Что должно храниться в личном деле сотрудника

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

• Заявление сотрудника о приеме;
• Копия приказа о назначении;
• Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
• Личная карточка (форма Т-2) или листок;
• Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
• Трудовой договор;
• Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
• Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

• ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
• Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
• Свидетельств о рождении детей;
• Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
• Трудовой книжки;
• Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

• Характеристики с предыдущих мест работы;
• Анкета, заполненная при соискании должности;
• Должностная инструкция;
• Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
• Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
• Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п	Дата документа	Номер документа	Наименование документа	Номера листов дела	Примечание
1	21.01.2017	4	Трудовой договор	1-4	Оригинал
2	21.01.2017	4-К	Приказ о приеме на работу	5	Копия
3	21.01.2017	3-М	Соглашение о материальной ответственности	6-7	Оригинал
4	15.05.2017	4-КД	Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу	8	Оригинал
5	25.08.2017	7вх	Заявление о предоставлении очередного отпуска	9	Оригинал

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.