Начисление зарплаты во время командировки

Начисляется ли зарплата во время командировки сотрудника

Во время выполнения работником служебных поручений вне основного места работы, т.е. при нахождении в командировке, за сотрудником сохраняется средний заработок за все дни его работы по установленному для него графику. Оплатить необходимо и те дни, когда командированный сотрудник находился в пути, а также дни вынужденной задержки. Кроме того, оплате подлежат и однодневные командировки.

Выплачивается средний заработок за командировку одновременно с основной заработной платой. При расчете среднего заработка необходимо учитывать все виды выплат, которые применяются в организации согласно трудовым или коллективным договорам, в том числе особые доплаты, такие как за работу в сельской местности и ей подобные.

Рекомендуем полезный материал от "КонсультантПлюс" об оплате работы в командировке. Если у вас еще нет доступа к системе, вы можете получить его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Как рассчитывается зарплата во время командировки

За расчетный период при начислении заработной платы за дни нахождения работника в командировке следует принимать 12 календарных месяцев до периода, в котором производится расчет среднего заработка. При этом из расчетного периода следует исключить периоды, которые не включаются в расчетный период при исчислении среднего заработка:

• время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине болезни;
• время нахождения сотрудницы в отпуске по беременности и родам;
• время нахождения работника в отпуске без сохранения заработной платы;
• время дополнительных оплачиваемых выходных дней, предоставленных в связи с уходом за детьми-инвалидами или инвалидами детства;
• периоды простоя по вине работодателя или по иным основаниям, не зависящим ни от сотрудника, ни от организации;
• время забастовок, в которых сотрудник не принимал участия, но во время которых не имел возможности выполнять свои трудовые обязанности;
• иные периоды, когда сотрудник не работал по причинам, предусмотренным законодательством.

Для расчета среднего заработка с целью оплаты времени, проведенного сотрудником в командировке, необходимо использовать средний дневной заработок, который определяется по формуле:

Для расчета среднего заработка сотрудника за время нахождения в служебной командировке следует воспользоваться следующей формулой:

При определении базы для расчета среднего дневного заработка необходимо включать в расчет следующие виды выплат в пользу командированного сотрудника:

1. Основная заработная плата сотрудника.
2. Денежное содержание муниципальных служащих.
3. Вознаграждения комиссионного характера.
4. Гонорар штатного редакторского состава газет, журналов и прочих СМИ.
5. Надбавки и доплаты за квалификацию, выслугу лет, совмещение должностей и т. д.
6. Компенсационные выплаты, связанные с особым режимом работы или условиями труда — районные надбавки, доплата за сложность и напряженность, за работу в ночное время, в многосменном режиме, в праздничные и выходные дни, за сверхурочную работу.
7. Премии и вознаграждения, при этом учитываются только премии, предусмотренные системой оплаты труда. Учитывать необходимо премии, начисленные работнику на протяжении расчетного периода, в том числе и те, которые относятся к другому периоду. Исключение составляют годовые премии. Они включаются в базу для расчета среднего заработка независимо от даты начисления.

При расчете среднего заработка необходимо учитывать премии, начисленные за календарный год, предшествующий командировке. Таким образом, если начисление годовой премии пришлось на срок, позже даты расчета среднего заработка, то его придется пересчитать и доплатить сотруднику, причитающиеся ему суммы среднего заработка за дни нахождения в служебной командировке.

Расчет среднего заработка за время командировки

В предыдущем разделе публикации мы уже затронули тему расчета среднего заработка. Однако в реальной жизни существует много нюансов, учесть которые просто необходимо. Рассмотрим некоторые из них.

Если в компании почасовая оплата труда

Если выплата заработной платы осуществляется за фактически отработанное время без привязки к окладу, то средний заработок необходимо вычислять за один час. При этом для расчета можно воспользоваться следующей формулой:

Если средний заработок меньше обычной заработной платы

В случае, если средний заработок командированного сотрудника меньше обычного размера оплаты труда, то месяц, на который приходилась служебная поездка необходимо оплатить по окладу.

В данном случае, подобные действия необходимо рассматривать не как оплату командировочных по окладу, но как компенсацию работодателем разницы, между средним заработком и окладом. Основанием для подобных действий служит сам ТК РФ, который гласит, что запрещено ухудшать положение сотрудников. Подобные доплаты необходимо закрепить в коллективном договоре или в положении об оплате труда.

Кроме того, возможен вариант оплаты командировочных такому сотруднику с сохранением среднего заработка и выплаты ему специальной доплаты. Для этого, в положении о командировках можно прописать:

«За сотрудником сохраняется средний заработок на время пребывания в служебной командировке. Выплата не может быть ниже оклада. Если оплата по среднему приведет к уменьшению размера оплаты труда за месяц, то командированному сотруднику за месяц, в котором состоялась командировка должна быть произведена оплата в размере оклада».

Если командировка выпадает на нерабочие дни

За выходные и праздничные дни, в которые сотрудник находился в командировке (или в пути в / из командировки) следует оплачивать по общим правилам оплаты работы в выходные и праздничные дни.

Это означает, что если работник предпочел взять день отдыха за работу в нерабочие дни, то данный день командировки оплачивается в одинарном размере. День отдыха оплате не подлежит. Если же отгул не предоставляется, то оплата командировочного дня зависит от способа оплаты труда работнику, т.е. учитывается:

• применяется ли окладная система оплаты труда;
• применяется ли сдельная система оплаты труда;
• установлена ли часовая ставка.

Бывают случаи, когда по распоряжению руководителя, сотрудник намеренно направляется в командировку в выходные или праздничные дни. Зачастую к подобной мере прибегают организации, занимающиеся обслуживанием и ремонтом производственного оборудования. Проведение профилактического обслуживания или ремонта обеспечивает бесперебойный производственный процесс в рабочие дни производственного предприятия.

На заметку! Выезд в командировку или возвращение из нее расцениваются как время работы в выходной день. При этом для почасовиков не полностью отработанный час округляется до целого.

Оплата командировочных за работу в выходной день производится с учетом следующих правил:

• Сотрудникам, в отношении которых установлена почасовая ставка – оплата производится в размере, не менее двойной ставки.
• Сотрудникам, к которым применяется сдельная оплата труда – оплата производится в размере, не менее двойного размера сдельной расценки.
• Сотрудникам, работающим на постоянном окладе оплата производится с учетом выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник был задействован в пределах месячной нормы, то ему производится доплата не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если же работа, выполненная в выходной день, превышает месячную норму, то доплата осуществляется в размере, не менее двойной дневной (часовой) ставки.

На заметку! В случае, если сотрудник, при нахождении в командировке отработал не полный день, то оплате в повышенном размере подлежит только фактически отработанное время.

Если сотрудник работает в командировке сверхурочно

Общее правило оплаты труда в время пребывания в служебной командировке гласит, что за сотрудником сохраняется средний заработок на все дни нахождения в командировке. Никакие иные выплаты или доплаты законодательством не предусмотрены.

Таким образом, все дни выполнения служебного задания в месте командирования оплачиваются по среднему, без учета фактически отработанного времени. По факту, время работы может оказаться как больше, так и меньше длительности обычного рабочего дня.

Однако, если заведомо, до отправления сотрудника в командировку известно, что выполнение служебного задания займет время, сверх установленного графика, то такую переработку необходимо расценивать как сверхурочную работу. Оплату сверхурочных в командировке оформляется приказом руководителя о привлечении сотрудника к сверхурочной работе с обязательным письменным согласием на это самого сотрудника. При этом сверхурочная работа не может превышать 4-х часов в течении двух дней подряд или 120 часов в год.

Сверхурочная работа подлежит оплате в повышенном размере по стандартным правилам: первые два часа оплачиваются в полуторном размере, последующие в двойном. Исключений из этого правила Трудовым Кодексом РФ не предусмотрено.

Если сотрудник работает на условиях неполного рабочего дня

Сотрудник, который в обычное время работает на условиях частичной занятости, заработная плата рассчитывается пропорционально отработанному времени. Однако при направлении такого работника в командировку – правило пропорциональной оплаты перестает действовать. Таким образом, за дни пребывания сотрудника в служебной командировке, организация обязана начислить ему среднюю заработную плату, рассчитанную по общим правилам. Высчитывать пропорцию от среднего не нужно.

При оплате работы такого сотрудника в выходные или праздничные дни следует строго придерживаться всех норм трудового законодательства.

Пример расчета зарплаты во время командировки сотрудника

В январе 2023 года, сотрудник ООО «Х» был направлен в командировку. Срок командировки 3 дня. При этом, время пребывания сотрудника в командировке совпало с праздничными днями с 4 по 6 января.

За дни командировки компания обязана начислить сотруднику оплату, исходя из его среднего заработка. Расчетным периодом является январь 2022 – декабрь 2022 года и составляет 247 рабочих дней. Должностной оклад сотрудника составляет 196 442,61 руб.

В течении расчетного периода, сотрудник несколько раз направлялся в служебные командировки, а также дважды брал положенные ему дни отпуска. Кроме того, за 2022 год сотрудник предоставил несколько листков нетрудоспособности. Периоды болезни и отпусков и суммы, начисленные за эти периоды при расчете среднего заработка необходимо исключить. Таким образом, общее количество дней, подлежащих исключению из расчетного периода составляет 41 день.

База для расчета среднего дневного заработка складывается из следующих выплат:

Расчет суммы выплаты за дни нахождения сотрудника в командировке с учетом того, что все дни командировки пришлись на праздничные дни выглядит следующим образом:

Доплата за работу в ночное время в командировке

Мы уже неоднократно писали, что оплата дней пребывания сотрудника в командировке оплачивается из расчета среднего заработка. При этом дополнительные выплаты и надбавки не предусмотрены.

Однако, если заранее, от отправления сотрудника в служебную поездку заведомо известно, что ему придется выполнять служебное задание в ночное время, то такой факт следует расценивать как оплату в ночное время с соответствующей доплатой.

На заметку! Минимальная надбавка за работу в ночное время не может быть ниже 20% часовой тарифной ставки или оклада, рассчитанного за один час работы, за каждый час работы в ночное время. Исключений из этого правила ТК РФ не предусмотрено.

Как оплачиваются дополнительные дни при продлении командировки

Даже хорошо спланированная служебная поездка в реальной жизни может отклониться от намеченного плана. Нередки случаи, когда сотруднику приходится задерживаться в месте командирования по разным причинам.

Командировка подлежит автоматическому продлению, если сотрудник не имеет возможности вернуться к основному месту работы по объективным причинам.

Рассмотрим некоторые из них, а также отметим, как в той или иной ситуации следует оплачивать сотруднику дни задержки в командировке.

1. Болезнь сотрудника во время командировки. Факт заболевания должен быть подтвержден документально. Дни болезни исключаются из срока командировки, при этом суточные и расходы на проживание заболевшему сотруднику необходимо возместить. Если работник проходит лечение в стационаре, то возмещать расходы на жилье нет необходимости. Затраты на лечение возмещаются по усмотрению руководителя. За время временной нетрудоспособности командировочные не начисляются. Сотруднику дни болезни оплачиваются через больничное пособие. Средний заработок за дни болезни не сохраняется.
2. Задержка в командировке по объективным причинам. Если задержка произошла по вине перевозчика, то вместе с авансовым отчетом необходимо предоставить справку-подтверждение от перевозчика. Задержка, связанная с выполнением производственного задания, как правило инициируется самим работодателем. Заработная плата за дополнительные дни командировки начисляется в размере среднего дневного заработка за каждый рабочий день по графику командирующей организации.
3. Отсутствие уважительной причины. В данном случае средний заработок за сотрудником можно не сохранять. Кроме того, не подлежат возмещению суточные и расходы на проживание.

Зарплата в командировке: проводки и сроки выплаты 

Состав бухгалтерской записи при начислении заработной платы за дни, когда сотрудник находился в служебной командировке зависит от подразделения, в котором он трудится, а также от цели самой поездки.

Обобщенная бухгалтерская проводка выглядит следующим образом:

Сроки выплаты среднего заработка за дни командировки совпадают с днями ближайшей выплаты заработной платы за первую или вторую половину месяца. Отдельная выплата сотруднику командировочных законодательством не предусмотрена.

Итоги

Во время командировок за работниками сохраняется средний заработок. При этом оплате подлежат не только дни, потраченные на дорогу, но и время вынужденной задержки.