Обязательно ли вести лицевой счет Т-54?

Что такое лицевой счет сотрудника?

Лицевым счетом сотрудника называется первичный документ, в котором содержатся все сведения о произведенных начислениях и удержаниях за период в отношении работника организации. Сведения заносятся в течение года, затем заверяются бухгалтером и подшиваются к личному делу.

Лицевой счет сотрудника объединяет в себе следующие сведения:

• начисления и выплаты по заработной плате, отпускным или больничным листам;
• удержания из оплаты труда (НДФЛ, алименты, штрафы, профсоюзные взносы и прочее);
• предоставляемые налоговые вычеты и льготы;
• возникшие задолженности (перед сотрудником или сотрудника перед организацией);
• персональную информацию (Ф. И. О., ИНН, СНИЛС, семейное положение, количество детей);
• сведения о дате трудоустройства и увольнения, а также переводах между структурными подразделениями;
• условия труда;
• количество отработанных часов.

Образец заполнения формы Т-54 подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ. Это бесплатно.

Скачать образец в «КонсультантПлюс»

Лицевой счет Т-54: обязательно ли вести?

На сегодняшний день законодательством не установлено обязательство по ведению лицевых счетов сотрудников. Однако каждый работодатель должен вести первичные документы по начислению и удержанию из оплаты труда, выдавать сотруднику расчетный листок по заработной плате, а также предоставлять документы, перечисленные в статье 62 Трудового Кодекса РФ.

Лицевой счет сотрудника объединяет сведения, содержащиеся в следующих документах:

• расчетных листках на каждого сотрудника;
• расчетной ведомости по форме Т-51;
• платежных ведомостях (форма Т-53);
• форме № Т-13 «Табель учета рабочего времени»;
• регистрах налогового учета по НДФЛ;
• карточках расчетов страховых взносов;
• личных карточках сотрудников (форма Т-2);
• документе по форме Т-61, который оформляется при увольнении сотрудника.

Если перечисленных выше документов не окажется при проверке, инспекторы вправе наложить штрафные санкции на организацию и должностных лиц.

Согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, для должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для организации – от 30 до 50 тысяч рублей.

В связи с этим очень важно проверять наличие первичных документов, содержащих сведения о начислениях заработной платы и страховых взносов сотрудников, и соблюдать сроки их хранения.

Для обеспечения прозрачности начислений и удержаний по заработной плате, а также для упрощения учета многими организациями используются личные счета сотрудников.

Срок хранения лицевых счетов

Сведения, содержащие персональную информацию по застрахованным лицам, созданные до 2003 года, должны храниться 75 лет. Если документ создан позже, срок хранения уменьшается до 50 лет. Организация обязана обеспечить сохранность документации в течение всего времени. Приказом руководителя назначается лицо, ответственное за ведение и сохранность архива. Данная обязанность также должна быть закреплена в должностных инструкциях, с которыми сотрудник знакомится под подпись.

Какие формы лицевых счетов нужно использовать?

Организация вправе самостоятельно выбрать форму, по которой будет вести личные счета сотрудников по заработной плате.

Существует несколько вариантов:

1. Использование унифицированных форм Т-54 или Т-54а (если данные заполняются с помощью бухгалтерских программ), утвержденных Постановлением № 1 Госкомстата РФ от 05.01.2004. Хотя их применение стало необязательным после выхода Федерального закона № 402-ФЗ, многие работодатели не отказались от заполнения унифицированных форм.
2. Использование форм Т-54 (Т-54а), доработанных с учетом организации оплаты труда и специфики вида деятельности компании.
3. Применение разработанного самостоятельно шаблона документа.

Если организация использует доработанный или собственный бланк лицевого счета, необходимо утвердить его в учетной политике. В УП также должны быть прописаны правила заполнения лицевого счета по заработной плате сотрудника. Кроме этого, важно, чтобы в разработанных формах содержались все обязательные реквизиты, которые должны быть в бухгалтерской документации (статья 9 № 402-ФЗ). В противном случае такой документ нельзя использовать в бухучете.

ИТОГИ

Лицевой счет сотрудника содержит данные обо всех начислениях и удержаниях в отношении работника организации. Документ объединяет сведения, содержащиеся в нескольких первичных документах бухгалтерского учета, поэтому его заполнение значительно облегчает работу бухгалтерии. Ведение лицевых счетов по форме Т-54 в настоящее время необязательно, организация вправе разработать бланк документа самостоятельно. В этом случае шаблон и правила заполнения должны быть закреплены в учетной политике.