел на архивное хранение в централизованные архивы. Сформированная опись передаваемых документов (образец скачать можно ниже) содержит регистрационные номера (присвоенные по внутреннему каталогу) и названия передаваемых дел, количество содержащихся в нем документов и страниц.
Опись переданных документов
Опись, в которой содержится информация о делах или пакете отдельных документов, переданных из одного структурного подразделения предприятия в другое, либо от одного должностного лица другому, делах и документах, переданных на ответственное хранение в специализированные архивы или на временное пользование по заявлению или требованию государственных органов или ведомств. В описи содержатся: информация о наименовании переданного дела, его регистрационном номере в системе внутреннего документооборота, количестве листов в каждом деле, и в обязательном порядке – подпись лица, которому переданы дела или отдельные документы.
Сдаточные описи для архивного хранения
Описи, в которых отражен перечень дел, передаваемых в централизованные и специализированные архивы административных или ведомственных образований. Такие описи содержат информацию о делах, передаваемых на хранение – их регистрационный номер, присвоенный во внутренней системе учета, наименование дела, количество страниц, срок хранения документов.
Нюансы и особенности некоторых описей
В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.
Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах. Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты. Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов.
