Если нанимаете работника по трудовому договору, то он, как минимум, должен подписать договор (о его составлении читайте в январском номере журнала «Современный предприниматель»). Также возьмите заявление о приеме на работу, снимите копии со свидетельства о присвоении ИНН (если оно имеется) и карточки пенсионного страхования. Номера, присвоенные гражданину и указанные в таких документах, потребуются для отчетности перед налоговиками и пенсионщиками.
Конечно, сотрудник обязан предъявить паспорт. Если работа требует специальной подготовки, то попросите диплом либо другой документ об образовании (желательно его скопировать). Военнообязанные приносят воинский билет либо заменяющий его документ (здесь тоже лучше запастись копией). Рекомендуем запрашивать такой документ от всех мужчин. Наконец с тех, кто устраивается на основную работу, нужно взять трудовую книжку. Это сказано в статье 65 Трудового кодекса.
Иногда перечень дополняется, поскольку он зависит от ряда особенностей. Например, отраслевых – у продавцов большинства пищевых товаров должна быть медицинская книжка. Есть и налоговая специфика. Например, те, у кого детям нет 18 лет (учащимся дневной формы – 24) вправе подать заявление о стандартных налоговых вычетах. К ним надо прилагать копию свидетельства о рождении ребенка, которую предприниматель сверяет с подлинником. На тех, кому от 18 до 24 лет предоставляются справки о дневной форме обучения. Подробнее о данных вычетах рассказано в январском номере журнала «Современный предприниматель».
Что же касается оформления трудовой книжки, то об этом можно прочитать здесь http://www.spmag.ru/content/view/28/88888910/.