Работодатель может обеспечивать сотрудников бесплатным питанием по собственной инициативе, либо в силу требований закона.
Организация питания сотрудников может быть реализована несколькими способами, в т.ч.:
- заключение договора с внешними поставщиками на доставку порционных обедов;
- питание по системе «шведского стола»;
- открытие собственной столовой и кухни для работников;
- замена факта выдачи продуктов денежной компенсацией.
Рассмотрим, в каком порядке обеспечение персонала бесплатным питанием облагается налогами и страхвзносами.
Питание сотрудников за счет предприятия: налогообложение
Издержки на обеспечение наемного персонала бесплатным питанием могут быть учтены в расходной базе по налогу на прибыль, если:
- продукты выделяются работодателем в рамках требований действующего законодательства, например, в качестве компенсации за работу в условиях труда, наносящих вред здоровью (п. 4 ст. 255 НК РФ). Список категорий работников, которым полагается выдавать лечебно-профилактическое питание при особо вредных условиях труда, приведен в Приказе Минздравсоцразвития № 46н от 16.02.2009 (ред. от 27.02.2019);
- затраты на питание персонала предусмотрены коллективным или трудовым договором (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Чтобы зачесть издержки на продукты, закупаемые для персонала, в расходной базе по налогу, необходимо локальными документами предприятия закрепить эту статью расходов в составе затрат на оплату труда (Письмо Минфина от 23.07.2018 г. № 03-03-07/51494). Иной подход для ситуаций, когда речь идет не о спецпитании и не о выполнении работодателем своих обязательств перед работниками по обеспечению питанием в рамках локальных актов. Например, при закупке продуктов для бесплатного питания работников, находящихся на обсервации в связи с распространением коронавирусной инфекции, такие затраты не могут быть учтены в расходной базе по прибыли (Письмо ФНС от 12.02.2021 г. № СД-4-3/1738@).
Аналогичным образом учитывают расходы на питание при определении налоговой базы по УСН «доходы минус расходы» (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Бесплатные обеды для сотрудников в зависимости от формы организации питания персонала могут приводить к разным налоговым последствиям как для работодателя, так и для работников. Если питание предоставляется в рамках законодательных требований в т.ч. в соответствии со ст. 222 ТК РФ (молоко и равноценные продукты по установленным нормам), стоимость специального питания или сумма компенсации за него не облагается подоходным налогом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Также на эти суммы не будут начисляться страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Если оплата питания производится работодателем за счет собственных ресурсов только на основании локальных актов, для сотрудников это будет доходом в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Налоговая база по НДФЛ равна стоимости полученного бесплатного питания, в роли налогового агента выступает работодатель. В соответствии с п. 1 ст. 420 НК РФ на сумму дохода в виде продуктов питания необходимо начислять взносы на обязательное страхование (Письмо Минфина от 05.02.2018 г. № 03-15-06/6579).
Если работодателем организован прием пищи на рабочем месте в формате «шведского стола», страховые взносы и подоходный налог также должны начисляться. Сложность в том, что при этом невозможно точно определить стоимость продуктового набора для каждого сотрудника. По мнению Минфина, в такой ситуации размер дохода, полученного работником в натуральной форме, определяется исходя из общей суммы понесенных работодателем затрат на питание в расчете на одного наемного работника. База по страховым взносам выводится отдельно по каждому застрахованному лицу, бесплатно питающемуся по месту работы (Письмо Минфина от 17.05.2018 г. № 03-04-06/33350).
Судебные органы придерживаются другой точки зрения: В Определении ВС РФ от 04.06.2018 г. № 309-КГ18-5970 указано, что стоимость бесплатного питания не формирует базу для начисления страховых взносов, так как дотация на питание не привязана к квалификации сотрудника, сложности выполняемых им задач, этот вид компенсации не выступает в роли стимулирующего фактора. Однако налоговики и Минфин не разделяют эту позицию.
В соответствии с п. 5 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ от 21.10.2015 г. обязанность по исчислению со стоимости питания НДФЛ и страховых взносов возникает только при возможности персонифицировать размер экономической выгоды по каждому работнику.
Компенсация питания
Бесплатное питание по месту работы может быть заменено денежной компенсацией. Суммы таких возмещений должны входить в состав расходов работодателя на оплату труда, их выплата обязательно подтверждается соответствующими первичными документами. Размер компенсации учитывается при начислении заработной платы. Доход в форме возмещения сумм за питание должен быть персонифицирован, с его суммы работодателем удерживается НДФЛ, на этот доход надо начислять страховые взносы.
Лечебно-профилактическое питание сотрудников, выдача молока за работу в тяжелых и вредных условиях труда могут быть заменены денежной выплатой. При этом должны быть соблюдены следующие условия:
- работник в письменном виде изъявил желание получать денежную компенсацию вместо продуктового набора;
- замена натуральной формы компенсации денежным эквивалентом допускается нормами локальных актов предприятия;
- сумма возмещения рассчитывается исходя из розничной стоимости закупаемого для работников молока;
- базовый размер компенсации согласован с профсоюзным органом;
- выплата подтверждается заявлением работника и приказом работодателя.
В зависимости от способа обеспечения сотрудников питанием определяется дата фактического получения работниками дохода в виде бесплатного питания:
- либо день выдачи продуктов в натуральной форме;
- либо день выплаты компенсации за продукты питания.
Читайте также: Требования к комнатам приема пищи
