УСН «Доходы минус расходы»: как вести учет
Для отражения расходов упрощенца применяется книга учета доходов и расходов (КУДиР). Новую КУДиР следует заводить на ежегодной основе (п. 1 ст. 346.19 НК РФ, п. 3 Порядка заполнения книги). Унифицированный бланк закреплен в Приложении № 2 к Приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@.
Статья по теме: Книга доходов и расходов (КУДиР) ИП на УСН 2026 Для получения итоговых данных, необходимых для расчета налога по «упрощенке», разработана специальная форма налогового учета – КУДиР (книга учета доходов и расходов), заполнять которую должны все ИП и организации, применяющие УСН, независимо от объекта налогообложения. Обязанность ведения книги учета расходов и доходов ИП на УСН закреплена в ст. 346.24 НК РФ. На каждый налоговый период заводится отдельная КУДиР. ПодробнееДанным форматом пользуются как юридические лица, так и ИП вне зависимости от масштабов деятельности.
Записи в КУДиР располагаются последовательно, по датам совершения операций, основанием служат первичные учетные документы (п. 1 Порядка заполнения книги). Метод учета доходов и расходов при УСН в КУиДР определяется объектом налогообложения, при этом правила оформления регистра остаются идентичными для всех субъектов.
Если налогоплательщик на УСН «Доходы», то обязан отражать только (п. 11 Порядка заполнения книг):
- расходы на поддержку самозанятости безработных граждан и стимулирование создания дополнительных рабочих мест для трудоустройства;
- расходы в виде субсидий, полученных в рамках развития МСП.
Особенности УСН «Доходы минус расходы» приведены в материале.
Учет доходов и расходов при УСН: правила
При выборе формата хранения записей в КУДиР допускается использование как цифрового варианта, так и традиционного бумажного (п. 3 Порядка заполнения книги). Бумажный экземпляр подлежит обязательной нумерации страниц и прошивке. Данные процедуры можно выполнить по завершении календарного года. Финальная страница должна содержать информацию об общем числе листов, личную подпись руководителя или ИП, а также оттиск печати при наличии (п. 4 Порядка заполнения книги).
Распечатка электронной версии книги по окончании налогового периода требует такого же оформления, как и бумажный оригинал. Учет доходов и расходов при УСН допускает смену формата ведения в течение года: переход от бумажного носителя к электронному документу (либо обратная замена) разрешен с начала очередного квартала. (Письмо Минфина от 16.01.2007 № 03-11-05/4).
Учет доходов и расходов при УСН: корректировка записей в КУиДР
Механизм внесения правок определяется форматом регистра. Для бумажного варианта неверная запись зачеркивается одной чертой, рядом проставляется актуальная информация с указанием даты корректировки, после чего документ визируется подписью ответственного лица и печатью организации при наличии (п. 5 Порядка заполнения книги).
В отношении электронных книг специальные правила исправления не регламентированы. Однако корректировка должна осуществляться непосредственно в учетной программе. При необходимости внесения изменений в распечатанный экземпляр за предыдущие периоды применяются те же правила, что и для бумажных вариантов. Существенные правки могут потребовать предоставления уточненной налоговой декларации по УСН.
Как заполнить уточненную декларацию, рассказывается в Готовом решении в «КонсультантПлюс». Попробуйте пользоваться системой, подключив бесплатный демодоступ, или узнайте цену постоянного использования «КонсультантПлюс» по ссылке.
Учет расходов при УСН: налоговый контроль
Предоставление книги учета в инспекцию осуществляется исключительно по мотивированному запросу, например в рамках мероприятий налогового контроля (п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ). Налоговое законодательство не обязывает налогоплательщиков сдавать документ в плановом порядке, однако региональные нормативные акты могут устанавливать иные требования для подтверждения применения пониженных ставок.
Кроме того, КУДиР не требует заверения в налоговом органе (Письма Минфина России от 29.12.2012 № 03-11-09/100, ФНС России от 28.02.2013 № ЕД-3-3/696@).
Специфика учета доходов и расходов при УСН при наличии обособленных подразделений
Формирование книги учета доходов и расходов осуществляется централизованно по организации в целом. Детализация операций в разрезе обособленных подразделений не требуется, равно как и ведение отдельных регистров для каждого. Такая позиция обусловлена тем, что обязанность по ведению учета возложена на организацию-налогоплательщика, а специальные нормы для подразделений в главе 26.2 НК РФ отсутствуют (ст. 346.24 НК РФ).
Статья по теме: Обособленное подразделение на УСН: можно ли иметь Как открыть обособленное подразделения на УСН, не утратив право на применение упрощенки? Нужно ли его регистрировать? Каковы особенности налогообложения упрощенца, открывшего такое подразделение? Ответ на эти и многие другие вопросы вы найдете в этой статье. ПодробнееСанкции за нарушения правил ведения учета доходов и расходов при УСН
Игнорирование обязанности по ведению книги учета или допущение существенных неточностей в записях может стать основанием для применения финансовых санкций (ст. ст. 120, 122 НК РФ):
- за существенное нарушение регламента учета финансовых операций;
- за неперечисление налоговых платежей, если ошибки в учете повлекли образование задолженности перед бюджетом.
Итоги
Таким образом, учет расходов при УСН «Доходы минус расходы» включает соблюдение правил формирования КУДиР, требующих внесения последовательных записей, документального подтверждения операций и оперативности их внесения. Правильно организованный учет поможет минимизировать риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов.