Независимо от того, происходит ли увольнение главного бухгалтера по инициативе работодателя или по собственному желанию, оно предполагает процедуру передачи документов. Это необходимо грамотно организовать, поскольку главный бухгалтер относится к работникам, которые контролируют финансовую деятельность предприятия, а соответственно имеют доступ или хранят у себя все важные правоустанавливающие и финансовые документы.
Передача дел при увольнении главного бухгалтера
Передача дел, как правило, осуществляется через комиссию. В состав комиссии, входят три и более человек. Туда обязательно должен быть включен сотрудник, разбирающийся в бухгалтерских документах. Это может быть, как кто-то из работников предприятия, так и приглашенный специалист, либо кандидат на должность главного бухгалтера.
Для того чтобы комиссия могла принять все документы, у нее должен быть список дел, которые хранятся непосредственно у главного бухгалтера. Его берут в номенклатуре дел, либо составляют до начала передачи.
Комиссия для приемки дел создается документально, приказом руководителя. В приказе определяется состав комиссии, сроки передачи и устанавливается обязанность комиссии оформить акт по результатам.
Акт оформляется в письменном виде, в нем отражаются все нюансы:
- наличие (отсутствие) документов;
- их полнота и целостность;
- стадия оформления документов и т.д.
Перед тем, как начать передачу дел, стараются по возможности завершить все текущие процессы: закрыть период (месяц, квартал), сдать необходимые отчеты и т.д.
Обратите внимание. Приемку документов необходимо провести даже если по каким-то причинам главный бухгалтер не явился или уже уволился. Это даст возможность провести инвентаризацию и выявить недочеты и отсутствие важных документов. А также упростит приемку дел новым главным бухгалтером. В этом случае в акте указывают факт отсутствия ответственного работника.
Составленный акт подписывают члены комиссии и главный бухгалтер, у которого принимали дела. Потом его утверждает руководитель.
План передачи дел при увольнении: образец
В законодательстве не установлено, что увольнение главного бухгалтера обязательно должно сопровождаться приемкой дел. Но в силу специфики его деятельности, это необходимо.
Для того чтобы упростить этот процесс, можно составить план передачи дел и внести его в локально-нормативные документы, например, в учетную политику. Также можно составить его отдельно, непосредственно перед увольнением сотрудника.
План передачи дел будет состоять из следующих пунктов:
- Издание приказа о необходимости передачи дел и определение состава комиссии, срока и места проведения.
- Перечень документации, которую нужно принять.
- Подготовительные работы, завершение текущих дел, подбор документов;
- Непосредственно передача документов;
- Составление акта.
Это примерный перечень мероприятий, которые можно включить в план. Его можно сокращать и дополнять в соответствии со спецификой и требованиями предприятия.
Увольнение главного бухгалтера влечет за собой прием у него дел и документов. Это процедура осуществляется специальной комиссией. Для того чтобы упорядочить и упростить передачу дел можно составить план, в котором расписать все этапы.
