Основные ошибки при начислении отпускных
Начисление отпускных обычно отражается в унифицированной форме № Т-60 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). На первой странице формы отражаются кадровые данные (кто уходит в отпуск, на какой срок, за какой период предоставлен отдых и др.), а на второй — приводится сам расчет.
Условно ошибки в начислении можно разделить на 5 групп:
Калькулятор по теме: Калькулятор дней отпуска Эксперты нашего сайта подготовили удобный калькулятор расчета отпускных дней. Воспользуйтесь нашим калькулятором и безошибочно подсчитайте, сколько дней отпуска положено сотруднику.- Неверно исчислено количество календарных дней в расчетном периоде — например, не исключены дни отпусков, временной нетрудоспособности или другие периоды, когда сохранялся средний заработок.
- Завышены или занижены выплаты, по сумме которых определен средний заработок — учтены доходы сотрудника, которые не должны включаться в расчет (например, матпомощь, больничные) или, наоборот, не учтены какие-то суммы (например, разовые премии по итогам работы за год).
- При начислении совершена счетная/арифметическая ошибка.
- Технический сбой в программе учета.
- Неточные кадровые данные (ошибка в расчете числа полагающихся дней отдыха).
Если обнаружилась ошибка в расчете отпускных, то ее нужно исправить независимо от причины возникновения неточности. Иначе работодатель может быть привлечен к ответственности за неверное исчисление налогов, страховых взносов или за нарушение трудовых прав работника.
Статья по теме: Расчет среднего заработка для отпускных Являясь ключевым значением, необходимым во множестве расчетов, средний заработок интересует рядового сотрудника, прежде всего, как актуальная информация, дающая представление о размере отпускных. Об особенностях расчета среднего заработка для отпуска и пойдет речь в статье. ПодробнееВ каких еще случаях необходимо пересчитать отпускные, узнайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно узнайте ответ в материале.
Как исправляется ошибка в отпускных
Калькулятор по теме: Калькулятор отпускных Калькулятор отпускных поможет вам правильно рассчитать сумму отпускных, положенную сотруднику.Порядок исправления ошибок приведен в ч. II ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н). Корректировка будет состоять из нескольких этапов. Что необходимо сделать:
- Выяснить, завышена или занижена начисленная сумма.
- Определить, является ли ошибка существенной или несущественной.
- Внести исправления в программу учета.
- Произвести расчет с сотрудником.
- Скорректировать отчетность, если это необходимо.
У компании в итоге может образоваться недоимка по налоговым обязательствам и страхвзносам за прошлые периоды. Прежде чем подавать уточненные отчеты, рекомендуется сначала перечислить в бюджет задолженность, что позволит избежать штрафных санкций от ИФНС.
Какой датой исправляется ошибка в расчете отпускных
Дата корректировки зависит от существенности ошибки. Какие суммы считать существенными, организация определяет сама, закрепляя выбранный вариант в учетной политике.
Статья по теме: Учетная политика Организация должна вести бухгалтерский и налоговый учет, фиксируя способы их ведения в учетной политике. Учетная политика компании создает единую систему учета и документооборота, которой обязаны следовать все сотрудники и подразделения фирмы. Отсутствие учетной политики у организации – это грубое нарушение правил учета, за которое предприятие могут оштрафовать. Как составить учетную политику на 2025 год и какие особенности следует учесть — об этом наш материал. ПодробнееОбщий порядок исправления таков:
- неточности текущего года исправляются в месяце их возникновения;
- несущественные ошибки прошлых лет корректируются в периоде их обнаружения. Прибыль или убыток, возникшие после исправления ошибки, надо отразить в составе прочих доходов или расходов того же периода (в котором исправили);
- по существенным ошибкам прошедшего года, если годовая бухотчетность еще не утверждена, записи вносятся декабрем того года, когда были неверно начислены отпускные;
- ошибки, обнаруженные после утверждения бухотчетности прошлых периодов, исправляют в текущем отчетном периоде. При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).
Обычно суммы отпускных к доплате или уменьшению невелики, поэтому корректируются датой обнаружения.
Отпускные были выплачены в большем объеме
Если изначально отпускных начислили больше, чем нужно, то у сотрудника возникает переплата. В излишней сумме при этом удерживаются НДФЛ и начисляются страховые взносы.
В бухучете в месяце выявления ошибки необходимо внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным, взносам по единому тарифу и на травматизм (сторно).
Как исправить переплату отпускных:
- Внести сторнировочные записи по начислению отпускных.
- Пересчитать сумму страховых взносов, исправить «Расчет по страховым взносам» и раздел 2 отчета ЕФС-1, если ошибка возникла в периоде, за который уже сдана отчетность. Если же исправления были внесены в разные месяцы одного квартала, то уточненку можно не подавать. В расчете (отчете) за квартал всё будет учтено.
- По НДФЛ вернуть работнику переплату или зачесть ее в счет будущих платежей.
- Если ошибка повлекла за собой завышение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или по другому налогу, где налоговая база определяется, как «Доходы - расходы», то нужно исправить ее в бухучете и в налоговом учете.
Излишне выплаченную сумму отпускных можно удержать с будущих выплат работнику только при наличии его письменного согласия на это. Но сотрудник может и не согласиться на возврат излишне полученной суммы. В этом случае НДФЛ пересчитывать не нужно.
Если же работник на удержание не согласен и компания не сможет взыскать переплату по суду или простит долг сотруднику, то сумма переплаты включается в расходы (как убыток) только в бухгалтерском учете и именно в том месяце, когда обнаружена ошибка. При этом, следует помнить, что в налоговом учете данные расходы учесть нельзя (нет экономического обоснования).
Пример:
Сотруднику начислили отпускные в декабре 2023 г. в сумме 24 000 руб. В июне 2024 г. бухгалтер обнаружила, что ошибочно включила в расчет среднего заработка больничные. Переплата по отпускным оставила 600 руб.
Как исправили ошибку:
- так как сумма признана несущественной, то откорректировали начисление июнем 2024 г.;
- пересчитали страховые взносы по единому тарифу (30% от переплаты в 600 руб.). В общей сумме излишне было начислено 180 руб. взносов (600 руб. х 30%/100%), По ним отразили сторно на 180 руб.
Из расходов июня 2024 г. исключили сумму в 780 руб. (600 руб. переплаты и 180 руб. взносов).
Сотрудник на возврат переплаты согласился, написав заявление. Излишне удержанный НДФЛ в размере 78 руб. (600 руб. х 13%/100%) зачли в счет налога из зарплаты, перечисленной работнику в период с 1-го по 22-е июня 2024 г.
Пересчитать и сторнировать нужно и взносы на «травматизм». Например, если в нашем примере вид экономической деятельности организации соответствует 1 классу профессионального риска, то они равны 0,2% от переплаты в 600 руб. (1,2 руб.).
Отпускных было начислено меньше, чем нужно
Доначисленную сумму отпускных сотруднику нужно выплатить. При этом:
- Из доначисленной суммы удерживается и уплачивается в бюджет НДФЛ.
- Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания доначисляют в бухучете в месяце обнаружения ошибки — сразу в прочие расходы (относят на счет 91).
- Исправляется ошибка, повлекшая занижение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или по другому налогу, где база считается по принципу «Доходы - расходы».
- При необходимости в СФР подается уточненный раздел 2 формы ЕФС-1 по страховым взносам на травматизм, а в налоговую — РСВ (если уже поданы эти формы, сведения).
Такая ошибка по отпускным на НДФЛ прошлого периода не влияет. Налог с доходов удерживается при выплате доначисленной суммы сотруднику и отражается в Расчете 6-НДФЛ текущего периода.
Пример:
Работнику в марте 2024 г. выплатили отпускные, но в мае 2024 г. выяснилось, что из-за неверно рассчитанного среднего заработка ему начислили на 950 руб. меньше. Бухгалтер:
- сделает доначисление отпускных в мае 2024 г. на сумму 950 руб.;
- доначислит страхвзносы по единому тарифу в сумме 285 руб. (950 руб. х 30%/100%) и взносы на «травматизм» на сумму 1,9 руб. (0,2% от 950 руб.);
- из 950 руб. удержит НДФЛ – 124 руб. (950 х 13%/100%) и уплатит его в бюджет не позднее 28.05.2024, если доначисленные отпускные будут выплачены работнику в период с 1-го по 22-е мая 2024 г. (до 05.06.2024 — если такие отпускные перечислены сотруднику с 23-го по 31 мая 2024 г.);
- суммы доначислений отразит в отчетности РСВ и 6-НДФЛ за полугодие 2024 г., и в уточненном разделе 2 формы ЕФС-1 по взносам на травматизм.
Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ
Нужно ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой? Надо ли в этом случае подавать уточненный Расчет 6-НДФЛ ?
Оказывается, не нужно. Если ошибка была допущена, например, во втором квартале, а выявлена — в третьем, то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных осуществлены в разные даты.
Таким образом, в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру нужно будет показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в разд. 2 расчета 6-НДФЛ и, если была доплата отпускных с удержанием налога в третьем квартале, отразить ее в разд. 1 формы 6-НДФЛ.
Итоги
Отпускные, выданные работнику, могут быть не правильно рассчитаны. В случае обнаружения ошибки в такой выплате ее нужно исправить. Как это сделать, рассказано выше в статье.