Письмо об оплате задолженности по акту сверки (образец)

Основание для обращения

Основанием для написания письма об оплате по акту сверки является подписанный с обеих сторон акт сверки взаиморасчетов. Акт составляется по каждому договору. Если за контрагентом числится задолженность по нескольким договорам, то ее можно объединить в одном письме.

Организация может провести ревизию взаиморасчетов, при выявлении задолженности сформировать акт сверки взаиморасчетов и на его основании составить письмо с просьбой погасить задолженность. В таком случае акт прикладывается к письму.

Как оформить акт сверки взаимных расчетов с контрагентом, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Структура письма

Письмо об оплате задолженности по акту сверки относится к официальным документам. В случае неразрешения конфликта оно может быть предоставлено в суд вместе с актом сверки как доказательство наличия задолженности. Поэтому его нужно составлять по определенной структуре, хотя утвержденной формы такого письма нет.

Шапка письма

В шапке письма указываются организации или ИП, заключившие договор. С левой стороны указывается организация, направляющая письмо, а с правой - контрагент, которому направляется письмо.

По каждой организации нужно указать:

• наименование полное и сокращенное;
• место регистрации;
• ИНН/КПП.

Со своей стороны организация, отправляющая письмо, ставит исходящий номер и дату его регистрации, а со стороны контрагента указывается должность и инициалы руководителя.

Введение

В начале письма указывается причина направления послания. В этом пункте нужно указать:

• договор, по которому возникла задолженность;
• акт сверки, подтверждающий сумму долга.

Сумма задолженности

В этом пункте фиксируется сумма задолженности. Ее указывают в цифровом обозначении и расшифровывают в скобках. Например, 55000 (пятьдесят пять тысяч) рублей 00 копеек. Если письмо пишется по задолженности, возникшей по нескольким договорам, то указывается общая сумма и ее расшифровка по каждому договору.

Сроки оплаты

После указания суммы задолженности следует указать сроки, в которые контрагент должен погасить долг. Это может быть конкретная дата (до 15 сентября 2024 г.) или период (заплатить в течение двух недель после получения письма).

Реквизиты для оплаты

Реквизиты для перечисления задолженности нужно указать в любом случае, даже если ранее должнику выставлялся счет или они прописаны в договоре.

Контактная информация

Указать контактное лицо и способ для связи с ним также необходимо. У контрагента могут возникнуть вопросы по поводу задолженности, и он должен иметь возможность получить всю интересующую его информацию или дать пояснения.

Данный шаг показывает желание кредитора сохранить хорошие отношения и разрешить конфликт в досудебном режиме.

Когда письмо полностью составлено, внизу указывается должность руководителя и его инициалы. Подготовленное письмо подписывает руководитель, и его подпись заверяется печатью.

Скачать пример письма об уплате задолженности по акту сверки можно по ссылке.

Скачать

Отправка письма

Отправлять письмо об оплате задолженности по акту сверки нужно заказным письмом с уведомлением о вручении. Так, у кредитора будет отправная точка для отслеживания срока выполнения обязанности возврата долга контрагентом.

Письмо также можно отправить с помощью электронных систем. При отправке нужно настроить систему так, чтобы при его прочтении пришло извещение об этом. После получения подтверждения о прочтении письма его нужно распечатать и приложить к оригиналу.

Если обе организации пользуются электронным документооборотом, то можно отправить письмо с использованием такой системы. Сформированное письмо подписывается электронной подписью, и от контрагента приходит подтверждение о прочтении.

Письмо о выплате долга и 1С:Бухгалтерия

При ведении бухгалтерского учета в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 можно сформировать письмо в ней из акта сверки. Для формирования письма нужно открыть проведенный акт сверки и нажать на кнопку «Печать». Откроется всплывающее окно с перечнем печатных форм. Нужно выбрать «Письмо об оплате задолженности».

Откроется печатная форма. В нее можно внести корректировки, например указать исходящий номер. После редактуры и проверки письмо распечатывается и подписывается руководителем.

ИТОГИ

1. Письмо об оплате задолженности по акту сверки является официальным документом.

2. Оно формируется на основании акта сверки и может содержать обобщенную информацию по нескольким актам.

3. Письмо обязательно должно содержать:

• название обеих организаций;
• сведения о договоре, по которому числится долг, и акте сверки;
• срок, в течение которого нужно погасить задолженность;
• реквизиты для платежа.

4. Письмо об оплате задолженности подписывается руководителем организации.

5. Письмо отправляется контрагенту способом, предусматривающим извещения о его получении.

6. Письмо об оплате задолженности по акту сверки будет служить доказательством долга и попыткой разрешить конфликт без судебного разбирательства при дальнейшем обращении в суд.