Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Понятия делопроизводства и документооборота

Документооборотом называется процесс фиксирования на бумажных и электронных носителях различных событий в жизни предприятия. Это может быть:

• процесс составления учредительных документов фирмы;
• кадровые перемещения и разные ситуации в …. персонала;
• переписка с контрагентами, надзорными, контролирующими органами;
• внутренние производственные отношения;
• бухгалтерские и финансовые операции и т. п.

Оборот в данном случае подразумевает некую цепочку документов, так как обычно большинство документов требует неких действий от адресата, составление своего документа и направления его исходному составителю или же следующему адресату и так далее. Например:

ИФНС направляет Налогоплательщику (НП) запрос на предоставление копий некоторых финансовых документов

Главный бухгалтер НП направляет распоряжения в бухгалтерию подготовить нужные копии

Бухгалтер НП готовит копии нужных документов

НП составляет сопроводительное письмо с приложением копий и передает в ИФНС

Директор издает приказ о составлении инструкции по делопроизводству

Ответственный за составления инструкции подготавливает ее проект

Проект передается в отделы компании, и ведется переписка по его согласованию

Директор издает приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Как видим, возможны сотни таких цепочек документов, которые складываются в живой разнонаправленный поток, поэтому столь масштабный процесс называется делопроизводством.

Почему нужна инструкция по делопроизводству 

На небольшой фирме большинство процессов совершается ответственным за документ личным походом к нужному работнику, устным выяснением деталей и составлением итогового документа. Но когда фирма начинает разрастаться, количество сотрудников, документов и различных событий многократно возрастает, человеческий фактор начинает вносить обычную неразбериху. Не помогает даже максимальная автоматизация документооборота программами ЭДО, CRM, TMS и других типов. Казалось бы, все же можно узнать, уточнить, изменить и безо всяких бумажек. Но приведем простой пример, когда маленькая бумажка может принести много проблем.

Монтажник Петр получил на складе дорогую дрель для работы, при этом он подписал кладовщику акт о получении инструмента. Затем Петр пошел в отпуск, а дрель понадобилась Семену, который его замещал. Составили 1 экземпляр передаточного акта на дрель от Петра к Семену, последний ее случайно потерял на объекте и никому не признался. И по счастливой случайности кладовщик тоже потерял единственный маленький акт складской передачи от Петра к Семену. При инвентаризации по учету дрель числится за Петром, но у него не оказалось ни дрели, ни передаточного акта. Петру пришлось выплачивать крупную сумму из своего кармана. Он обиделся, уволился, и предприятие потеряло хорошего монтажника.

Серьезные штрафы предприятию могут вынести за нарушения в составлении и наличии кадровых документов, документов по воинскому учету. Хотя по воинскому учету составляются отдельные документы, но, если не предусмотреть в делопроизводстве, что кадровая служба обеспечивает передачу нужных сведений о военнообязанных военно-учетному подразделению, это может повлечь штрафы юридическому лицу в десятки и даже сотни тысяч.

Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Зачем делать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Приказ всегда выносится руководителем фирмы, в нем указываются ответственные за осуществление распоряжений, сроки, порядок согласования или утверждения, а также ставятся подписи указанных ответственных о том, что они с ним ознакомлены.

Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству издается только после того, как проект инструкции был согласован со всеми подразделениями компании. Далее проект инструкции передается на рассмотрение руководителю предприятия, чтобы он также внес свои коррективы на основе собственного опыта и принятой в компании практики.

Скачать образец приказа для утверждения инструкции по делопроизводству

Возможно, что перед изданием приказа руководитель проведет общее согласование с руководителями различных служб. Это позволит конкретизировать какие-то участки взаимодействия подразделений, утвердить на местах сотрудников с соответствующей квалификацией или личностными данными. И главное, издание такого приказа очень дисциплинирует весь персонал фирмы и призовет к более ответственному отношению к документам и своим обязанностям.

Итоги

Наличие Приказа об утверждении инструкции по делопроизводству обеспечит своевременное ознакомление с документом всех сотрудников предприятия и позволит избежать потерь документов, приведет к соблюдению сроков производственных процессов и позволит привлечь к ответственности тех, кто допустит нарушения в работе.