Ведение и учет трудовых книжек на предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек, особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.
Когда составляется акт передачи трудовых книжек
Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении. Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:
- Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
- Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
- Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.
Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.
Кто составляет акт
Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.
Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.
В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.
В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи.
Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.
Акт приема – передачи трудовых книжек: образец
Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.
Порядок заполнения
Бланк акта приема - передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:
- Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
- Дата и место составления документа.
- В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
- Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
- Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
- Итоговое количество книжек.
- Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.
В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству, на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.
Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.
Правила составления
При составлении акта нужно соблюдать следующие правила делопроизводства:
- Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
- Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
- Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
- Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;
Если акт составлен с нарушениями требования, то он не будет иметь силы юридического документа.
При перемещении трудовых от одного работодателя к другому, либо при смене лиц, ответственных за их ведение, составляется акт передачи трудовых книжек. Образец скачать можно по ссылке ниже, либо составить самостоятельно. Но при этом он должен содержать сведения о передаваемых книжках и лицах, которые участвуют в передаче.
