Кто подписывает электронный УПД?

Форма УПД, общие правила ее подписания

В 2026 г. актуальна для применения форма УПД, которая рекомендована ФНС в письме № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Электронный формат (5.03) представлен Приказом № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023 (с изм. от 15.11.2024).

Что нужно знать об УПД? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Рекомендованная форма предусматривает строки для нескольких подписей. Их проставляют:

• при отгрузке (кто отгружал) и получении (кто получал);
• лица, ответственные за оформление со стороны продавца и покупателя (по одной от каждой стороны).

При оформлении УПД «1» (счет-фактура + передаточный документ), подпись проставляет также глава организации, главбух либо же ИП. Следовательно, для документа со статусом «1» предусмотрено шесть подписей, а УПД со статусом «2» - четыре.

Правила подписания обозначены в письме № ММВ-20-3/96@, где есть:

1. Список показателей, которые обязательно нужно указывать при заполнении (Прил. 4).

Среди них значатся подписи лиц, которые отвечают за правильное оформление сделки (операции, произошедшего события) у продавца и покупателя. Их проставляют с расшифровкой, то есть с указанием ФИО, должностей, иных идентифицирующих реквизитов. Основание: пп. 7 п. 2 ст. 9 ФЗ № 402!

2. Рекомендации по заполнению некоторых реквизитов данной формы (Прил. 3). Здесь есть разъяснение о том, кто является ответственным за оформление сделки лицом, особенности заполнения строк с подписями.

Данные правила дают также общее представление о том, кто подписывает электронный УПД.

В каком порядке заполняется форма универсального передаточного документа? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость

Подписи лиц, представляющих продавца и покупателя, в УПД

Для подписей продавца используют строки 12 и 13, которые подлежат заполнению обычным порядком. Здесь проставляет подпись тот, кто передавал товары (работы, услуги) и тот, кто отвечал за оформление УПД. При оформлении УПД «1» со счетом-фактурой, ее подписывает еще и глава организации, а также главбух. Но есть нюансы:

• если один человек уполномочен передавать товар и оформлять документ, то он может проставить одну подпись в стр. 12;
• вместо главы организации и главбуха подписать документ могут их заместители либо лица, получившие право подписывать подобные документы (у ИП это работник, которому выдана доверенность, заверенная нотариусом).

Для подписей покупателя предназначены строки 17 и 18, которые в общем случае заполняются по аналогии. Подписывает УПД тот, кто уполномочен, кто принимает товары (работ, услуги) и отвечает за оформление.

Особенности подписания электронного документа

В Приложении 1 к Приказу ФНС № ЕД-7-26/970@ разъясняется порядок использования электронного формата с разными функциям («ДОП», «СЧФ», «СЧФДОП»). Разъяснения касаются формирования документов с указанными функциями, подписания файлов участниками сделки.

Данным порядком предусмотрено подписание УПД электронной подписью. Счет-фактуру в составе УПД нужно обязательно визировать УКЭП. Если подписант действует по доверенности, то рядом с УКЭП должна быть МЧД (машиночитаемая доверенность). В остальных случаях проставляют обычные ЭП. Данное правило одинаково распространяется на продавца и покупателя.

Электронный УПД можно подготовить при помощи «Сервиса создания документов в электронной форме в машиночитаемом виде» на портале ФНС. Функционал сервиса позволяет подписывать создаваемые документы мобильной ЭП от ФНС. Подробнее о бесплатном приложении «Моя подпись» можно узнать на портале ФНС.