Неавтоматизированная обработка персональных данных - что это?

Признаки того, что обработка персданных - неавтоматизированная

Согласно п. 1–2 Положения (утв. Постановлением № 687), неавтоматизированной признаётся обработка, при которой:

• Действия с персданными(использование, уточнение, распространение, уничтожение) осуществляются при непосредственном участии человека.
• Данные могут быть извлечены из информационной системы, но сам процесс не задействует программно-аппаратные средства.
• Носителями информации выступают: бумажные документы, электронные файлы на съёмных носителях (флешки, диски), картотеки, журналы.

Ключевым признаком является невозможность обработки без человеческого вмешательства на каждом этапе.

Примерами неавтоматизированной обработки являются:

• Ведение бумажных журналов(например, регистрация посетителей на проходной).
• Заполнение анкет, бланков, формвручную (медкарты в поликлиниках, кадровые документы).
• Хранение персональных дел сотрудниковв сейфах или архивах.
• Физическая передача документовмежду отделами (например, отправка договоров почтой).

Требования к организации процесса неавтоматизированной обработки

Постановление №687 и ФЗ-152 устанавливают строгие правила:

1. Документы необходимо хранить раздельно:

• На одном носителе (например, бумажном бланке) нельзя фиксировать персданные с несовместимыми целями(например, медицинские данные и финансовые сведения).
• Для каждой категории данных — отдельный материальный носитель.

2. Оформление документов с типовыми формами (анкеты, согласия) должны включать:

• Цели обработки, ФИО и адрес оператора;
• Поле для отметки о согласии субъекта персональных данных.

3. Необходима защита носителей:

• Документы хранят в запираемых сейфах, доступ к которым имеют только уполномоченные сотрудники.
• Обязательна инструкция по физической охране помещений, где хранятся личные данные.
• Уничтожение данных. Проводится комиссионно с оформлением акта об уничтожении (например, шредирование бумаг).

Отличия от автоматизированной обработки

Обязанности операторов и сотрудников

Оператор или организация должны:

1. Разработать локальные акты:

• Инструкцию по неавтоматизированной обработке персональных данных;
• Перечень лиц с доступом к данным.

2. Обучить сотрудников правилам работы с носителями и ответственности за нарушения.

Сотрудники обязаны соблюдать принцип раздельного хранения. Кроме того, они должны немедленно сообщать о утечках или повреждении носителей.

Риски нарушений при неавтомазированной обработке и санкции за их совершение

Среди типичных нарушений можно отметить следующие:

• Объединение несовместимых данных на одном носителе;
• Отсутствие согласия субъекта персональных данных в типовых формах;
• Хранение документов в незащищённых местах.

За нарушения предусмотрены наказания по ст. 13.11 КоАП РФ:

• Штрафы до 300 тыс. руб. для юрлиц;
• Приостановка деятельности до 90 суток

Почему это актуально в 2025 году?

Несмотря на цифровизацию, неавтоматизированная обработка остаётся востребованной в сферах с повышенными требованиями к конфиденциальности (медицина, кадровый учёт) или при работе с уязвимыми группами (пенсионеры, дети).

Её правильная организация:

• Соответствует принципам законности и минимальной достаточности (ст. 5 ФЗ-152);
• Позволяет контролировать каждый этап работы с данными;
• Снижает киберриски, так как исключает утечки через взлом ПО.