Как подготовить пояснения по зарплате для ФНС

Зачем требуются пояснения?

Если организация или ИП платят работникам зарплату ниже среднеотраслевых значений или МРОТ, то ФНС может запросить пояснения по данному обстоятельству. Сведения о зарплате у налоговиков будут достоверные — на основании данных по Расчетам 6-НДФЛ, РСВ. Среднюю зарплату по фирме будет определить достаточно легко — разделив сумму выплат, начисленных за отчетный период, на размер штата предприятия, а затем — на количество месяцев в соответствующем периоде.

Почему для налоговиков принципиально видеть высокую зарплату? Правомерно говорить о том, что основной фактор здесь — налоговая база, представленная доходами работников предприятия. С нее уплачивается НДФЛ, страховые взносы. Чем выше зарплата, тем выше соответствующие платежи в бюджет. Соответственно, заниженная зарплата — повод заподозрить работодателя на желании сэкономить на налогах. При том, что реальные причины занижения могут быть далеки от подобных устремлений налогоплательщика. Быть чисто экономическими — что неудивительно в условиях кризиса.

Отметим, что выплата зарплаты в размере ниже среднеотраслевого — один из критериев, влияющих на принятие ФНС решения о включении предприятия в план выездных проверок (п. 5 Приложения № 2 к приказу ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Зарплата должна быть, как минимум, не ниже МРОТ (с поправкой на должности, оформленные на полставки), желательно — на уровне показателей, средних по отрасли. МРОТ при этом берется региональный, если он в соответствующем субъекте РФ принят (и если это так, то показатель, как правило, заметно выше федерального, который в 2022 году составляет 13 980 рублей). В свою очередь, сведения о зарплате в среднем по отрасли ФНС запрашивает из Росстата — который получает информацию из различных видов статистической отчетности предприятий.

Примечательно, что в отчетности по НДФЛ не показываются работники, трудоустроенные на полставки. Условно говоря, зарплата на 100 рублей меньше той, что полагается по МРОТ при работе на полставки — повод для возможных претензий со стороны ФНС, несмотря на то, что при полной ставке работник получал бы почти вдвое больше «минималки». Поэтому, налоговикам может потребоваться предоставить пояснения по таким работникам. То же самое — по должностям на зарплате, пусть и выше МРОТ, но ниже среднеотраслевых показателей. ФНС может не видеть, что начислена она на работников, занятых на неполной ставке и решить, что предприятие сознательно занижает базу по НДФЛ и взносам.

Таким образом, претензии по низкой зарплате — относительно МРОТ или среднеотраслевых показателей — основные поводы направления ФНС работодателям запросов на предмет предоставления разъяснений в порядке, предусмотренном законодательством.

Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили несколько вариантов ответов на запросы ФНС о представлении пояснений по требованию ФНС. Получите пробный демодоступ к системе и ознакомьтесь с вариантами оформления пояснений более детально.

Пояснения для ФНС: порядок представления

Как следует из п. 3 ст. 88 НК РФ, в случае, если камеральной проверкой выявлены противоречия между отчетными сведениями от работодателя и теми, что имеются в распоряжении у ФНС, работодатель информируется о данном факте с требованием предоставить в течение 5 дней необходимые разъяснения. На практике соответствующая норма НК РФ используется в качестве основания для направления ФНС запроса о предоставлении разъяснений по низкой зарплате. В соответствии с контрольными соотношениями по форме 6-НДФЛ, определенными п. 1.6 и 1.7 Приложения к титульному листу № 1.1 по письму ФНС России от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@, могут наблюдаться следующие несоответствия:

• средняя зарплата по отчетности ниже МРОТ (как следствие, возможно занижение налоговой базы);
• зарплата ниже среднеотраслевой (аналогично, возможно подозрение в занижении базы).

Игнорировать запрос от налоговиков по заниженной зарплате — исходя из сведений в отчетности, нежелательно.

Пояснения не предоставлены: последствия

Как следует из письма БС-4-11/1981@, в случае, если разъяснения, запрошенные на основании п. 3 ст. 88 НК РФ, предоставлены в ФНС не будут, то налоговики рассмотрят вопрос о проведении в отношении работодателя дополнительных мероприятий налогового контроля — как предполагается, более строгих в сравнении с камералкой. Возможна и выездная проверка.

Кроме того, за сам факт непредставления разъяснений в установленный срок ФНС может оштрафовать работодателя на 5 тыс. рублей на основании п. 1 ст. 129.1 НК РФ. А если аналогичный запрос будет проигнорирован еще раз в течение года, то штраф будет уже в размере 20 тыс. рублей — на основании п. 2 ст. 129.1 Кодекса.

В соответствии с подп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ, налоговики имеют право вызывать — на основании письменного уведомления, налогоплательщика для дачи пояснений в связи с уплатой налогов. Одна из возможных причин — как раз непредставление разъяснений по запросу, полученному на основании положений ст. 88 Кодекса (письмо ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12837). Если представитель налогоплательщика (в общем случае — директор организации-работодателя) по приглашению в ФНС не явится, то его могут оштрафовать на сумму в 2-4 тыс. рублей на основании ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.

Таким образом, отвечать на запросы ФНС нужно. Рассмотрим, как это сделать на практике в случае с получением запроса по низкой зарплате.

Как оформить пояснения?

Представляются они в свободной форме — законом здесь не установлено требований. Главное — отразить реальные причины отражения в отчетности низкой зарплаты. Если это обусловлено тем, что те или иные работники оформлены на полставки. Необходимо указать на данное обстоятельство с приложением подтверждающих кадровых документов. Иными причинами исчисления низкой суммы средней зарплаты, связанными с кадровой политикой, также могут быть:

• нахождение значительного количества работников в отпуске в отчетном периоде (как следствие, сама по себе база для расчета средней зарплаты будет снижена — если отпускные выплачены до начала соответствующего периода);
• увольнения, переводы в другую организацию (например, в кризисных условиях возможен временный перевод на основании постановления Правительства России от 30.03.2022 № 511, и при его осуществлении в пояснениях будет уместна ссылка на данный норматив).

Другая возможная группа причин — экономические. В их числе:

• увеличение издержек производства, как следствие — вынужденный перевод работников на уменьшенные ставки;
• снижение общей выручки предприятия (как вариант, из-за логистических затруднений, обусловленных ситуацией на рынке), результат — опять же, снижение фонда оплаты труда;
• опережающий рост зарплаты в среднем по отрасли за счет показателей, прежде всего, субъектов крупного бизнеса — в то время как работодатель может относиться к МСП и конкуренцию попросту не выдерживать.

Унифицированного бланка пояснений в ФНС не утверждено. Поэтому предлагаем вам скачать образец оформления такого пояснения:

Скачать образец пояснений

По каждому экономическому фактору желательно дополнение письма подтверждающими документами. Например — данными по бухгалтерскому учету, выдержками из контрактов с поставщиками.