Где находится инвентаризация БСО в 1С 8.3?

Как учитывать бланки строгой отчетности

Бланки строгой отчетности (далее – БСО) являются первичными учетными документами. БСО считаются альтернативой кассовым чекам, они могут выдаваться на бумаге (печатная форма) или отправляться в электронном виде. Использовать БСО, заранее купленные в типографии, в настоящее время нельзя: документ не имеет юридической силы.

К БСО, например, относятся:

• квитанции на оплату ветеринарных услуг;
• авиа-, ж/д билеты;
• туристические или санаторно-курортные путевки;
• билеты на культурно-просветительские мероприятия (в музеи, кино);
• сохранная квитанция и залоговый билет – в ломбарде;
• бланки удостоверений, дипломов;
• абонементы;
• талоны.

Закон о применении ККТ (№ 54-ФЗ от 22.05.2003, в ред. от 24.06.2025) распространяется и на бланки строго отчетности, поэтому БСО должны содержать те же реквизиты что и кассовые чеки.

Аналитический учет БСО ведется по каждому виду и месту хранения по счету 006.

Бланки, распечатанные типографским способом, необходимо хранить в металлических шкафах (сейфах или отдельных помещениях, специально оборудованных для хранения). При поступлении БСО необходимо сверить их количество, серии и номера с данными из сопроводительной документации (накладных, квитанций и др.), а затем оформить акт приемки бланков строгой отчетности.

Составить акт приемки БСО можно в произвольной форме, но обязательными являются реквизиты из. п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, то есть дата составления, наименование, а также должности и Ф. И. О. ответственных лиц, принимающих БСО, и др.

Регистрация бланков строгой отчетности, созданных в электронном виде, осуществляется по особому принципу. Программное обеспечение самостоятельно генерирует, в частности, серию документа.

К автоматизированной системе учета предъявляются определенные законодательные требования:

• данные обо всех операциях с бланком БСО должны храниться в цифровом формате на протяжении пяти лет;
• необходимо обеспечить защиту от внесения изменений в уже сгенерированные БСО;
• данные должны быть доступны для передачи в ФНС по первому требованию.

Инвентаризация БСО

Процедура инвентаризации бланков строгой отчетности (БСО) нацелена на подтверждение их фактического наличия и сопоставление с информацией, отраженной в бухгалтерских документах.

Инвентаризация бланков строгой отчетности проходит в следующем порядке:

1. Необходимо утвердить комиссию, в составе которой должны быть руководитель организации, главный бухгалтер и другие лица, которые причастны к хранению БСО. Если инвентаризацию проводят руководитель и главный бухгалтер (или только руководитель), которые являются единственными работниками, комиссию можно не создавать. Комиссия также не собирается, если инвентаризацию проводит аудиторская компания либо индивидуальный аудитор.
2. В процессе инвентаризации инвентаризационная комиссия производит подсчет бланков документации, сопоставляя полученные результаты с имеющимся перечнем для определения их фактического количества. Сверяются также серии, номера и формы БСО.
3. Проверка бланков строгой отчетности ведется по каждому сотруднику, принимающему БСО на хранение.
4. По результатам проверки составляется акт инвентаризации и опись. Если обнаружена нехватка документов, составляется сличительная ведомость. Подписи членов комиссии и ответственных лиц, на которых возложена обязанность хранения и использования бланков, подтверждают достоверность данных, указанных в инвентаризационной описи и акте.

Для оформления результатов инвентаризации можно использовать унифицированные или самостоятельно разработанные формы. В последнем случае бланки должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и утверждаться руководителем организации.

К унифицированным бланкам относятся:

• ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации);
• ИНВ-16 (опись ценных бумаг и БСО);
• ИНВ-15 (акт инвентаризации);
• ИНВ-19 (сличительная ведомость).

Инвентаризация БСО в 1С 8.3

Если брать программу 1С БГУ, то при инвентаризации БСО в ней необходимо в меню «Денежные средства» – «Касса» сформировать документ «Инвентаризация кассы».

В нем необходимо найти поле «БСО» и заполнить данные по учету и фактические, а также иные сведения:

Что же касается программы 1С 8.3 (для коммерческих компаний), то инвентаризация БСО в ней не автоматизирована (именно кнопок «Инвентаризация БСО» или «Инвентаризация бланков» пока что нет).

Внимание! Не путать с программой 1С для Беларуси (в ней есть кнопка «Инвентаризация бланков»)!

В 1С 8.3 (для коммерческих компаний) можно пойти по следующему пути:

1. Необходимо в разделе «Операции» – «Инвентаризация» найти подраздел «Инвентаризация объектов учета».

2. Нажать на «Создать» и выбрать строку «Забалансовые счета».

3. В открывшемся документе в пункте «Счета учета» нужно оставить галочку только напротив сч. 006 (БСО).

4. В остальные пункты («Объекты учета», «Проведение инвентаризации», «Инвентаризационная комиссия») внести свои данные: суммы и количество БСО, приказ о проведении инвентаризации и т. д.

Следует также указать период проведения инвентаризации, объяснение причин проведения инвентаризации (годовая отчетность, передача активов в аренду, смена материально ответственного лица, требование одного или нескольких работников, если в организации коллективная материальная ответственность, в результате чрезвычайных происшествий, при реорганизации или ликвидации организации) и т. д. Здесь же заполняются Ф. И. О. должностных лиц, входящих в инвентаризационную комиссию.

5. Провести и записать документ.

Но дело в том, что в самой таблице, в пункте «Объекты учета», есть только графы для количества и суммы БСО по балансу. Но пока что нет граф для данных (сумма и количество БСО) по факту:

Необходимо ждать дальнейших обновлений программы 1С.

Не путайте БСО с денежными документами! Это разные документы. То есть в 1С 8.3 для коммерческих компаний провести инвентаризацию кассы в целях проверки БСО нельзя.

Нужно ли проводить инвентаризацию БСО организации, оказывающей услуги населению? Ответ дали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в системе, получите демодоступ. Это бесплатно.

Что делать, если обнаружена нехватка БСО?

Если выявлена нехватка бланков строгой отчетности при проверке, важно установить причину отсутствия документов и запросить объяснительную записку у ответственного за их получение и хранение сотрудника. При наличии оснований к виновным лицам применяются дисциплинарные меры.

Итоги

Процедура инвентаризации бланков строгой отчетности (БСО) играет ключевую роль в обеспечении контроля за их движением, использованием и обеспечением сохранности. Если в результате проверки обнаружилась недостача бланков, ответственное лицо обязано письменно указать причины нехватки документов. Руководитель вправе применять дисциплинарные меры, если порча или утеря БСО является результатом халатности работника.