Почему в оборотно-сальдовой ведомости суммы красные?

Оборотно-сальдовая ведомость: для чего нужна?

Оборотно-сальдовой ведомостью (ОСВ) называется регистр бухгалтерского учета, в котором отражены все обороты за выбранный период и остатки по счетам на начало и конец периода. Составляют оборотно-сальдовую ведомость для проверки правильности учета организации. ОСВ считается «правильной», если сумма оборотов и остатков по дебету и кредиту на начало и конец периода совпадают, а также нет кредитовых остатков на активных счетах и, наоборот, дебетовых на пассивных. Если в таблице ОСВ выявлены красные суммы, значит, в учете допущены ошибки. Необходимо оперативно найти их и исправить, чтобы избежать штрафных санкций от проверяющих органов за неправильное ведение бухгалтерского учета.

Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Основные причины появления красных остатков в ОСВ

Красные суммы в оборотно-сальдовой ведомости могут возникать из-за множества причин. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся из них:

1. Некоторые суммы доходов или расходов не учтены в данном периоде. Данная ошибка может возникнуть из-за опечатки при введении операции в программу или неправильной классификации доходов (расходов); потерянных первичных документов; незакрытых счетов. Для исправления ошибки необходимо детально проанализировать ОСВ, проверить все операции по счету, на котором возникла красная сумма, при обнаружении неточностей – исправить и перепровести документы.
2. Нарушение последовательности введения хозяйственных операций по счету. Например, продажа товара произошла раньше, чем этот товар или готовая продукция были оприходованы на складе. В данном случае достаточно перепровести документы в хронологическом порядке.
3. Некорректные проводки по исправлению операций прошлых периодов.
4. Неправильно заполнены документы. Красные суммы в ОСВ могут возникать не только из-за некорректного отражения сумм введенных операций, но и из-за ошибок в реквизитах контрагентов или путаницы с договорами, по которым проведена оплата, а затем поступление/продажа. Еще красное сальдо может быть из-за пересортицы товаров на складе. Например, оприходованы были на основной склад, а списаны с оптового склада.
5. Ошибки в настройках учетной политики.
6. В периоде были изменения в структуре счетов (созданы новые или скорректированы старые). Красные суммы в ОСВ могут появиться из-за некорректной привязки операций, введенных ранее к новым счетам.
7. Неправильно указаны счета проводок по операциям, введенным вручную, в данном периоде.

Как найти ошибку в учете?

Чтобы понять, где именно возникла ошибка, необходимо:

1. Сформировать оборотно-сальдовую ведомость за период, в котором допущена ошибка.
2. Определить, в каких счетах возникли красные суммы на конец периода.
3. С помощью анализа счета детально изучить проводки в течение периода по данным счетам и найти документы, в которых допущены ошибки.
4. Проверить введенные первичные документы на соответствие полученным: правильно ли указаны реквизиты контрагентов, наименования товаров/услуг, договор-основание; верно ли отражены суммы поступлений/продаж, в том числе НДС. При обнаружении неточностей скорректировать и провести документы заново.
5. Если при проверке обнаружена ошибка в последовательности проведения операций, скорректировать хронологию.
6. Особое внимание следует уделить операциям, которые были проведены вручную. Проверить правильность проводок.
7. Проверить корректность операций по закрытию месяца. Если обнаружены ошибки, отменить проводки и закрыть месяц заново.
8. Если в периоде были изменения в учетной политике, проверить корректность настроек. Если какой-либо параметр указан неверно, следует его исправить, а все операции за период провести заново.

После выполнения всех перечисленных выше действий, следует еще раз сформировать оборотно-сальдовую ведомость и убедиться, что красные суммы на остатках ОСВ исчезли. Если же красное сальдо осталось, выполнить поиск и исправление ошибок еще раз. Чаще всего перечисленных выше рекомендаций достаточно для устранения красного сальдо на ОСВ. Если же проблема не решается, возможно, ошибка в настройках программного обеспечения. Для ее устранения необходимо обратиться к специалисту, который занимается разработкой бухгалтерских программ.

ИТОГИ

Оборотно-сальдовая ведомость − это бухгалтерский регистр, составив который можно определить, допущены ли в заданном периоде ошибки в учете. Если на конец периода по одному или нескольким счетам ОСВ возникло красное сальдо, следует найти и устранить неточность. Чтобы определить причину красного сальдо, следует детально изучить карточки счетов, проверить правильность заполнения первичных документов, сверить хронологию проведения операций. При необходимости отменить проводки по закрытию периода и выполнить их заново.