Уведомление о проведении общего собрания участников ООО

Что такое уведомление о проведении общего собрания участников ООО?

Это документ, с помощью которого общество с ограниченной ответственностью (далее также  - ООО, общество) информирует своих участников о том, что вскоре состоится общее собрание участников.

Обязанность общества направлять своим участникам уведомление о проведении общего собрания ООО (далее также – уведомление) прописана в Федеральном законе от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее – Закон). В нем также указаны порядок и сроки уведомления.

Кроме того, положения об уведомлении насчет предстоящего собрания могут содержаться в уставе ООО.

Уведомление готовит орган общества или лица, которые созывают собрание. В этой статье мы будем рассматривать самую распространенную ситуацию: когда общее собрание участников созывает его генеральный директор.

Направить уведомление надо обязательно каждому участнику ООО. Чтобы никого не забыть, воспользуйтесь списком участников общества (п. 1 ст. 36 Закона).

Как оформить уведомление об общем собрании ООО?

Его составляют в письменном виде. Обычно уведомление имеет следующую структуру:

• сведения об адресате,
• название документа,
• основное содержание уведомления,
• приложения,
• дата уведомления и его номер (при наличии),
• подпись уполномоченного лица и печать общества (при наличии).

Теперь детально разберемся с каждым структурным элементом.

Адресат

Это участник ООО, который должен получить уведомление. Для гражданина укажите ФИО и адрес места жительства, для организации – наименование и адрес места нахождения

Название

Уведомление можно назвать по-разному. Вот самые распространенные варианты:

• уведомление о созыве и проведении общего собрания участников ООО,
• уведомление о созыве и проведении общего собрания участников ООО для решения такого-то вопроса повестки дня (например, для избрания нового генерального директора),
• уведомление о созыве общего собрания участников ООО,
• уведомление о проведении общего собрания участников ООО.

Не запрещается и просто указать в названии документа "Уведомление".

Основное содержание

Исходя из требований Закона и деловой практики, в уведомление о проведении общего собрания участников ООО обычно включают следующие сведения:

• форма проведения собрания,
• вид собрания,
• дата, время и место проведения собрания,
• повестка дня собрания,
• сведения о порядке ознакомления с материалами к собранию.

Более детально о том, что написать в этой части уведомления, мы расскажем ниже.

Приложения

Если вы направляете вместе с уведомлением какой-то документ, связанный с предстоящим собранием (например, проект нового устава общества, смету или послужной список кандидата на должность генерального директора), укажите его в приложении.

Если документов несколько, перечислите их в виде списка. Для каждого пропишите название и количество листов.

Дата и номер уведомления

Дата в уведомлении обязательна, номер – нет.

Если в документе указывают оба реквизита, обычно их ставят в самом начале – там же, где пишут про адресата. Номер уведомлению присваивайте по правилам документооборота в вашем обществе.

Если вы только датируете уведомление, ставьте дату в конце, перед подписью генерального директора общества.

Подпись директора и печать ООО

Закон не требует, чтобы в уведомлении стояла подпись генерального директора общества, который созывает собрание. Но на практике генеральные директора обществ не только часто подписывают уведомления, но и ставят на них печать ООО (при наличии).

Какие сведения про собрание указывают в уведомлении о проведении общего собрания ООО (образец)?

Их краткий список мы уже привели. Теперь рассказываем про каждый пункт подробно.

Форма проведения собрания

Тут есть два варианта. Собрание проводят:

1. в форме совместного присутствия участников ООО для обсуждения вопросов или
2. путем заочного голосования (опросным путем), когда участники не собираются вместе, а направляют в общество заполненные бюллетени.

Учтите: порядок проведения заочного голосования должен быть четко прописан в уставе или внутреннем документе общества (п. 3 ст. 38 Закона). Проводить собрание в такой форме можно только при этом условии.

Вид собрания

Оно может быть очередным или внеочередным.

Очередное собрание участников проводят в сроки, определенные уставом ООО, но не реже одного раза в год.

Внеочередное собрание организуют в случаях, определенных уставом общества. Также его можно  созвать в любых других ситуациях, когда этого требуют интересы общества и его участников (статьи 34, 35 Закона).

Вид собрания можно отразить в названии уведомления.

Дата, время и место проведения собрания

Как правило, в уведомлении указывают точное время начала (открытия) собрания. А также пишут интервал времени (с ___ ч ___ мин до ___ ч ___ мин), в который можно зарегистрироваться для участия в собрании.

Обычно собрания проводят по месту нахождения ООО. Но Закон не запрещает выбрать другое место. В любом случае в уведомлении надо обозначить точный адрес, куда участники должны прибыть.

Повестка дня собрания

Это вопросы, которые вы планируете обсудить на собрании и по которым намереваетесь принять решения.

Какие вопросы можно включить в повестку дня общего собрания ООО, читайте в системе КонсультантПлюс (зайдите сегодня в КонсультантПлюс бесплатно - здесь вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня).

Учтите: участники ООО могут предложить внести в повестку свои вопросы. В таком случае вам придется дополнить ее и потом еще раз известить участников об изменениях. Сделать это нужно не позднее, чем за 10 дней до проведения собрания, или в более короткий срок, если он прописан в уставе ООО (п. п. 2, 4 ст. 36 Закона).

Еще один способ изменить повестку – это внести в нее дополнения, когда на собрание пришли все без исключения участники общества (п. 7 ст. 37 Закона).

Других вариантов, чтобы скорректировать повестку, нет. Так что будьте внимательны, перечисляя в уведомлении вопросы повестки дня предстоящего общего собрания участников.

Сведения о том, как можно ознакомиться с материалами для собрания

Участники общества имеют право знакомиться с информацией и материалами, которые касаются предстоящего собрания. Такое право дает им Закон (п. 3 ст. 36). В нем написано, что знакомиться с указанными информацией и материалами можно в помещении исполнительного органа общества в течение 30 дней до его проведения (правда, устав ООО может предусматривать более короткий срок для ознакомления).

По общему правилу, информацию и материалы к собранию надо направлять участникам вместе с уведомлением о проведении общего собрания участников ООО. Другой порядок ознакомления с ними может предусматривать устав – тогда следуйте его положениям.

Разъясните в уведомлении, когда (в течение какого периода, в какое именно время) и куда можно прийти, чтобы изучить документы для собрания. Тут же допустимо осветить вопросы, которые касаются получения копий документов, в том числе их оплаты.

Другие сведения в уведомлении

Они указываются в уведомлении факультативно, а также, когда это предусмотрено положениями устава ООО.

Например, можно перечислить документы, которые необходимо иметь участнику общества или его представителю для участия в собрании (паспорт участника ООО, доверенность на представителя). Или воспроизвести важные положения Закона, которые касаются порядка проведения собрания. Например, о том, что незарегистрировавшийся участник общества или его представитель не вправе принимать участие в голосовании (п. 2 ст. 37 Закона).

В какой срок надо направить уведомление об общем собрании ООО?

По Закону, это нужно сделать не позднее чем за 30 дней до проведения собрания.

Но в уставе вашего ООО может быть указан другой, более короткий срок. В таком случае ориентируйтесь на положения устава (п. п. 1, 4 ст. 36 Закона).

Каким способом надо направлять уведомление о проведении общего собрания участников ООО?

Закон называет единственный способ – это заказное письмо. Его следует посылать по адресу участника, который указан в списке участников общества (п. 1 ст. 36 Закона).

Но возможны и другие способы уведомления. Например, посредством смс-сообщения на контактный номер телефона участника или письма на адрес его электронной почты.

Важно! Любой другой способ уведомления участника о грядущем собрании, кроме заказного письма, должен быть четко указан в уставе ООО.

В таких ситуациях сообщайте участникам общества о собрании способом (одним из способов), который (которые) прописаны в уставе.

Чем грозит неуведомление участников о проведении собрания?

Оно имеет ряд негативных последствий, в том числе вероятность крупного штрафа для ООО. Остановимся на них подробнее.

Негативные последствия отсутствия уведомления для собрания участников

Собрание, о котором вы не сообщили участникам, является неправомочным. Это значит, что оно не имеет права принимать решения ни по каким вопросам повестки дня.

Единственное исключение из этого правила – когда на собрание пришли все участники общества. Тогда, даже несмотря на нарушение порядка созыва собрания, оно признается правомочным (п. 5 ст. 36 Закона).

Если вы не проинформировали всех участников о готовящемся собрании, провели собрание и приняли на нем решения, их можно оспорить в суде. С таким иском может обратиться, например, участник ООО, который не получил уведомление (ст. 43 Закона).

Административная ответственность ООО за неуведомление об общем собрании

За неуведомление участников о собрании общество могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа по ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ.

Эта норма предусматривает ответственность за нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников ООО. Размер санкций довольно внушительный: для компаний он составляет от 500 тысяч до 700 тысяч рублей.