Подотчетные суммы: проводки

Далеко не все расчеты предприятия осуществляют в безналичном порядке. Компании вправе оплачивать расходы, связанные с деятельностью фирмы, через подотчетное лицо, т. е. сотрудника компании, получающего денежные средства и впоследствии отчитывающегося об их использовании в авансовом отчете.

Выдача денег производится из кассы или переводом на карту работника на основании распоряжения руководителя, либо завизированного им заявления. Эти документы должны содержать данные о цели выдачи средств, их размере и сроках, на которые они выдаются.

По факту расходования выданных сумм сотрудник оформляет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов, являющихся основанием для фиксации произведенных затрат. Если сумма полученных средств выше фактических расходов, то неиспользованные средства сдаются в кассу. Перерасход средств возмещается работнику из кассы или в безналичном порядке. Случаются ситуации, когда средства под отчет выдаются сотруднику не авансом, а по факту приобретения товара/услуги за счет личных средств. Их возмещение сотрудник получает, оформив на эти расходы авансовый отчет с приложением необходимых подтверждений. Напомним, какими бухгалтерскими записями сопровождаются эти операции.

Подотчет: проводки

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на счете 71, объединяющем сведения о расчетах с персоналом по выданным суммам на командировки, хозяйственные нужды и иные расходы. По дебету счета отражается выдача средств, по кредиту – осуществленные затраты, подтвержденные документами, а также возмещение сотрудникам перерасхода, произведенного из собственных средств в интересах фирмы. Аналитика ведется по каждому подотчетному лицу и каждой выданной сумме.

В учете фирмы подобные расчеты фиксируются таким образом:

• выдано подотчет – проводка Д/т 71 К/т 50 (из кассы) или Д/т 71 К/т 51 (с расчетного счета на карту подотчетника);
• сотруднику возмещен перерасход выданных средств (наличными или на карту) – Д/т 71 К/т 50, 51;
• возврат неиспользованного остатка подотчетной суммы – Д/т 50 К/т 71.

После утверждения авансового отчета суммы произведенных затрат фиксируют по кредиту счета 71:

Подотчетные суммы: проводки на примерах

Пример 1

Покупка ТМЦ с перерасходом выданных средств:

Кладовщику ООО «Дом» выдано 10 000 руб. для приобретения хозяйственного инвентаря. По доверенности от ООО «Дом» им произведены траты в размере 10 800 руб. (приобретены ТМЦ на 9000 руб. + НДС 1800 руб.), составлен авансовый отчет с приложением всех квитанций и чеков. На основании утвержденного отчета бухгалтер сделал соответствующие записи в учете и компенсировал кладовщику перерасход:

Операции	Д/т	К/т	Сумма
Выдано подотчет (проводка на выдачу из кассы)	71	50	10 000
Оплачено приобретение ТМЦ	60	71	10 800
Оприходованы ТМЦ	10	60	9000
Учтен НДС по ним согласно счету-фактуре	19	60	1800
НДС заявлен к вычету	68	19	1800
Кладовщику возмещены перерасходованные средства	71	50	800

Пример 2

Командировочные расходы с возвратом излишка средств:

Инженер ООО «Дом» направлен в командировку с целью сопровождения нового оборудования и получения консультационных услуг по его эксплуатации. На карту ему перечислено 50 000 руб. По возвращении им представлен авансовый отчет на 47 500 руб., в котором фигурируют следующие расходы:

• оплата проживания, транспортные расходы и суточные составили 23 000 руб.,
• за стоянку транспорта – 500 руб.,
• консультационные услуги – 24 000 руб. (в т.ч. НДС – 4000 руб.).

Проводки:

Операции	Д/т	К/т	Сумма
Выдан подотчет (проводка на перечисление с расчетного счета)	71	51	50 000
Оплата проживания, суточных, транспортных расходов	26	71	23 000
Оплата стоянки транспорта	26	71	500
Учтена оплата консультационных услуг по акту выполненных работ	60	71	24 000
Услуги учтены в структуре затрат	26	60	20 000
НДС по консультационным услугам согласно счету-фактуре	19	60	4000
НДС заявлен к вычету	68	19	4000
Инженером внесен остаток подотчетных средств в кассу	50	71	2500