В чем особенности учета отпусков
Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 256), каждому штатному сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск. Законодательством установлена его продолжительность — 28 календарных дней. Для определенных категорий работников ТК РФ предусматривает дополнительный отпуск. К таким относятся:
- штатный персонал, работающий во вредных или опасных условиях труда;
- государственные служащие;
- педагоги, связанные с длительным периодом каникул учащихся;
- трудящиеся Крайнего Севера и районов, приравненных к нему;
- лица, подвергшиеся воздействию радиационного излучения.
Ежегодный отпуск предоставляется по графику, установленному работодателем. При составлении расписания отпусков учитываются пожелания сотрудников, но приоритет отдается интересам производства.
График отпусков: как составить, утвердить, изменить - можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив бесплатный пробный доступ. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Как провести настройки для переноса остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП
Функционал, предусмотренный в программе для переноса остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, упрощает работу кадров и бухгалтерии. Штатные работники могут использовать отпуск не целиком, поэтому накапливаются дни. Право на основной и дополнительный отдых отражается при приеме на работу нового сотрудника.
Перед оформлением отпусков в программе «1С:ЗУП» необходимо провести первоначальные настройки. В главном меню выбрать раздел «Настроить» — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний». Во вкладке «Отпуска» нужно настроить возможные выплаты сотрудникам компании, например оплачиваемый учебный отпуск.
Ввод вида отдыха сотрудников выполняется в форме «Виды отпусков». Чтобы попасть в справочник, необходимо в главном меню выбрать «Настройки» — «Предприятие» — «Виды отпусков». После установки программы «1С:ЗУП» в справочнике всегда есть основной отпуск. Список всегда можно дополнить, для этого следует нажать кнопку «Создать». Откроется форма, в которой необходимо заполнить все поля. Если отпуск предоставляется ежегодно, тогда нужно отметить «Постоянно» и ввести количество дней.
После создания или корректировки определенного вида отдыха сотрудников нажать кнопку «Записать и закрыть».
Способы переноса данных по отпускам в программу «1С:ЗУП»
Перенос отпуска в 1с предполагает не только смену вида отпуска, количество дней, период, дату использования, но и внести дополнительную информацию. Необходимо нажать: документы «Отпуск», «Отзыв из отпуска» и «Компенсация отпуска», начисление отпускных. Для переноса данных используют несколько способов:
- Конвертация данных — автоматизированный перенос между базами 1С. Преимущества: автоматизация, настройка программы, целостность данных. Недостаток — придется к работе привлекать программистов, а это дополнительные расходы.
- Загрузка из файлов Excel или CSV. Плюсы способа: простота реализации, возможность переноса из различных источников. Но требуются глубокие знания по работе с табличными данными и навыки загрузки данных в программу 1С. При загрузке данных возможны ошибки.
- Ручной ввод через документ «Ввод остатков отпусков». Способ отличается простотой, а также трудоемкостью и риском ошибок.
Важно выбрать правильный способ переноса и обеспечить точность и полноту данных.
Как загрузить начальные остатки отпусков в программу «1С:ЗУП»
Рассмотрим ручной ввод данных. Учет установленных дней отдыха штатного персонала ведется с даты приема на работу. Если предприятие или индивидуальный предприниматель уже вели кадровый и бухгалтерский учет, тогда требуется перенос отпуска в «1С:ЗУП». Данные попадут в базу данных через заполненный документ «Ввод остатков отпусков».
В начале работы необходимо выполнить настройку программы. В главном меню кликнуть на шестеренку и выбрать пункт «Настройка навигации». Откроется настроечное окно, в котором требуется добавить «Остатки отпусков» и нажать клавишу «ОК».
В главном меню появляется раздел «Остатки отпусков».
После открытия журнала «Остатки отпусков» выбрать организацию для ввода данных.
Нажать кнопку «Создать», после чего откроется новая форма для ввода оставшихся дней отдыха.
После заполнения всех полей «Провести и закрыть» документ.
Как корректировать данные по остаткам отпусков в журнале «Сотрудники» 1С:ЗУП
В программе «1С:ЗУП» есть возможность корректировать данные конкретного сотрудника, это можно выполнить в его карточке. В главном меню выбрать раздел «Кадры» — журнал «Сотрудники». Открывается список штатного персонала.
Выбрать сотрудника, для которого будет вводиться информация. Затем нажать кнопку «Оформить документ» – откроется выпадающее меню. Выбрать «Ввод остатков отпусков».
Такие же действия можно выполнить непосредственно в карточке сотрудника.
Как проверить остатки отпусков в программе «1С:ЗУП»
Для контроля данных по накопившимся дням отпуска сотрудники отдела кадров или бухгалтеры пользуются краткими и развернутыми отчетами. Выбрать в главном меню «Кадры» — «Кадровые отчеты» и сформировать нужный отчет:
- «Остатки отпусков» — дни расписаны по видам отпусков;
- «Остатки отпусков (кратко)»;
- «Справку об остатках отпусков» можно сформировать не только в отчетах «Кадров», но и непосредственно в карточке штатного сотрудника. Нажать клавишу «Печать», из выпадающего списка выбрать «Справку по отпускам сотрудника».
В сформированной справке проверить правильность переноса отпуска в 1С.
Использование отчетов позволяет посмотреть не только оставшиеся дни отдыха, но и историю их использования.
Итоги
Мы разобрали, как в 1С оформить перенос отпуска вручную по каждому сотруднику. А также рассмотрели, какие отчеты помогают проверить оставшиеся дни отдыха в «1С:ЗУП».
