Учет спецодежды при УСН "Доходы минус расходы"

Спецодежда при УСН «Доходы минус расходы»: материальные затраты

При УСН «Доходы» издержки на приобретение специальной одежды списывать на расходы нельзя (п. 1 ст. 346.18 НК). 

Спецодежда при УСН «Доходы минус расходы»: учет затрат на покупку специальной одежды учитывают как материальные расходы при соблюдении условий, предусмотренных для налога на прибыль (пп. 3 п. 1 ст. 254).

Данные расходы отражаются в учете на дату оплаты затрат (пп. 3 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Спецодежда на УСН «Доходы минус расходы»: условия

Расходы на приобретение специальной одежды относятся к материальным затратам при соблюдении следующих условий:

1. Одежда не является амортизируемым имуществом согласно действующему законодательству (ст. 256 НК).

ВАЖНО! Если специальная одежда соответствует критериям основного средства, ее стоимость должна учитываться через амортизационные отчисления.

2. Выдача спецодежды обусловлена рабочими условиями, характеризующимися одним из признаков:

• наличие вредных либо опасных производственных факторов;
• особый температурный режим работы;
• воздействие загрязнений.

Эти факторы должны быть официально зафиксированы специальным обследованием рабочих мест (аттестация рабочих мест, СОУТ). Без подтверждения таких обстоятельств налоговая инспекция вправе отказать в признании расходов обоснованными и необходимыми (п. 1 ст. 252 НК).

3. Соблюдаются установленные нормы выдачи спецодежды сотрудникам.

Спецодежда при УСН: порядок формирования норм

Нормы разрабатываются исходя из единых типовых норм, установленных приказом Минтруда № 767н от 29.10.2021, с учетом результатов проведения СОУТ, оценки профессиональных рисков, мнения профсоюза либо другого избранного представительского органа сотрудников (если существует), требований нормативных актов по охране труда, паспорта безопасности работы с опасными химикатами и прочих документов, содержащих сведения о применении СИЗ.

Утверждение указанных норм осуществляется путем принятия локального акта предприятия (ч. 3 и 4 ст. 221 ТК, п. 4, 10, 14 Правил обеспечения работников СИЗ).

Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами приведены в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный демодоступ, или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.

Отдельным категориям работников, в частности сотрудникам атомных предприятий, предоставлено право на получение средств защиты согласно указанным выше типовым нормам (п. 5 Правил обеспечения работников СИЗ).

Выдача сотрудникам дополнительной спецодежды свыше установленной нормы несет риски, поскольку контролирующие органы могут признать издержки на ее приобретение необоснованными (ст. 252 и ст. 346.16 НК). 

Спецодежда на УСН «Доходы минус расходы»: порядок признания

Затраты на приобретение специальной одежды учитывают аналогично другим видам материальных издержек сразу после оплаты и постановки на учет. Необязательно дожидаться момента выдачи одежды персоналу предприятия (письмо Минфина № 03-11-11/30607 от 31.07.2013).

Если упрощенец освобожден от уплаты НДС либо уплачивает налог по льготной ставке, сумма входящего НДС по приобретенной спецодежде не подлежит вычету и учитывается непосредственно в составе расходов.

Учет спецодежды на УСН: основные средства

Затраты на специальную одежду можно включить в состав основных средств на УСН «Доходы минус расходы». Если применяется УСН «Доходы», включение затрат на спецодежду невозможно (ст. 346.18 НК).

Спецодежда будет считаться основным средством, если она соответствует следующим критериям:

• стоимость превышает 100 тыс. р.,
• СПИ составляет более 12 месяцев,
• имеются прочие признаки амортизируемого имущества.

Тогда издержки на приобретение такой одежды учитывают аналогично прочим основным средствам: равномерно распределяются равными долями в течение всего календарного года после ввода ее в эксплуатацию. Обязательным условием является полная оплата приобретенной спецодежды.

Если упрощенец освобожден от НДС либо уплачивает его по льготным ставкам, сумма входящего НДС по специальной одежде не подлежит вычету и включается в первоначальную стоимость основного средства (пп. 3, 8 п. 2 ст. 170, п. 3 ст. 346.16 НК РФ, п. 12 ФСБУ 6/2020, п. 9, пп. «а» п. 10 ФСБУ 26/2020).

Кроме того, чтобы признать данные расходы, нет необходимости соблюдать условия, предусмотренные для учета спецодежды в качестве материалов (например, требования норм выдачи). Для включения в основные средства такие ограничения отсутствуют.

Учет спецодежды при УСН «Доходы минус расходы»: компенсация СФР

НК не содержит четких положений о порядке учета расходов на специальную одежду, когда эти расходы покрываются средствами СФР. Согласно установленным правилам, фонд компенсирует затраты на мероприятия, направленные на снижение уровня производственного травматизма и профзаболеваний. Средства СФР могут использоваться для покупки специальной одежды и индивидуальных средств защиты сотрудникам, работающим в неблагоприятных или опасных производственных условиях, а также на рабочих местах с особыми климатическими факторами или рисками загрязнения. 

При применении УСН «Доходы минус расходы» указанные издержки учитываются как материальные расходы либо приобретение основных средств.

Однако, если выбран объект «Доходы», данные расходы не подлежат учету в целях расчета налога.

Независимо от выбранного объекта сумма компенсации от СФР должна быть включена в налогооблагаемый доход в день фактического зачисления денежных средств на банковский счет упрощенца (ст. 248, 250, 346.15, 346.17).

Особенности учета расходов на форменную одежду при УСН

Особенности учета в зависимости от выбранного налогооблагаемого объекта.

УСН «Доходы»: расходы на приобретение форменной одежды учитывать запрещено согласно ст. 346.18 НК.

Затраты на покупку униформы при УСН «Доходы минус расходы» включаются следующим образом:

1. В состав материальных затрат — если одежда передается сотруднику временно, не переходит в его собственность. Эти расходы отражаются на дату приобретения костюмов (письмо Минфина № 03-03-06/1/54958 от 30.10.2014).
2. В расходы на оплату труда — если униформа предоставляется сотруднику постоянно, оформляется ее передача в личную собственность сотрудника. Данные затраты учитываются на дату передачи одежды работнику, поскольку именно тогда закрывается долг работодателя по зарплате (письмо Минфина № 03-03-06/1/43 от 09.02.2009).

При добровольной выдаче формы рекомендуется соблюдать дополнительные требования (письмо Минфина № 03-03-06/1/207 от 02.04.2009):

• униформа должна соответствовать единому стилю, содержать фирменный логотип предприятия, который наносится непосредственно на изделие, а не на отдельные аксессуары вроде значков или шарфов;
• необходимо оформление внутреннего документа (приказа, положения), где указаны должности сотрудников, которым выдается форма, виды этой одежды, сроки и правила эксплуатации;
• следует зафиксировать обязанность работодателя выдавать униформу в трудовом договоре либо коллективном соглашении.

Итоги

Учет спецодежды при УСН «Доходы минус расходы» предусматривает несколько вариантов:

• в материальных расходах, но важно учитывать установленные нормы;
• в первоначальной стоимости ОС.

Форменная одежда может учитываться в расходах на оплату труда.

Если расходы возмещает СФР — полученные средства включаются в доходы, независимо от выбранного объекта налогообложения.