Журнал учета медицинских книжек работников

Хотя с 2023 года ведение и учет медкнижек осуществляется в электронном виде, до сих пор в обороте находятся документы на бумажном носителе. Их прием и выдачу работодатель должен регистрировать в специальном журнале.

Почему нужно вести журнал учета медицинских книжек

Прямой обязанности фиксировать прием и выдачу на руки бумажной медицинской книжки в законах нет. Однако работодателю без такого документа невозможно будет доказать, что он передал книжку работнику, а сотруднику, что он отдавал ее работодателю. Дополнительно в судебной практике сложился подход, что такая регистрация нужна, например в Решении Кировского районного суда г. Уфы от 24.02.2012 по делу № 2-1299/2012.

Важно! Целесообразность ведения журнала зависит от того остались ли в компании работники с бумажной трудовой книжкой.

Форма и порядок ведения журнала учета медкнижек работников

Обязательной формы журнала не установлено, организации определяют ее самостоятельно. Как правило это журнал с титульной страницей и листами, в которых заполняют табличную часть. На обложке пишут название журнала, дату его начала и окончания. Листы пронумеровывают и прошнуровывают. На обратной стороне последнего листа, поверх нити прошивки, необходимо разместить бумажную наклейку. На этой наклейке в обязательном порядке указывается общее число пронумерованных и прошитых листов документа. Дополнительно, на наклейке проставляется личная подпись ответственного сотрудника и печать организации. На страницах в табличной части вносят:

• Номер записи;
• ФИО и должность работника;
• Номер и дату выдачи книжки;
• Срок действия записей книжки;
• Дата принятия и подпись лица принявшего книжку с записью;
• Дата выдачи и подпись сотрудника при получении книжки на руки.

Допустимо поле с примечанием, где текстом кратко описывают проведенную с книжкой операцию.