Образец выписки из графика отпусков

Выписка из графика – что это

Каждый работодатель обязан составлять график отпусков. Он формируется в соответствии с производственной необходимостью и пожеланиями сотрудников. В нем отражается время отдыха сотрудников и его продолжительность. Иногда сотрудникам нужно подтвердить время пребывания в ежегодном оплачиваемом отпуске. Именно для этого нужно сформировать выписку из графика отпусков. Работник имеет право запросить данные сведения.

Выписка из графика отпусков представляет собой выдержку из утвержденного документа. Ее структура повторяет первоначальный график отпусков, но содержание касается только сотрудника, запрашивающего информацию.

В каких случаях делается выписка

Сотрудник запросить выписку просто так не может. Для этого должно быть основание. Можно выделить четыре основных ситуации для оформления выписки:

• для предоставления сотрудником, работающим по совместительству, другому работодателю для оформления отпуска одновременно с отпуском на основной работе (ст. 123 ТК РФ);

Как предоставить ежегодный отпуск на работе по внешнему совместительству, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

• для подтверждения периода отпуска мужа-военнослужащего (или жены) для оформления отпуска в один период жене (мужу);
• для предоставления в правовые службы (суд, прокуратура, следственный комитет);
• для перерасчета суммы отпускных бухгалтерией в случае обнаружения ошибок.

Выдавать выписку можно только сотруднику, запросившему ее. Это связано с тем, что время отдыха является личной информацией и ее разглашение третьим лицам является нарушением ст. 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных». Передача персональных данных третьим лицам без письменного согласия сотрудника также является нарушением ст. 88 ТК РФ.

Выписку из графика отпусков может запросить непосредственный руководитель подразделения. Для него делается выписка на всех сотрудников отдела. Такой документ нужен руководителю для распределения рабочей нагрузки в течение года или для планирования отпусков на следующий год. Руководителю также может потребоваться выписка из графика отпусков для ознакомления работника с его периодом отдыха.

Выписка может потребоваться и бухгалтеру по расчету зарплаты в случае переноса отпуска, его продления или обнаружении ошибки в начислении отпускных.

Выписка формируется только по одному сотруднику (при запросе от него). Такое оформление помогает сохранить тайну персональных данных других работников и не нарушить закон.

Как сделать выписку из графика отпусков

Для формирования выписки нужно получить основание. Им является заявление от сотрудника. Оно пишется в свободной форме, но должно содержать следующую информацию:

• кому предназначено заявление (руководителю организации или начальнику отдела кадров);
• Ф. И. О. сотрудника;
• причину запроса;
• место, куда будет предоставлена выписка;
• дату и подпись.

В случае, если выписка нужна руководителю отдела, от него нужно получить служебную записку с просьбой о предоставлении выписки.

Согласно ст. 62 ТК РФ, выдать запрашиваемый документ по письменному заявлению сотрудника нужно в течение трех дней. Внешний вид выписки из графика отпусков законодательством не оговорен. Организация имеет право самостоятельно разработать данную форму и зафиксировать ее в локальном документе. При разработке бланка выписки нужно учесть, что он должен содержать:

• название организации;
• название документа;
• номер и дату утверждения исходного графика отпусков;
• выдержку из таблицы основного документа с указанием инициалов сотрудника, даты начала отпуска и его продолжительности.

Если в первоначальный документ вносились изменения, то они должны отразиться в выписке.

Верно будет оставить для выписки форму графика отпусков. Только при ее оформлении вносить сведения по конкретному сотруднику или отделу.

Готовую выписку нужно заверить. Для этого в нижней части проставляется штамп «Верно», указывается должность и инициалы ответственного лица и дата. Документ подписывается, и подпись заверяется печатью.

Познакомиться с бланком выписки из графика отпусков (образец) и скачать его можно по ссылке.

Скачать образец

Бланк выписки доступен по ссылке.

Скачать бланк

ИТОГИ

1. Выписка из графика отпусков оформляется по письменному заявлению работника.
2. Ее можно оформить на одного работника или на подразделение.
3. Запросить выписку может как сотрудник, так и руководитель отдела или организации.
4. Копия графика отпусков выдается по письменному заявлению сотрудника.
5. Выписка из графика отпусков по запросу работника должна быть выдана ему в течение трех дней.
6. В заявлении следует указать, для каких целей нужно выдать выписку.
7. Форма выписки из графика отпусков законодательством не определена. Организации могут самостоятельно ее разработать. Но лучше использовать бланк графика отпусков.
8. Чаще всего сотрудники запрашивают выписку с основного места работы для оформления отпуска у другого работодателя (совместительство).
9. Выдача выписки руководителем отдела производится на основании служебной записки.