Перейти к основному содержанию
Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Форма поиска

  • Главная
  • Новости
  • Статьи
  • Формы документов
  • Вопросы и ответы
  • Рубрики
  • Калькулятор НДС
  • Калькулятор пеней по налогам и взносам
  • Расчет фиксированного взноса ИП
  • COVID-19: все для работодателя и бухгалтера
  1. Главная
  2. Статьи
  3. Что должно храниться в личном деле сотрудника

Что должно храниться в личном деле сотрудника

]]>Читайте нас в Яндекс Дзен]]>

Что должно хранится в личном деле сотрудника

Что должно хранится в личном деле сотрудника
Copyright: 
фотобанк Лори

Похожие публикации

Личное дело работника

Анкета работника для личного дела — бланк

Лист ознакомления с личным делом

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Запись в трудовой при срочном трудовом договоре

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  • Заявление сотрудника о приеме;
  • Копия приказа о назначении;
  • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
  • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
  • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
  • Трудовой договор;
  • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
  • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
  • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
  • Свидетельств о рождении детей;
  • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
  • Трудовой книжки;
  • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Образец

Внутренняя опись личного дела № 4

кассира ООО «Нарва»

Иванушкиной Елены Алексеевны

№ п/п

Дата документа

Номер документа

Наименование документа

Номера листов дела

Примечание

1

21.01.2017

4

Трудовой договор

1-4

Оригинал

2

21.01.2017

4-К

Приказ о приеме на работу

5

Копия

3

21.01.2017

3-М

Соглашение о материальной ответственности

6-7

Оригинал

4

15.05.2017

4-КД

Допсоглашение о переводе на место работы по другому адресу

8

Оригинал

5

25.08.2017

7вх

Заявление о предоставлении очередного отпуска

9

Оригинал

 

По реестру видно, какие документы хранятся в личном деле работника, в каком виде и в какой последовательности. Форма описи не имеет унифицированного шаблона, разрабатывается и утверждается на предприятии локальным актом. После таблицы на каждом листе указываются сведения о заполнителе.

Что должно лежать в личном деле сотрудника, кроме персональных сведений

Количество документов, касающихся трудовой деятельности персонала, неограниченно и может составлять несколько десятков листов. Для быстрого получения сведений в состав личного дела работника в 2017 г. можно включить личную карточку (Т-2 для коммерческих предприятий) или личный листок по учету кадров.

Форма Т-2 установлена Госкомстатом, но предприятиям предоставлено право самостоятельной разработки документа. По унифицированному формату карточка содержит все сведения, необходимые для полного ознакомления с квалификацией, трудовой деятельностью персонала. Основанием для заполнения граф служит личное дело сотрудника и документы в нем. Со слов записывается только состав семьи.

При приеме на работу указываются паспортные данные, номера ИНН и СНИЛС, сведения о квалификации и образовании, дополнительная информация. Правильность содержимого заверяется подписью работника. В процессе трудового периода карточку формируют на основании того, что входит в личное дело сотрудника – приказы, копии аттестационных свидетельств, справки.

Для контроля за поступлением, выдачей и возвратом личных дел заводится журнал учета. Перемещения сопровождаются обязательной проверкой по описи того, из чего состоит личное дело сотрудника.

Рубрики: 
Кадровое делопроизводство
Tags: 
  • личное дело

Читайте также

Личное дело работника

Кадровое делопроизводство
Личное дело работника

Внутренняя опись документов личного дела работника образец

Кадровое делопроизводство
Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Кадровое делопроизводство
Лист ознакомления с личным делом

Кадровое делопроизводство
Анкета работника для личного дела — бланк

Кадровое делопроизводство
Приказ о возложении дополнительных обязанностей (образец)

Кадровое делопроизводство | 11:05 29 июня 2018
Электронные трудовые книжки появятся с 2020 года

Кадровое делопроизводство
Справка с работы по месту требования (образец)

Кадровое делопроизводство
Письмо работодателю о приеме на работу

Кадровое делопроизводство
Штатная расстановка: образец заполнения

Кадровое делопроизводство
Чем коллективный договор отличается от соглашения

Кадровое делопроизводство
Отпуск за свой счет в табеле рабочего времени

Кадровое делопроизводство | 14:00 1 февраля 2019
Роструд дал разъяснения по ведению трудовых книжек

Кадровое делопроизводство
Выдача расчетных листков по электронной почте

Кадровое делопроизводство
Как перенести отпуск в графике отпусков

Кадровое делопроизводство
Запись в трудовой о переименовании должности: образец

Популярное

Статистическая отчетность
Форма 1-предприниматель за 2020 год: бланк и образец заполнения

Штрафы
Штраф за отсутствие лицензии такси в 2021 году

Бухгалтерский учет
Путевой лист для ИП 2021

Страховые взносы ПФР
Образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2020 год

ИП
ИП - глава КФХ в 2021 году

Статистическая отчетность
Форма МП-сп за 2020: бланк и образец заполнения

Пенсионеры
Индексация ЕДВ в 2021 году: последние новости

Регистрация налогоплательщиков
Новая форма Р13014: бланк и образец заполнения

Заработная плата
Обязательна ли индексация заработной платы в 2021

ПСН
ПСН: страховые взносы 2021

Больничный лист
Новый порядок выдачи и оформления больничных листов

Прием на работу
Новые правила приема на работу в 2021 году

Кадровое делопроизводство
Нормативно-правовые акты по охране труда 2021

Банки
Поля платежного поручения в 2021 году: образец

НДФЛ
Заявление на возврат НДФЛ: образец 2020

Логотип сайта Современный предприниматель
Современный предприниматель
Налоги и учет для малого бизнеса

Мы в социальных сетях

© 2006 — 2021
Все права защищены.
При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

  • Рубрики
    • УСН
    • ЕНВД
    • ПСН
    • НДС
    • Налог на прибыль
    • Другие рубрики
  • Основные разделы
    • Новости
    • Статьи
    • Формы документов
    • Ответы на вопросы
  • О сайте
  • Контакты
  • Политика по обработке персональных данных
]]>]]> ]]> Рейтинг@Mail.ru]]> ]]> Яндекс цитирования]]>