Корпоративная карта для юридических лиц в бухгалтерском учете

Особенности, возможности корпоративной карты

Юридические лица могут заказать в банке одну либо даже несколько корпоративных карт, привязанных к (одному) расчетному счету. Нередко их называются также бизнес-картами, что указывает на их использование в бизнес-целях. Она (бывает именной!):

• может привязываться к отдельному счету, который открыли специально для нее;
• предполагает безналичные расчеты, минимизирует операции с наличностью;
• позволяет снимать наличные;

Согласно рекомендациям Центробанка № 19-МР от 21.07.2017, снимать следует не более 30 % от оборота за месяц со счета!

• допускает пополнение счета через банкомат;
• подлежит обязательному учету, но не требует того, чтобы о ней сообщали в ИФНС;
• может предусматривать овердрафт, кредит, бонусы как у обычных пластиковых версий, выдаваемых физлицам (т. е. скидки, кэшбек у партнеров банка).

Расчеты с ее помощью можно производить в любое время. Деньги будут списываться именно со счета юрлица без комиссии. Расходы при этом легко контролируются бухгалтерией либо главой организации (через личный кабинет). При необходимости контролирующим лицом устанавливаются лимиты по снятию наличных денег, платежам.

Как организовать учет поступления и выдачи корпоративных банковских карт в организации? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

На какие цели можно проводить списание по корпоративной карте

Корпоративная карта к расчетному счету юрлица предназначена для безналичных расходов, касающихся нужд, деятельности организации, например:

• покупка (через интернет) канцелярских товаров, офисной мебели, техники и т. п.;
• оплата топлива, услуг, работ;
• выдача подотчетных денег сотрудникам для выполнения конкретных поручений (оплата хозяйственных расходов организации, командировочные, проч.).

На личные цели (покупки, оплату услуг, иное) деньги, которые лежат на ее балансе, тратить нельзя, так как это деньги юрлица. Это касается всех сотрудников, а также директора, учредителей.

Если работник нарушил запрет, потратил деньги на личные нужды, он обязан их вернуть в кассу либо на счет организации!

Нельзя также использовать корпоративную карту для выплаты зарплат, пособий и тому подобных сумм персоналу.

Если работник снял наличные, что-то ей оплатил, он должен отчитаться по всем расходам, обосновав их документально. Стандартно для этого пишут и сдают в бухгалтерию авансовый отчет по форме, действующей в организации (либо по типовой версии АО-1, ОКУД 0302001). К нему приобщают документы, удостоверяющие те либо иные понесенные расходы (чеки, накладные, счета-фактуры, акты, билеты, проч.).

Организация должна разработать Положение (иной равнозначный документ) об использовании корпоративной карты, привязанной к счету. В нем следует обозначить, кто может ее использовать и для чего, правила передачи ее в пользование, как, в какие сроки следует отчитываться по расходам!

Краткая инструкция, как занести корпоративную карту в 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

1. Зайти в разд. «Главное»  «Организации».
2. Выбрать нужную организацию, кликнуть на ее реквизиты, затем «Банковские счета».
3. Нажать на соответствующий р/с, а в открывшемся поле  на «Корпоративные карты».
4. Выделить галочкой «К счету привязаны корпоративные карты», записать ее номер и указать сотрудника, если она именная, либо главу организации, если неименная.

Учет операций по корпоративным картам

Корпоративная карта хоть и привязана к р/с юрлица или ИП, но является собственностью банка. Поэтому учет корпоративных карт в бухгалтерском учете ведется на забалансовом счете 002.

Операции по корпоративной карте отражаются проводками по счету 55.

Средства списывают с нее на дату получения выписки банка. Операции по оплате и снятию денег отображают с участием основных счетов  71 и 51. Типовые проводки по оплатам корпоративной картой представлены далее в таблице:

Помимо проводок в таблице, бухгалтерия может также использовать следующие записи для целей учета расходов по корпоративным картам:

• Дт 55 Кт 66  при использовании средств кредитной карты либо овердрафта;
• Дт 91 Кт 66  когда за использование кредитных средств начислены проценты и они относятся на проч. расходы;
• Дт 66 Кт 55  погашение кредита;
• Дт 91 Кт 55  комиссия банка (за проводимые операции и за пользование банковским продуктом).

Условный пример использования корпоративной карты и учета операций по ней

Сотрудник ООО «Путь» Сидорчук Р. И. использовал переданную ему корпоративную карту для покупки ГСМ. На нее 09.04.2024 была перечислена сумма 6 000 р., предназначенная для заправки авто топливом АИ 98. Средства потрачены им следующим образом:

• 2 500 р. (с НДС) 10.04.2024 заплачено за топливо при заправке авто;
• 3 500 р. (с НДС) 11.04.2024 еще раз заплачено за топливо.

По данным расходам Сидорчук Р. И. сдал в бухгалтерию авансовый отчет, приобщив к нему для обоснования расходов два кассовых чека на суммы 2 500 и 3 500 р.

Бухгалтерские проводки основных операций:

• Дт 55.04 Кт 51  на корпоративную карту, полученную Сидорчуком Р. И., 09.04.2024 перечислено 6 000 р. для заправки авто топливом АИ 98;
• Дт 71.01 Кт 55.04  10.04.2024 за топливо Сидорчуком Р. И. безналичными деньгами заплачено 2 500 р.;
• Дт 71.01 Кт 55.04  11.04.2024 за топливо Сидорчуком Р. И. заплачено безналичными деньгами 3 500 р.

Итоги

Корпоративная карта юрлица может использоваться только в рамках его деятельности. Она привязывается к р/с юрлица, а деньги на ее балансе являются его деньгами. Все расходы, оплаченные по ней, должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. Учет операций по корпоративным картам осуществляется с участием сч. 71 и 51, а если их привязывают к отдельным р/с, то сч. 55.