Что такое лицевой счет сотрудника по зарплате?

Лицевой счет сотрудника – общее определение

Лицевым счетом сотрудника называется первичный документ, который содержит персонифицированные данные работников по начислению заработной платы, отпускных, выплат по временной нетрудоспособности, а также возможных удержаний из оплаты труда. Лицевой счет является внутренним документом организации, который заметно упрощает и упорядочивает информацию по оплате труда сотрудников. Существуют 2 унифицированные формы для лицевого счета: Т-54 и Т-54а. Эти бланки утверждены постановлением № 1 Госкомстата в 2004 году. И хотя с 2013 года они стали необязательными к использованию в бухгалтерском учете (согласно № 402-ФЗ), в большинстве крупных и средних организаций их продолжают заполнять, так как они заметно упрощают учет начислений сотрудников.

Примечание. Если организация ведет лицевые счета сотрудников, необязательно применять унифицированные формы. Каждая компания имеет право разработать бланк, соответствующий специфике работы и организации оплаты труда. Шаблон самостоятельно разработанного документа должен быть утвержден в учетной политике организации.

Что такое лицевой счет сотрудника по зарплате форма Т-54, Т-54а?

Данная форма предназначена для сведений о начислениях заработной платы, отпускных и оплате больничных листов, а также обо всех произведенных удержаниях по каждому сотруднику отдельно. Сведения заносятся помесячно в течение календарного года.

Форма Т-54 является сводной для нескольких первичных документов.

Какие документы объединяет лицевой счет сотрудника:

• табель учета рабочего времени;
• приказы о приеме на работу и увольнении;
• приказы о предоставлении отпусков сотрудникам;
• платежные и расчетные ведомости;
• приказы о поощрениях и взысканиях;
• налоговый регистр по НДФЛ.

Шаблон формы Т-54:

Лицевой счет сотрудника заполняется помесячно с начала календарного года или даты приема сотрудника на работу. Конец расчетного периода совпадает с концом года или датой в приказе об увольнении сотрудника. Порядок заполнения документа закрепляется в учетной политике организации.

Первая часть формы содержит следующие сведения о работнике:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• ИНН, СНИЛС;
• семейное положение, количество детей (при наличии);
• код места жительства;
• должность.

Вторая табличная часть состоит из 49 столбцов, в них вписываются все данные по начислениям и удержаниям, а также отработанному времени сотрудника в расчетном периоде.

Рассмотрим подробнее, какую информацию содержит табличная часть формы Т-54:

• В столбцах 1–8 – основные данные о приеме на работу (дата, номер приказа), условия труда, структурное подразделение. Здесь также можно найти информацию о величине оклада или ставке при почасовой оплате труда, о величине надбавок и премий. После увольнения сюда заносится номер и дата соответствующего приказа.
• В столбцах 9–16 содержится вся информация о предоставленных отпусках.
• В столбцах 17–21 – информация об удержаниях (номер и дата приказа, сумма).
• 22-й столбец – сумма налоговых вычетов (если есть).
• В 23-м столбце прописываются по порядку месяцы, в которых производились начисления в отношении данного сотрудника.
• Столбцы 24–27 ­– количество отработанных дней (часов) помесячно.
• 28–37 – содержат информацию обо всех начислениях (заработной плате, отпускных, больничных, выплатах материальной помощи и прочем).
• 38–46 ­– удержания (НДФЛ, по исполнительным листам и др.).
• 47–48 – информация о задолженности перед сотрудником и наоборот.
• 49 – сумма к выдаче.

Образец заполнения формы Т-54 подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ. Это бесплатно.

Скачать образец в «КонсультантПлюс»

Т-54а – унифицированная форма, разработанная для заполнения сведений по произведенным начислениям и удержаниям в специализированных программах для ведения бухгалтерского учета. Данные вносятся на каждого работника отдельно с начала года (с момента приема на работу) до конца года (до даты увольнения). По окончании периода заполненные формы Т-54а распечатываются, подписываются лицом, отвечающим за ведение личных карточек сотрудников, и подшиваются к личным делам. Для этого необходимо войти в меню «Отчеты», далее – «Форма Т-54 (Т-54а)», выбрать фамилию нужного сотрудника и отчетный период, за который распечатывается документ.

Что такое лицевой счет работника в организации, как выглядит личная карточка Т-54а:

Сколько хранить лицевые счета сотрудников?

Согласно действующему законодательству, сведения, содержащие персональные данные сотрудников, уволенных до 2003 года, должны храниться не менее 75 лет в архиве. Если сотрудник уволен после 2003 года – не менее 50 лет. Организация несет ответственность за хранение документации. Обязанность по архивированию личных дел закрепляется за отдельным сотрудником приказом руководителя.

ИТОГИ

Лицевой счет сотрудника – это один из важнейших документов бухгалтерского учета, который объединяет сразу несколько первичных документов. Он содержит все сведения о начислениях и удержаниях в каждом месяце в течение расчетного периода (года). Организациями могут применяться как унифицированные формы для заполнения лицевых счетов (Т-54 и Т-54а), так и самостоятельно разработанные. В последнем случае бланк лицевого счета должен быть утвержден в учетной политике организации.