Сколько хранятся графики сменности в организации?

Question

Accepted Answer

Обязанность по обеспечению сохранности архивных документов возложена на организации в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это требование распространяется на:

государственные органы;
органы местного самоуправления;
организации;
предпринимателей (физических лиц, занимающихся соответствующей деятельностью без образования юридического лица);
нотариусов (занимающихся частной практикой).

Об этом же говорит пункт 2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77. Этот же документ определяет порядок и требования к организации хранения архивных документов.

Конкретного ответа на вопрос о том, сколько хранятся графики сменности в организации, законодательство не дает. Но здесь есть один нюанс, который облегчит задачу.

График сменности относится к первичным документам по личному составу, поскольку он используется при учете рабочего времени. Следовательно, срок хранения этого документа в организации будет таким же, как и для табелей, журналов учета рабочего времени и т.д.

В соответствии с подпунктом 402 пункта 7.2 раздела 7 Приказа Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» срок хранения графиков сменности составляет 5 лет.

Если же графики сменности составлены для работников, выполняющих свою трудовую функцию при вредных и опасных условиях труда, срок будет гораздо больше:

50 лет – для документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет – для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003.

Таким образом, если в организации нет вредных и опасных рабочих мест, смело храните графики сменности в течение 5 лет. Если такие рабочие места есть, то хранить документы нужно 75 лет (а старые, законченные до наступления 2003 года - 50 лет).