Для чего нужен путевой лист в организации?

Обязанность оформлять путевой лист по закону

В ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта ( закон 08.11.2007 N 259-ФЗ) указано, что путевой лист подлежит оформлению правообладателем транспортного средства (далее - ТС) на каждое ТС, движущееся по автодорогам при пассажирской, багажной, грузоперевозке  городского, пригородного и междугородного сообщений. Если автомобиль предоставлен во временную возмездную эксплуатацию по договору аренды ТС с экипажем, то путевой лист оформляет арендодатель.

Ранее требование оформлять путевой лист относилось только к организациям и ИП. С 01.09.2023 г. обязанность оформлять путевой лист касается и физлиц без статуса ИП, имеющих право на перевозки легковым такси, включая самозанятых. 

То есть наличие путевого листа для определенных предприятий — это обязательное законодательно закрепленное требование.

Для чего нужен путевой лист водителю

Путевой лист — это документ учета и контроля как для автомобиля, так и для труда водителя. Это отражено в  п. 14 ч. 1 ст. 2 ФЗ-259.

Ч. 2 ст. 6 ФЗ-259 напрямую запрещает осуществлять пассажирскую и грузоперевозку без оформления путевого листа. При перевозках грузов путевой лист грузовика является ключевым документом первичного учета, совместно с товарно-транспортной накладной определяющим показатели для:

• учета работы подвижного состава и водителя,
• начисления зарплаты водителю,
• осуществления расчетов за грузоперевозки,
• подтверждения приобретения ГСМ в целях последующего налогообложения,
• обоснования производственных целей издержек перевозчика.

Кроме того, путевой лист необходим в следующих ситуациях:

1. Для компенсации работникам фактической эксплуатации личного транспорта. Позиция контролирующих инстанций сегодня такова, что учет поездок по служебным целям в путевых листах является документальным основанием для такой процедуры.
2. Для предъявления по требованию сотрудников ГИБДД при грузоперевозках.
3. При трудовых спорах подтверждает состояние здоровья водителя перед рейсом, время его работы.

Согласно п. 6 раздела 1 Приказа Минтранса № 390, в состав обязательных сведений о водителе ТС включают:

• ФИО.
• Серию, номер и дату выдачи в/у.
• СНИЛС.
• Дату, время, итог проведения предрейсового/предсменного и послесменного/послерейсового медосмотра (если обязательность проведения такого медосмотра предусмотрена законодательно).

Для чего нужен СНИЛС в путевом листе

СНИЛС водителя стал обзательным реквизитом путевого листа с 01.03.2023 г. (Приказа Минтранса России от 05.05.2023 N 159).

Официальные лица не давали комментариев после изменения Трудового кодекса РФ по поводу добавления СНИЛС в реквизиты, поэтому причины его добавления неизвестны. Можно предположить, что налоговые органы пожелали иметь идентификатор граданина в свободном доступе, чтобы иметь возможность вызова водителя, например, на допрос в налоговую инспекцию.