Фотография рабочего дня (пример заполнения)

Что такое фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня (ФРД) — это специальная процедура, которая позволяет:

• установить порядок использования работником своего рабочего времени;
• замерить, какое время требуется для выполнения отдельных задач или процессов;
• определить данные для разработки нормативов по этапам работ или задаче в целом;
• оценить, насколько эффективно организован рабочий процесс;
• провести анализ трудового распорядка;
• на основе замеров разработать новые должностные инструкции;
• определить, какое количество сотрудников требуется для выполнения всего объема обязанностей по специальности или должности;
• установить иные, важные для работодателя и работника параметры.

Основная цель проведения фотографии рабочего дня — зафиксировать весь рабочий процесс с начала рабочего дня и до его окончания, с учетом перерывов на обед и кратковременный отдых.

При этом устанавливается продуктивность работы или трудовых процессов, причины, по которым рабочее время тратится неэффективно, возможные ресурсы для увеличения объемов выработки или повышения показателей.

Законно ли требование работодателя фотографии рабочего дня, рассказывает КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня.

В чем заключается процедура фотографии рабочего дня

Процедуру ФРД иногда называют «хронометраж рабочего дня», т. к. все действия работника измеряются в основном по длительности выполнения, с точностью до минуты. Хотя это не совсем верно, т. к. хронометраж - только часть процедуры ФРД.

Также ошибочно считать, что при составлении фотографии рабочего дня рабочий процесс снимается на видео или фотографируется каждый этап.

Такое название связано скорее с тем, что качественно выполненная фиксация рабочих процессов и последующий анализ позволяют восстановить действия работника практически так же, как при фотографировании.

Статья по теме: Сменный график работы: Трудовой кодекс Сменный график работы подразумевает отклонение от нормальной продолжительности рабочего времени 40 часов в неделю. Он устанавливается на усмотрение работодателя в зависимости от потребностей производства. В данном материале разбираем, виды сменного графика (2/2, 1/3 и другие), особенности его регулирования ТК РФ, а также нюансы составления графика смен и учета рабочего времени. Подробнее

Нормативно-правовое регулирование фотографии рабочего дня

Нормами Трудового кодекса РФ или иными нормативными актами этот метод не закреплен и не регламентируется. Но это не делает его незаконным, так как действующими положениями ТК РФ к обязанностям работодателя отнесены, в том числе, и обязанности по определению оптимальной трудовой нагрузки на каждого отдельного работника или на рабочем месте в целом. ФРД также учитывается для установления оплаты за труд (оклада, ставки, тарифа за выработку и пр.), компенсационных или поощряющих выплат.

Поэтому фотография рабочего дня — это метод оценки, применяемый в интересах и работодателя, и работника.

Как оформляется фотография рабочего дня

Результаты проведения фотографии рабочего дня закрепляются в карте, которая заполняется на основе специального бланка или в отчете.

В заполненной карте рабочий день отражается практически по минутам, в том числе фиксируются различные виды перерывов, не связанных с работой: на чай, на перекур, разговор по личным вопросам по телефону и пр.

Важно! Работодатель не вправе требовать от работника ежедневно проводить хронометраж выполняемых работ или заполнять карту фотографии рабочего дня, если такая обязанность не закреплена напрямую в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Карту фотографии рабочего дня может заполнять как сам работник, так и специальный сотрудник, к обязанностям которого отнесено выполнение данного контрольного мероприятия.

Утвержденной формы карты фотографии рабочего дня не существует. Каждая организация может разработать свой шаблон, под определенные цели или использовать готовые бланки, например, такой.

Скачать бланк

Пример заполнения фотографии рабочего дня можно посмотреть здесь.Скачать пример

Цели составления фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дня не применяется как метод постоянного наблюдения за действиями работников. Это нерационально и не соответствует основным целям данной меры.

Между тем, если правильно определить цель применения ФРД, ее результаты могут дать большое количество информации и быть очень полезными.

Если работодатель приходит к решению о необходимости применить фотографию рабочего дня, должна быть установлена четкая цель, например:

• рассчитать нормы рабочего дня для специалиста или должности, или для отдельной категории работников (группы, бригады, работников отдела и пр.);
• установить объем трудозатрат для выполнения нового вида услуги или работ (например, для установления себестоимости услуги или работ);
• провести анализ использования рабочего времени и равномерности распределения нагрузки;
• установить причины регулярного невыполнения сотрудниками поставленных планов или низкой производительности труда;
• определить основания для применения мер поощрения (для разработки системы премирования) и др.

При определении цели важно не забывать, что ФРД — это метод анализа, а не способ слежки за работниками. Фотография рабочего дня позволяет выявить актуальные моменты, специфику или особенности, которые упускаются, например, при составлении обычных отчетов о проделанной работе или при наблюдении по камерам.

От установленной цели зависят многие нюансы: вид применяемой фотографии, продолжительность наблюдения, количество наблюдателей, выбор бланка для заполнения фотографии рабочего дня и пр.

Виды фотографии рабочего дня

ФРД можно разделить на виды по различным критериям.

По категории сотрудника

1. Индивидуальная ФРД. Она применяется для анализа работы специалиста или определенного работника. Например, если необходимо установить, почему несколько сотрудников, занимающих одну и ту же должность, показывают различные результаты работы.
2. Групповая (бригадная) ФРД. Она необходима для анализа действий или результативности группы сотрудников. Чаще всего, итоги работы в таких группах зависят от совместной деятельности, поэтому нет смысла проводить индивидуальную ФРД.

По виду выполняемой работы

1. ФРД многостаночника – применяется, если сотрудник занят на различных участках или работает в режиме многозадачности.
2. Маршрутная фотография — подходит для наблюдения за разъездными видами работ, например, водителя, продавца выездной точки, агента и пр.

По способу проведения

1. Классическая (обычная) ФРД. Ее выполняет ответственный специалист, который наблюдает за работой другого сотрудника.

Плюсы:

Подходит для любых компаний и видов деятельности, но особенно применима, если основная деятельность работников не связана с работой на ПК.

Минусы:

К минусам этого вида ФРД относится человеческий фактор, который проявляется как со стороны наблюдателя, так и со стороны работника. Например, ответственный сотрудник может проявлять симпатию или неприязнь к работнику, за которым наблюдает, что влияет на результаты ФРД. Работник, понимая, что за его действиями ведется наблюдение, чаще всего будет вести себя нетипично, избегая тех действий, которые работодатель отнесет к нежелательным (частые перерывы на чай или разговоры; просматривание мессенджеров или соцсетей и пр.). Эти минусы следует учитывать уже на этапе определения цели и подготовки к проведению ФРД.

2. Самофотография — при использовании этого вида работник самостоятельно ведет наблюдение за своими рабочими процессами и заполняет карту ФРД.

Плюсы:

Плюсы самофотографии в том, что не требуется отвлекать другого специалиста для проведения ФРД. А для самого работника сафотография не доставляет дискомфорта и не создает ощущения слежки.

Минусы:

Такой вид больше подходит для сотрудников, к основным обязанностям которых относится составление документации (экономисты, бухгалтеры, юристы и пр.). Для сотрудников, работающих напрямую с клиентами, или выполняющих ручной труд, работу в цехах или на производстве, этот вид крайне неудобен, так как работник будет вынужден постоянно отвлекаться, чтобы зафиксировать в карточке время выполнения каких-либо действий. Кроме того, при выборе самофотографии, следует учитывать тот же человеческий фактор и уровень ответственности работника. Иначе результаты проведенного мероприятия могут не соответствовать действительности и не принесут никакой пользы.

3. Автоматизированная фотография рабочего дня - для этого применяется специальное ПО, устанавливаемое на ПК сотрудника. Таких программ сейчас много, функционал примерно одинаковый, но можно подобрать то ПО, которое больше соответствует целям проведения ФРД. Есть ПО, которое самостоятельно подсчитывает, какими действиями занимался работник на ПК: заходил в Интернет, составлял документы, играл в игры или вообще ничего не делал. У некоторых ПО есть функция, которая делает скриншот экрана по заданным параметрам или позволяет наблюдать за работой сотрудника онлайн. Также отдельные ПО формируют отчеты за рабочий день или табели.

Плюсы:

Плюс таких ПО в экономии рабочих ресурсов, большой точности получаемых результатов, отсутствие человеческого фактора и субъективности при оценке, большой объем получаемой информации, которую можно использовать для различных целей и на протяжении длительного времени.

Минусы:

Автоматизированную ФРД возможно применять только в отношении тех сотрудников, основной рабочий день которых проходит за ПК. ПО не сможет учесть иные необходимые действия, например, отправка почтовых писем, печать и формирование пакета документов, посещение госорганов и пр. Также при автоматизированной ФРД невозможно установить, что делал сотрудник в тот период, когда не работал за ПК - выполнял работу или отдыхал.

Как долго нужно проводить ФРК

Длительность проведения фотографии рабочего дня зависит от поставленной цели. Чем она объемнее, масштабнее, тем больше времени требуется для проведения ФРД.

Статья по теме: Технологические перерывы по Трудовому кодексу Технологические перерывы по Трудовому кодексу гарантируют работнику дополнительное время отдыха в течение рабочего дня. В каких случаях, кому и какой продолжительности предоставляются такие перерывы расскажем в данной статье. Подробнее

Например, чтобы установить, сколько времени работник затрачивает на выполнение определенного вида работ, может быть достаточно одного дня наблюдений. Но если требуется установить, какие факторы влияют на результат рабочего процесса, ФРД потребуется провести в течение нескольких дней, при различных условиях наблюдения (обычный темп работы, усиленная нагрузка, пониженная нагрузка). Например, пик нагрузки для бухгалтеров, менеджеров, продавцов, может приходиться на конец квартала, сезона или года. Нужно учитывать и то, что в одной области деятельности рабочая нагрузка, например, летом снижается, а в других — увеличивается.

Длительность проведения фотографии рабочего дня также зависит от того, сколько наблюдателей в ней участвует: один человек может собирать нужный объем информации для анализа в течение недели, а двое-трое наблюдателей сделают это за 2-3 дня.

Кроме того, нужно учитывать такие факторы работы предприятия, как:

• различные смены (день, ночь);
• количество различных специалистов или должностей;
• территориальное нахождение отделов или участков работы и пр.

Кто выполняет процедуру фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дня — процедура, которая проводится по необходимости. Поэтому, вводить под нее отдельную должность не имеет смысла. Обязанности по проведению ФРД можно включить в должностные функции тех специалистов, которые уже имеются в организации.

На мой взгляд, правильнее поручить эту обязанность сотруднику, который понимает порядок построения рабочего дня остальных работников, особенности их труда, а также знает нормативные требования выработки (производительности), правила охраны труда и прочие особенности трудового процесса.

Например, чаще всего фотографию рабочего дня поручают проводить экономисту, бухгалтеру, кадровику, юристу, сотруднику охраны труда.

Учитывая, что процедура несложная, но требует терпения, внимательности, привлекать к ней начальников отдела нерационально.

Если предприятие планирует проводить ФРД регулярно или в течение длительного периода времени, будет удобнее вариант временного привлечения специалиста, имеющего опыт проведения такой процедуры.

Под большой объем ФРД лучше выделить группу наблюдателей.

Этапы выполнения фотографии рабочего дня

Исходя из поставленной цели применения фотографии рабочего дня, определяют три основных этапа этой процедуры:

1 этап — подготовка к ФРД.

2 этап – сама процедура ФРД.

3 этап - оформление и анализ полученных результатов.

1 этап: подготовка к ФРД

На этом этапе необходимо определить все технические моменты, например:

Статья по теме: Нормальная продолжительность рабочего времени Нормальная продолжительность рабочего времени - это установленная законодателем предельная величина времени, в течение которого работник может исполнять свои трудовые обязанности. Какова норма рабочего времени, как она рассчитывается, сколько можно трудиться по совместительству - ответы на эти и другие вопросы ищите в нашей статье. Подробнее

• какой вид фотографии рабочего дня будет применен;
• кому поручить проведение ФРД;
• как долго проводить наблюдение;
• сколько сотрудников задействовать;
• обучение наблюдателей по проведению ФРД;
• выбор или разработка формы бланка карты фотографии рабочего дня;
• издание приказа или распоряжения руководителя о проведении ФРД;
• ознакомление с распорядительным документом заинтересованных сотрудников и пр.

Подготовку к процедуре фотографии рабочего дня следует поручить специалисту, который имеет необходимые знания в этой сфере или способен произвести все подготовительные действия. Если нет специального обученного сотрудника, наилучшим кандидатом для таких действий будет кадровик, юрист, экономист, бухгалтер. Также можно поручить различные действия отдельным специалистам, например:

• экономист определяет цель проведения ФРД;
• начальник отдела определяет участок работ или группу сотрудников, за которыми будет проведено наблюдение;
• юрист разрабатывает бланк карты ФРД;
• кадровик готовит проект приказа и знакомит сотрудников с ним под роспись и т.д.

Время проведения ФРД лучше заранее согласовать с руководителем отдела, так как он лучше знает определяющие моменты работы, которые могут повлиять на результат проведения наблюдения.

Можно провести разъяснительную беседу с работниками, в отношении которых планируется ФРД, чтобы они понимали, с какой целью проводится наблюдение, и не препятствовали его проведению.

Особое внимание следует уделить и обучению наблюдателей. Они должны понимать цель заполнения карточки ФРД, чтобы правильно вносить нужную информацию и избегать ненужной. Но и слишком подробно излагать цель проведения ФРД тоже не стоит, иначе наблюдатель сконцентрируется на деталях, а остальную информацию будет упускать.

Например, при установлении причин низкой результативности работника наблюдатель должен делать акцент на содержании действий работника; фиксировать причины, которые его отвлекают; отмечать отношение работника к своим обязанностям и пр.

Наблюдателю также нужно разъяснить, как правильно заполнить карточку ФРД, на что обратить внимание, в каких случаях писать примечание или пояснение. Бланк карточки ФРД ответственному сотруднику лучше выдать заранее, чтобы он мог внимательно с ней ознакомиться.

2 этап: проведение процедуры фотографии рабочего дня

В установленный приказом день ответственный за проведение ФРД сотрудник приступает к процедуре. На рабочем месте работника ему нужно появиться одновременно или раньше самого сотрудника. Уйти он может также вместе с работником или позже. Если сотрудник будет выезжать по рабочим вопросам, ответственный специалист отправляется вместе с ним. Каждое действие фиксируется с точностью до минуты.

Важно, чтобы и наблюдатель, и работник, за действиями которого ведется наблюдение, чувствовали себя комфортно. При этом, наблюдатель располагается на некотором расстоянии от сотрудника, чтобы не мешать его работе и не отвлекать его.

Наблюдатель должен заранее определить, с какой периодичностью он будет фиксировать, чем занимается работник: поминутно, с интервалом 5-10 минут, или с другой периодичностью.

В процессе проведения фотографии рабочего дня ответственный сотрудник должен соблюдать определенные правила поведения:

• не мешать работнику и не отвлекать его лишними вопросами;
• подстроиться под режим работы и перерывов работника;
• не комментировать действия сотрудника, не отвлекаться на советы и рекомендации;
• избегать разговоров на личные темы, обсуждения вопросов, не связанных с рабочим процессом;
• постараться корректно разрядить обстановку и снять напряжение от процесса наблюдения.

3 этап: оформление и анализ полученных результатов, их дальнейшее применение в деятельности компании

Хотя карта фотографии рабочего дня заполняется сразу в течение дня, окончательный вариант карты ФРД допускается заполнить на основании первоначально заполненного бланка. Это требуется для того, чтобы устранить ошибки, провести подсчеты, ознакомить работника с окончательно заполненной картой.

Карта фотографии рабочего дня — это не итоговый документ, в ней фиксируются необходимые данные, которые потом анализируются и заносятся в отчет.

В отчете все данные сводятся к показателям, делаются определенные выводы.

И карта, и отчет могут быть составлены в любом удобном формате: таблица с пояснениями, таблица в формате Эксель и др.

Дальше карта ФРД и отчет передаются в различные отделы — экономический, юридический, кадровый, в зависимости от установленной цели проведения фотографии рабочего дня. Специалисты изучают карту ФРД, на основании анализа делают свои выводы и предложения, которые направляются руководителю подразделения или компании.

Например, фотография рабочего дня была проведена на рабочем месте менеджера по продажам. Цель наблюдения была поставлена — выявить причины постоянного отклонения показателей работника от плана продаж.

ФРД проводилось в течение 5 дней, но в различные дни месяца, с учетом обычных и пиковых периодов нагрузки.

По результатам проведения фотографии рабочего дня было выявлено, что менеджер по продажам чаще, чем допустимо, отвлекается на решение личных вопросов; в связи со сбоями телефонной связи и плохим качеством приема Интернета пропускает звонки клиентов, недостаточно полно отвечает на вопросы клиентов.

На основании этих данных были приняты следующие меры:

• проведены технические работы по исправлению недостатков телефонной связи, улучшению Интернет связи;
• с менеджером по продажам проведено дополнительное обучение по продуктам компании;
• внесены изменения в должностную инструкцию и распорядок дня менеджера по продажам.

Результатом проведенных мероприятий стало улучшение показателей у всех менеджеров продаж на 30 %.

Каким документом оформить проведение процедуры фотографии рабочего дня в организации

Проведение процедуры фотографии рабочего дня рекомендую оформлять распорядительным документом руководителя компании или начальника отдела.

В приказе нужно закрепить основные моменты, важные для ФРД:

• цель и период проведения процедуры;
• место проведения ФРД;
• перечень сотрудников, ответственных за проведение ФРД, в том числе тех, кто обязан провести анализ полученных результатов;
• срок, к которому необходимо закончить все этапы ФРД.

Наличие такого приказа позволяет организовать это мероприятие и получить от него результаты. Если приказ не издается, то при проведении ФРД могут быть препятствия и сопротивление со стороны работников. Либо результаты подводятся очень долго, а карта ФРД и отчет теряются в объеме других документов и работы.

Если работодатель решит использовать такие виды ФРД, как самофотография или автоматическая фотография, следует учитывать следующие нормативные аспекты.

Обязанность работника составлять самофотографию необходимо закрепить в трудовом договоре или должностной инструкции. При этом устанавливаются и обязательные параметры самофотографии: периодичность (каждый день, раз в неделю и т.д.), бланк заполняемой карты фотографии рабочего дня, ответственного сотрудника, который проверяет и анализирует такие карты и пр.

Если обязанность проводить самофотографию не прописана в НПА работодателя, тогда он не вправе требовать от работника выполнения этой процедуры. Ведь заполнение карты ФРД также требует времени, для работника это дополнительная трудовая функция.

При использовании автоматической фотографии рабочего дня работодатель обязан письменно под роспись уведомить каждого работника о начале применения специального ПО и о том, какую информацию будет записывать и обрабатывать такое ПО. Законом такие программы не запрещены, но уведомить работника об их применении - обязательно!

Форма или бланк карты фотографии рабочего дня - как ее составить

Ни в одном нормативном документе форма карты фотографии рабочего дня или отчета по этой процедуре не утверждено.

Но в этом есть большой плюс: работодатель может разработать такую форму (бланк) ФРД, которая удобна и требуется именно ему. Можно даже разработать несколько разных бланков, в зависимости от целей наблюдения и категории работника (работников), за рабочим днем которых будет проводиться наблюдение.

Но в любой форме я рекомендую закреплять основные графы для следующей информации:

• наименование документа — карта или бланк фотографии рабочего дня;
• основание для проведения процедуры ФРД — приказ, распоряжение и пр.;
• дата проведения фотографии;
• сведения о наблюдателе - его ФИО и должность;
• сведения о работнике (группе работников) - ФИО и должность;
• место проведения ФРД — рабочее место работника, цех, участок и т. д.;
• режим рабочего дня (смены) — начало, окончание, установленные перерывы в работе - на обед, на обогрев, краткий отдых и пр.;
• таблица для занесения сведений и наблюдений - помимо названия выполняемого действия, времени его выполнения, вставьте и столбец для отметок наблюдателя (примечание, допинформация и пр.).
• подпись и ФИО наблюдателя;
• подпись и ФИО работника;
• подпись ответственного сотрудника, которому карта ФРД передана для проведения анализа.

Помимо основных граф добавьте дополнительные строки, которые требуются в зависимости от поставленной цели наблюдения.

Рекомендую чистые бланки распечатать в нескольких экземплярах, если записи будут вестись на бумаге. Может получиться ситуация, когда одного бланка будет недостаточно, тогда записи можно продолжить делать на запасных бланках, а позже оформить все наблюдения в одну карточку.

Порядок заполнения карты фотографии рабочего дня

Как я уже неоднократно отмечала выше, при проведении фотографии рабочего дня важно, чтобы в карточке были отражены все действия работника, но при этом не нужно сильно углубляться в детали и записывать все очень подробно. Достаточно написать общее название выполняемой трудовой функции.

Например, менеджер по продажам выполняет такое действие, как просмотр поступившей электронной почты от клиентов и сообщений в мессенджерах. Не нужно делать запись о том, что в 10.05 менеджер просмотрела письмо от ООО «Ромашка», а в 10.10 — письмо от начальника отдела.

Но и очень упрощать название действий тоже не стоит. Например, неправильно написать: просматривала почту. Становится непонятно, какую почту - может быть личную или письма на бумаге?

Также действия сотрудника можно обозначать по виду деятельности, например:

• подготовка к рабочему дню, к совещанию и др. действиям;
• выполнение основных действий или дополнительных — распечатка документов, подшивка документов в папки и пр.;
• перерывы на обед, по личным нуждам, на чай и т. д.

Такое деление на группы будет удобно при подготовке различных видов отчетов и для анализа карточки по отдельным вопросам.

В записях о времени выполнения действий сотрудника не должно быть разрывов, наложений или нарушения последовательности.

Например, тот же менеджер по продажам в 10.10 просматривала поступившую почту, а в 10. 20 ее вызвал начальник отдела. Менеджер вернулась в 10.30 и продолжила просматривать электронную почту до 10.40.

Неверно будет написать:

• просматривала электронную почту с 10.10 до 10.40;
• находилась на беседе у начальника отдела с 10.20 до 10.30.

Лучше указать все последовательно:

• просматривала электронную почту с 10.10 до 10.20;
• находилась на беседе у начальника отдела с 10.20 до 10.30;
• продолжила просмотр электронной почты с 10.30 до 10.40.

При такой системе ведения записей четко прослеживается хронология; можно увидеть, что отвлекло сотрудника от выполнения задачи; подсчитать длительность выполнения каждого отдельного действия с учетом дополнительных факторов или параллельными задачами.

Очень рекомендую писать примечания и пометки к отдельным действиям работника. Например, указывать причины, которые затрудняют выполнение каких-то действий - поломка принтера, отсутствие интернета или сбои в телефонной связи и пр.

Наблюдатель может задавать работнику уточняющие вопросы, чтобы понимать суть его действий и правильно отразить их в карточке ФРД.

При заполнении карточки фотографии рабочего дня наблюдателю важно помнить о том, что его записи потом будут просматривать и анализировать сотрудники, которые могут и не знать особенности труда работника.

Если наблюдатель хорошо понимает цель проведения ФРД, ему нужно указывать основные, важные сведения, которые будут полезны для анализа, составления отчетов и предложений. И избегать пустой, ненужной информации — например, о чем были письма, полученные по электронной почте, на какую тему проводилось совещание или что сотрудник делал во время перерыва на чай.

Оформление отчета по результатам проведения ФРД

Как я уже упоминала выше, карточка фотографии рабочего дня - это не итоговый, а промежуточный документ для процедуры наблюдения.

На основании сведений из карточки ФРД составляется сводный или итоговый отчет. Установленной формы для такого отчета тоже нет, поэтому заполняется он в произвольной форме или по образцу, который разработан в компании.

Отчет может состоять из таблицы и текстовых пояснений к ней или выводов.

В таблице отчета не нужно копировать данные из таблицы карточки. В ней указываются обобщенные показатели и уже суммированное время выполнения отдельных видов действий.

Для удобства можно применять обобщенное название или классификаторы рабочего времени. Название можно выбрать самостоятельно, как принято в компании, например:

• общее рабочее время — ОРВ. К этой категории относится все время, которое работник тратит на выполнение своих основных должностных обязанностей, например, для менеджера по продажам - это общение с клиентами, а для водителя — поездка по маршруту. Нужно учитывать специфику каждой должности и тот факт, что одно и то же действие для сотрудников разной специальности, будет относиться к разной категории рабочего времени. Например, уборка рабочего места для офисного сотрудника - подготовительное время, а для уборщицы - основное. По этой категории оценивается эффективность и результативность деятельности работника. Чем показатель больше, тем лучше работает сотрудник.
• время для подготовки к основной задаче — ВПО. Сюда относятся те периоды, когда работник подготавливается к выполнению основных задач или к их завершению. Например, составляет план задач на день, переодевается в униформу, получает наряд-задание и пр. Т.е. сотрудник не выполняет свои основные обязанности, но без этих действий он не может их начать. На этом этапе важно оценить затрачиваемое время на подготовительные действия - обоснованно оно или нет. Анализ этой категории часто позволяет понять, на каких должностях требуется добавить или сократить количество штатных единиц, как изменить режим рабочего дня и пр.
• перерывы по законодательству (регламентированные) — ПР. К таким перерывам относится время отдыха, по нормам трудового законодательства. Например, перерыв на обед, на обогрев, на производственную гимнастику и пр. Если работник использует свое право на перерыв в минимальном размере, и вместо отдыха выполняет работу, возможно, объем работы у него чрезмерно большой, или он не успевает выполнять свои обязанности по другим причинам.
• перерывы по личным нуждам или вопросам (нерегламентированные) — ПНР. К этой категории относят те перерывы, которые Правилами внутреннего распорядка или режимом дня не предусмотрены: перекуры, разговоры на личные темы, опоздание на работу или уход раньше времени и другие перерывы без основания, или в нарушение режима работы. Наблюдателю важно установить, по какой причине работник допускает такие перерывы - просто от нежелания работать, в связи с низкой нагрузкой или по причине неправильной организации труда.
• перерывы по техническим причинам — ПТ. Сюда относятся любые простои, которые не зависят от работника: поломка оборудования, отключение интернета или электричества, отсутствие расходных материалов и пр. Анализ этой категории помогает понять, какие проблемные зоны есть в организации - доставка, ремонт, дополнительные услуги и пр.

При использовании сокращений, главное, чтобы они были понятны не только составителю отчета, но и всем сотрудникам, которые будут работать с отчетом и анализировать его.

При необходимости таблицу в отчете можно дополнить графой с процентным соотношением к общему рабочему времени, например:

• ОРВ - 300 мин. - 62,5 %;
• ПР - 180 мин. - 37,5 %.

Приведенный пример, конечно же, - цифры в идеале, т. к. показатели точно соответствуют 100 % установленного рабочего времени. На практике такое случается редко по разным причинам: рабочий день заканчивается немного раньше или позже, чем установлено по регламенту; время выполнения действий или время общих подсчетов округлено и пр.

Текстовые пояснения к таблице - это основные выводы, которые сделаны по результатам проведения процедуры.

Оформление выводов к отчету по фотографии рабочего дня

Выводы, которые делают в отчете на основании фотографии рабочего дня — это главный результат проведенной процедуры.

Именно выводы будет смотреть руководитель, поэтому они должны быть сделаны наиболее полно, четко и понятно.

Чаще всего выводы к отчету начинаются с общей информации:

• описание цели проведения ФРД;
• количество работников отдела, цеха, участка;
• особенности труда работника, за которым велось наблюдение;
• специфика отдела или участка работ, на котором трудится работник.

Затем специалист делает выводы о тех особенностях, которые он заметил во время проведения фотографии рабочего дня, например:

• количество и продолжительность перерывов в работе;
• причины задержек при выполнении отдельных видов работ;
• факторы, влияющие на производительность и пр.

В качестве заключения могут быть сделаны какие-то практические выводы или предложения, например:

«Работники отдела логистики в обеденный перерыв тратят 20 минут на прием пищи, а в остальное время выполняют свою работу. В течение дня работники делают несколько небольших перерывов на отдых, перекус, чай, кофе, по 10-15 минут. Общая продолжительность всех перерывов в течение рабочего дня сопоставима с длительностью регламентированного перерыва на обед. Вероятно, изменение распорядка дня и установление работникам отдела логистики 3-4 перерывов продолжительностью по 15-20 минут в течение всего рабочего дня будет служить наиболее рациональному использованию рабочего времени».

Чтобы информация из отчета была воспринята руководителями объективно, рекомендую удалить из отчета персональные данные работников и по возможности обезличить информацию. Так выводы из отчета будут анализироваться не в привязке к работе конкретного работника (если только это не цель проведения ФРД), а по отношению к его должности или специальности.

Не стоит рассматривать фотографию рабочего дня как основание для привлечения работников к мерам дисциплинарной ответственности, для этого есть другие способы. Если же на основании ФРД выносить сотрудникам выговор или применять иные меры, при проведении этой процедуры в дальнейшем, у сотрудников может возникать негативное отношение к наблюдателям и ФРД в целом. А это значительно влияет на получаемые результаты.

Коротко о фотографии рабочего дня

1. Фотография рабочего дня - полезный метод, позволяющий выявить проблемные зоны и причины многих нарушений в трудовом процессе. Но не стоит рассматривать его как метод слежки за сотрудниками.

2. Процедура проведения ФРД не регламентирована ТК РФ или иными нормами закона. Предприятие может самостоятельно разработать и порядок проведения ФРД, и бланк карты фотографии рабочего дня.

3. Есть несколько видов фотографии: обычная, самофотография, автоматическая (с использованием ПО). Нужный вид следует определять, исходя из цели наблюдения.

4. К проведению ФРД лучше предварительно подготовиться: установить цель этой процедуры, продолжительность, обучить наблюдателей и пр.

5. Фотография рабочего дня в процессе ее выполнения не должна вызывать неудобства или дискомфорт у работников, иначе результаты могут быть значительно искажены.

6. После заполнения карты ФРД ее нужно проанализировать и составить отчет. В отчете изложить общую информацию, выявленные особенности и сделать выводы.

7. Результаты и выводы, сделанные в отчете по ФРД, можно применять неоднократно и для различных целей: изменения ПВТР, должностных инструкций, системы поощрения или премирования, изменения стоимости продукции или услуг и пр.