Правила заполнения счетов-фактур в 2018 году

Форма счета-фактуры имеет регламентированную структуру, которая утверждена правительственным постановлением от 26.12.2011 № 1137 (в ред. от 19.08.2017). Бланк необходим для организации учета обеим сторонам сделки – покупателям и продавцам. Он является подтверждением сразу нескольких операций:

• отгрузки товарной партии;
• факта оказания заказанных услуг;
• действительности выполнения работ.

С его помощью фиксируется не только передача продукции заказчику, но и ее стоимостная оценка. Когда заполняется счет-фактура, образец не может быть изменен предприятием самостоятельно. Все корректировки формы могут осуществляться только на законодательном уровне. При неправильном оформлении шаблона и неточностях отражения в нем данных покупатель может столкнуться с проблемой непризнания заявленного вычета по НДС.

Обязательные реквизиты счета-фактуры

Документ может быть составлен на бумажном бланке или в электронном формате. Последний вариант разрешен только при условии наличия согласия обеих сторон и технической возможности у всех участников сделки организовать систему электронного документооборота с использованием актуальных шаблонов. Счет-фактура 2018 года содержит такой набор обязательных реквизитов (ст. 169 п. 5 НК РФ):

1. Обозначение порядковой нумерации (номера должны присваиваться в хронологической последовательности, но штраф за нарушение нормы не предусмотрен).
2. Дата оформления бланка.
3. Сведения, идентифицирующие стороны сделки (наименования участников отношений, их адресные данные и идентификационные номера).
4. Названия грузоотправителя и лица, выступающего в роли грузополучателя, с указанием их адресов.
5. Номер, присвоенный платежно-расчетному виду документа (норма актуальна при осуществлении сделки на условиях предоплаты).
6. Счет-фактура – бланк, в котором обязательно должны быть прописаны названия поставляемых товарных позиций и их измерители.
7. Обозначение объема поставки или работ.
8. Вид используемой для расчетов валюты.
9. В новой форме предусматривается графа для введения идентификатора госконтракта, если таковой имеется.
10. Счет-фактура, скачать который можно в интернете, должен содержать сведения о цене за единицу поставляемой продукции без учета налога (для государственного типа регулируемых цен сумма показывается с включенным в нее налогом).
11. Итоговая стоимость предмета сделки в полном объеме поставки.
12. Для подакцизной продукции выделяется размер акциза.
13. Величина применяемой налоговой ставки.
14. Суммарное значение налога по отгружаемым товарам.
15. Стоимостная оценка с учетом налогов.
16. Указывается государство, в котором был произведен товар, и реквизиты таможенной декларации. Такие данные нужны для продукции иностранного происхождения.
17. Счет-фактура должен содержать кодовые шифры товаров. Их обозначения утверждены Товарной номенклатурой, применяемой для внешнеэкономических видов деятельности стран Евразийского экономического союза. Этот показатель необходим только для случаев, когда продукция вывозится за пределы России, а получателем выступает лицо в государстве - члене союза. Норма введена с октября 2017 года правительственным Постановлением от 19.08.2017 г. № 981.

Счет-фактура: образец заполнения 2018

Оказание услуг и выполнение работ сопровождается составлением и выдачей счетов-фактур. В этом случае в документе заполнению подлежат не все графы. В отношении услуг не существует понятия грузоотправителя и грузополучателя, поэтому в предусмотренных для их идентификации ячейках надо ставить прочерк. Для предметов сделки, отличных от товарной продукции, иногда проблематично подобрать корректные единицы измерения – в таких ситуациях их разрешается не указывать. В графе акцизов при оказании услуг рекомендуется вместо прочерка делать надпись «Без акциза».

Правила заполнения счетов-фактур в 2018 году:

• наименование оказываемых услуг в договорной документации и счетах-фактурах должно быть идентичным (письмо Минфина РФ от 26.07.2011 № 03-07-09/22);
• дата выписки бланка должна соотноситься либо с днем поставки, либо укладываться в пятидневный период после него;
• при введении адресов участников сделки необходимо вписывать их так, как указано в реестрах ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Если в договоре указаны отличные от реестров фактические адреса сторон, то в счете-фактуре рекомендуется указать их в дополнительных строках, что не противоречит правилам заполнения счетов-фактур, при условии сохранения формы документа. Таким образом, счет-фактура может содержать два адреса сторон одновременно – указанный в реестре и прописанный в договоре (письмо Минфина РФ от 21.12.2017 № 03-07-09/85517).

Законодательно не предусмотрена раздельная нумерация разных видов счетов-фактур. Все первоначальные, корректировочные и авансовые документы должны быть зафиксированы в хронологическом порядке. Для удобства разрешено к числовому коду добавлять буквенные обозначения.

Завершающим элементом документа являются подписи. Счет-фактура, образец 2018 года, должен заверяться руководителем и главным бухгалтером юридического лица. Если бланк выдает индивидуальный предприниматель, то правом подписи наделяется он лично или уполномоченный им человек. Для делегирования полномочий по заверению счетов-фактур необходимо:

• руководству предприятия издать приказ или оформить доверенность;
• для ИП предусмотрена такая возможность только посредством доверенностей.

При необходимости внести поправки в ранее выданный документ, создается корректировочный счет-фактура (бланк скачать в Word можно здесь). В этом бланке должна быть ссылка на первоначальный вариант счета.

Обмен документами в электронной форме между участниками сделки возможен при наличии квалифицированного типа ЭЦП. 

Счет-фактура образец заполнения