Как изменить адрес обособленного подразделения

Изменение адреса обособленного подразделения

Обособленное подразделение (ОП) организации – это территориально удаленное от головного предприятия подразделение, где созданы стационарные рабочие места (ст. 55 ГК РФ, п. 2 ст. 11 НК РФ). 

Смена места нахождения любого обособленного подразделения влечет за собой необходимость уведомления ФНС. Данное требование действует и в том случае, если головной офис и обособленное подразделение относятся к компетенции одного территориального отдела налоговой службы.

Обособленные подразделения бывают разных видов:

• Филиал - обособленное подразделение, которое выполняет функции (или часть функций) организации вне места ее расположения.
• Представительство - обособленное подразделение, выделенное для защиты и представления интересов компании.
• Иные виды обособленных подразделений, так называемые простые обособленные подразделения, не обладающие признаками филиала или представительства. Называться они могут по-разному: отделения, агентства, конторы, бюро и пр.

Филиалы и представительства необходимо зарегистрировать в ЕГРЮЛ, а об открытии иных подразделений – сообщить в налоговые органы и поставить их на налоговый учет.

Как поменять адрес обособленного подразделения, зависит от его вида. В отношении представительств и филиалов действует один порядок, в отношении иных видов обособленных подразделений – другой.

Законодательство о смене адреса обособленного подразделения

Процедура внесения изменений в ЕГРЮЛ, а также порядок уведомления налоговых органов об изменении адреса обособленного подразделения регулируют:

• Налоговый кодекс РФ;
• Закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и ИП»;
• Приказ ФНС России от 13.01.2020 № ММВ-7-14/12@ «Об утверждении Административного регламента предоставления Федеральной налоговой службой государственной услуги по государственной регистрации…»;
• Приказ ФНС России от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@ (ред. от 09.01.2024) «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган…»;
• Приказ ФНС России от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@ (ред. от 30.10.2023) «Об утверждении форм и форматов документов, предусмотренных статьями 23, 83 Налогового кодекса Российской Федерации, а также порядка заполнения этих форм…»;
• Приказ Минфина России от 29.12.2020 № 329н (ред. от 01.09.2022) «Об утверждении порядка постановки на учет и снятия с учета в налоговых органах…».

Изменение адреса представительства или филиала

Рассмотрим, как внести изменения в адрес обособленного подразделения, являющегося филиалом или представительством.

Если компания меняет местоположение или юридический адрес представительства или филиала, то она обязана проинформировать об этом налоговые органы и внести данные изменения в государственный реестр ЕГРЮЛ.

Напомним, что в ЕГРЮЛ всегда указывается полный юридический адрес ОП, а в Уставе может быть указан полный адрес или только местонахождение (название города или посёлка) подразделения. Более того, в Уставе организации вообще может отсутствовать информация об обособленных подразделениях (например, в типовом уставе ООО такой информации нет).

Поэтому процедура оформления смены адреса обособленного подразделения организации зависит от того, содержатся ли сведения о нем в Уставе организации.

Если сведения о филиале (представительстве) организации содержатся в Уставе, то организации придется менять Устав, вносить в него новые адресные данные или убирать из Устава информацию о месте нахождении обособленного подразделения.

Решение об изменении Устава, в том числе о смене адреса филиала или представительства, принимает орган, уполномоченный законом или уставом на принятие подобных решений. Как правило, данная информация содержится в учредительных документах юрлица. Решение уполномоченного органа оформляется протоколом. Если в компании единственный учредитель, то он принимает данное решение единолично. Такое решение можно оформить приказом или распоряжением.

Если в Уставе зафиксировано лишь место нахождения ОП (например, город Москва, без конкретного адреса), и меняется только адрес в пределах города, тогда в Устав вносить корректировки не нужно.

Если компания использует типовой устав, то его менять не придется. В типовом уставе отсутствуют сведения об обособленных подразделениях, и в него нельзя внести изменения.

Как уведомить налоговую о смене адреса филиала или представительства

Для внесения изменений в ЕГРЮЛ и регистрации изменений в Уставе (в случае необходимости) используют форму Р13014, утв. приказом ФНС России от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. Данная форма объединяет в себе два прежних заявления: Р13001 (при изменении устава) и Р14001 (для внесения сведений в ЕГРЮЛ, не затрагивающих устав).

Правила заполнения формы Р13014 утверждены тем же приказом № ЕД-7-14/617@ (раздел II Приложения № 13).

Основные требования к оформлению:

• заявление заполняется или от руки, или на компьютере. При заполнении документа вручную используют чернила чёрного, синего или фиолетового цвета. При заполнении на компьютере - шрифт Courier New, размер 18, чёрный цвет;
• слова пишутся заглавными буквами. Один символ - одна клеточка; 
• исправления и дописки не допускаются;
• пустые страницы подавать не надо, заполненные страницы нумеруются по порядку. Титульный лист всегда идет под номером 1.

Заявление подписывается в присутствии нотариуса либо усиленной квалифицированной подписью при электронной подаче. 

Как заполнить уведомление о смене адреса обособленного подразделения

Форма Р13014 – это достаточно объемный документ. Каждый лист содержит информацию о конкретных изменениях. При смене адреса филиала или представительства в заявлении заполняют:

• Титульный лист (стр. 1);
• Лист Л (стр. 1 и стр. 2);
• Лист П (стр. 1 и стр. 2).

Нюансы заполнения уведомления об изменении адреса обособленного подразделения зависят от того, нужно ли вносить изменения в Устав или нет.

Титульный лист формы Р13014

В Титульном листе формы 13014 заполняется только первая страница.

В пункте 1 надо указать регистрационные коды юрлица – ОГРН и ИНН согласно данным ЕГРЮЛ. Название компании указывать не надо.

В пункте 2 надо выбрать код причины подачи заявления:

«1» - если изменения вносятся и в Устав, и в ЕГРЮЛ;

«2» - когда меняются только сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ.

Если изменения касаются Устава, то надо заполнить следующее поле и указать, в каком виде представлены изменения:

• «1» - Устав в новой редакции;
• «2» - в виде отдельного документа, листа изменений к Уставу.

Лист Л формы Р13014

Лист Л предназначен для указания сведений о филиале или представительстве.

В пункте 1 отмечают тип обособленного подразделения: филиал («1») или представительство («2»).

В пункте 2 надо поставить цифровое значение «3» - меняются сведения об обособленном подразделении.

В пункте 3 указывают прежние данные о филиале/представительстве: КПП юрлица по месту нахождения филиала/представительства.

Пункт 4 заполняют новыми данными о месте нахождения обособленного подразделения. Сначала надо указать:

• код субъекта РФ - двухзначное цифровое значение согласно Приложению к Приказу ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@;
• код и наименование муниципального образования;
• код и наименование типа поселения.

Обратите внимание! Для городов федерального значения указывается только код субъекта РФ. Заполнять поля для муниципального образования и населенного пункта не нужно.

Далее указывают непосредственно элементы адреса:

• Вид и наименование населенного пункта (города, деревни, села и прочее).
• Планировочная структура (квартал, микрорайон, зона).
• Улично-дорожная сеть. Как правило, это улица. Но возможны и бульвар, шоссе, тупик и др.
• Уточнение адреса объекта: номер здания или сооружения (например, д. 2); помещение в пределах здания или сооружения (например, офис 4); помещение в пределах помещения (здесь можно указать, например, комнату).

Все элементы адреса указываются в соответствии со сведениями, содержащимися в Государственном адресном реестре (ФИАС), а сокращения - Приказом Минфина России от 05.11.2015 № 171н.

Лист П формы Р13014

Здесь надо указать данные о заявителе, электронную почту и контактный номер телефона.

Заявителем, как правило, является директор компании, поэтому в пункте 1 ставится цифра «1». В пункте 2 нужно указать Ф.И.О., ИНН, дату и место рождения, данные документа, удостоверяющего личность руководителя.

В пункте 3 указывают контактный номер и адрес, на который налоговая вышлет документы о внесении изменений. Рядом можно проставить цифру «1», тогда можно будет получить документы в бумажном виде.

Подписать заявление заявитель должен в присутствии нотариуса, удостоверяющего его подпись. Нотариус заполняет пункт 4.

Обращаться к нотариусу не требуется, если заявление подано в электронной форме и подписано усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 1.2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Какие документы представить в налоговую

В случае, если компания меняет Устав и сведения в ЕГРЮЛ, то кроме уведомления налоговой о смене адреса обособленное подразделение по форме Р13014 в регистрирующий орган представляются следующие документы (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ):

• решение о внесении изменений в Устав (решение уполномоченного органа должно быть оформлено протоколом);
• изменения, внесенные в Устав, или новую редакцию Устава;
• документ об уплате госпошлины (подп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). При подаче документов в электронной форме госпошлину платить не надо (подп. 32 п. 3 ст. 333.35 НК РФ).

Если в Устав изменения вносить не нужно, то в таком случае в регистрирующий орган представляется только заявление по форме Р13014 (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Как подать документы в налоговую

Документы в налоговый орган можно направить одним из способов (п. 1 ст. 9 Закона № 129-ФЗ):

• почтовым отправлением с объявленной ценностью и описью вложения;
• непосредственно в регистрирующий орган либо через МФЦ;
• в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью.

В какую налоговую подать документы

Документы о смене юридического адреса обособленного подразделения (филиала или представительства) подаются в подразделение налоговой службы по месту регистрации организации.

Снятие с учета в налоговом органе по старому адресу осуществляется на основании изменения сведений в ЕГРЮЛ, а постановка на учет в новом налоговом органе осуществляется на основании документов, полученных от налогового органа по прежнему месту учета филиала (п. 4, п. 9 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 29.12.2020 № 329н).

Государственная регистрация осуществляется в срок не более 5-ти рабочих дней со дня представления документов в регистрирующий орган (п. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ).

После завершения всей процедуры организация получит (п. 3 ст. 11 Закона № 129-ФЗ, п. 4, п.9 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 29.12.2020 № 329н):

• документ, подтверждающий внесение записи в ЕГРЮЛ;
• устав или изменения к нему с отметкой инспекции (если адрес филиала или представительства был в Уставе);
• уведомление о снятии с учета в инспекции по старому адресу филиала (представительства);
• уведомление о постановке на учет в инспекции по новому адресу филиала (представительства) с новым КПП.

Сроки уведомления о смене адреса обособленного подразделения

Согласно п. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ юрлицо обязано сообщить в регистрирующий орган по месту своего нахождения об изменении адреса (места нахождения) филиала или представительства в течение 7 рабочих дней с момента принятия решения об этом.

За непредставление или несвоевременное представление сведений для внесения в ЕГРЮЛ, а также за представление недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность (ст. 14.25 КоАП РФ).

Как поменять адрес простого обособленного подразделения в налоговой

Сведения о простом обособленном подразделении в ЕГРЮЛ не вносятся, поэтому порядок перехода в другую инспекцию при смене адреса такого подразделения отличается от порядка, установленного для филиалов и представительств.

Решение об изменении адреса обособленного подразделения, не относящегося к категории филиала или представительства, принимает руководитель организации. Оформляется такое решение распоряжением или приказом руководителя.

Далее о смене адреса простого ОП необходимо проинформировать налоговые органы.

Обратите внимание! Информацию следует представить даже, если поменялся только номер дома, строения или офиса обособленного подразделения.

Сообщение об изменении адреса обособленного подразделения в ИФНС подается по форме № С-09-3-1, утв. Приказом ФНС России от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@ (в ред. Приказа ФНС России от 30.10.2023 № ЕД-7-14/785@). Напомним, эта же форма используется для уведомления налоговой о создании обособленного подразделения.

Как заполнить форму С-09-3-1

Форма С-09-3-1 состоит из двух страниц.

В верхней части каждой страницы организация указывает идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), присвоенные ей при постановке на учет в налоговом органе по месту ее нахождения.

В случае если компания одновременно сообщает об изменении сведений о нескольких обособленных подразделениях, то по каждому из них заполняется отдельная страница (002), содержащая сведения об обособленном подразделении.

Первая страница Сообщения

При заполнении страницы 001 указываются следующие данные:

• код налогового органа по месту нахождения организации, в который представляется сообщение;
• полное наименование компании, как указано в учредительных документах;
• основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);
• количество обособленных подразделений, в отношении которых представляется сообщение.
• вид Сообщения - внесение изменений в адрес обособленного подразделения. Для этого в поле, состоящем из одного знакоместа, надо поставить цифру «2».
• количество страниц Сообщения.

В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем сообщении, подтверждаю» необходимо указать:

• цифру «1», если сообщение подаёт руководитель организации, и цифру «2» - если представитель по доверенности;
• Ф.И.О. и ИНН соответствующего лица;
• номер контактного телефона для связи с лицом, подавшим заявление.
• подпись указанного лица, дата подписания заявления.

Если заявление подаёт доверенное лицо, то надо указать сведения о доверенности: её номер и дату, иные реквизиты (при их наличии).

Вторая страница Сообщения

На странице 002 Сообщения указывают сведения об обособленном подразделении.

Для указания вида сообщения проставляется цифра «1» - об изменении места нахождения ОП.

В поле «КПП» надо указать КПП, присвоенный налоговым органом по месту нахождения этого подразделения.

Наименование обособленного подразделения указывается при его наличии.

В поле «Дата создания…» отражается дата внесения соответствующих изменений.

Далее указывают адрес нового места нахождения обособленного подразделения.

• код субъекта РФ;
• код (1, 2, 3 или 4) и наименование муниципального образования;
• код и наименование типа поселения.

Далее указывают непосредственно элементы адреса:

• Вид и наименование населенного пункта (города, деревни, села и прочее).
• Планировочная структура (например, квартал, микрорайон, зона).
• Улично-дорожная сеть. Как правило, это улица. Но возможны и бульвар, шоссе, тупик и др.
• Уточнение адреса объекта: номер здания или сооружения (например, д. 2); помещение в пределах здания или сооружения (например, офис 4); помещение в пределах помещения (здесь можно указать, например, комнату).

Все элементы адреса указываются в соответствии со сведениями, содержащимися в Государственном адресном реестре (ФИАС). Структура адреса, последовательность адресообразующих элементов установлены:

• Постановлением Правительства РФ от 19.11.2014 № 1221 «Об утверждении Правил присвоения, изменения и аннулирования адресов».
• Приказом Минфина России от 05.11.2015 № 171н (ред. от 23.12.2021) «Об утверждении Перечня элементов планировочной структуры…».

Куда направить Сообщение

Как изменить адрес обособленного подразделения в налоговой? Для этого надо направить сообщение в налоговый орган по месту нахождения организации (головного офиса).

Далее инспектор направит информацию в налоговый орган, где стоит на учете обособленное подразделение (по старому адресу) (абз. 2 п. 3 ст. 84 НК РФ).

Там ОП снимут с учета и направят сведения в инспекцию, где подразделение будет стоять на учете по новому адресу (абз. 8 п. 4 ст. 84 НК РФ).

Срок направления Сообщения

Срок для подачи Сообщения - 3 рабочих дня с даты принятия решения об изменении адреса ОП (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ).

После проведения процедуры заявитель получит соответственно уведомление о снятии с учета и уведомление о постановке на учет с новым КПП (п. 5, п. 9 Порядка, утв. Приказом Минфина России от 29.12.2020 № 329н).

Способы подачи Сообщения

Способы подачи сообщения (п. 7 ст. 23 НК РФ):

• непосредственно в налоговую инспекцию по месту нахождения организации (лично или через представителя);
• по почте заказным письмом;
• через телекоммуникационные каналы связи;
• через личный кабинет налогоплательщика.

Сообщение в электронной форме должно быть заверено усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подавшего сообщение (его представителя) (п. 7 ст. 23 НК РФ).

***

Таким образом, предусмотрен особый порядок для подачи сведений об изменении адреса обособленного подразделения юрлица. Причем, если порядок предоставления таких сведений о филиалах и представительствах схож с соответствующим порядком предоставления сведений о местонахождении самого юридического лица, то сведения об иных обособленных подразделениях подаются в соответствии со специально разработанным индивидуальным порядком.