Как правильно оформить отзыв из отпуска?

Когда можно отозвать работника из отпуска?

Работодатель может вызвать не каждого сотрудника. Согласно ст. 125 ТК РФ не допускается отзыв из отпуска беременных женщин, несовершеннолетних, а также трудящихся во вредных или опасных условиях. Прерывать отдых указанных лиц категорически запрещено, даже если они сами об этом просят.

Бланк по теме: Согласие на отзыв из отпуска Посмотреть Скачать

На практике подобные просьбы не редкость. Причиной может быть страх работника остаться без денег, пропустить квартальную премию, повышение, обучение и т. д. Работодатель не должен идти на поводу, каким бы заманчивым не было предложение. Оформление отзыва, например, беременной женщины, станет трудовым нарушением, за которое предусмотрена ответственность.

Если нужный сотрудник не относится к названным категориям, вы можете попросить его выйти на работу. Неиспользованные дни предоставите по выбору работника позже — в удобное время в течение текущего года или присоедините к отпуску за следующий год (ст. 125 ТК РФ).

Заставить человека прервать заслуженный отдых вы не вправе. Отзыв работника из отпуска возможен только с письменного согласия. Если он отказался, то нет смысла угрожать лишением премии, понижением в должности, увольнением — в данной ситуации все это будет незаконным. Верховный суд тоже разделяет позицию отпускника: отказ выйти на работу посреди отпуска не считается нарушением трудовой дисциплины, а значит, не уместно и применение дисциплинарных взысканий (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Если работодатель все же рискнет наложить дисциплинарное взыскание на отпускника, то однозначно нарушит трудовое законодательство и, как следствие, заплатит административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):

• должностное лицо и ИП — от 1 до 5 тыс. руб.;
• организация — от 30 до 50 тыс. руб.

Однако и судебные разборки не исключены. Если работник подаст иск, то суд может обязать работодателя восстановить его в должности, вернуть незаконно удержанные суммы, выплатить моральный ущерб и даже компенсировать стоимость услуг юриста, если истец привлекал его к делу.

Нарушать нормы ТК РФ невыгодно прежде всего работодателю. Если ваш работник отказывается вернуться на рабочее место, то единственное, что можно сделать, — заинтересовать его премией, повышением, дополнительными гарантиями и компенсациями типа возмещения стоимости путевки или оплаты дорожных билетов.

Оформляем отзыв из отпуска правильно

Поскольку процедура должна быть на законных основаниях, первое, что следует сделать, — попросить сотрудника дать согласие на отзыв из отпуска по производственной необходимости. Однако недостаточно просто позвонить или написать в мессенджер.

Вам нужно подготовить официальное уведомление (сообщение) за подписью директора и направить его отпускнику. Оформлять можно произвольно, главное — указать причину, дату отзыва и судьбу неиспользованных дней. Работник должен понимать, на какое время его вызывают и какие обязанности просят выполнить. Помните, что он может проигнорировать ваше предложение или прямо отказаться от него.

Если работник согласился прервать отпуск, то также должен письменно сообщить об этом. Опять же устного ответа на письмо будет недостаточно. Всегда помните, что отзыв может закончиться жалобой работника в трудовую инспекцию или обращением в судебные органы. Чтобы вас потом не обвинили в принуждении, получите письменное согласие за подписью работника. Оформить его можно как отдельным документом в произвольной форме, так и простой надписью на вашем уведомлении о вызове — «Согласен приступить к работе с 18 апреля 2024 года. Остаток отпуска в количестве 10 дней прошу перенести на первую половину сентября 2024 года».

Бланк по теме: Уведомление об отзыве из отпуска Посмотреть Скачать

Только получив положительный ответ работника, можно действовать дальше — издавать приказ об отзыве из отпуска. В содержании укажите причину, дату выхода отпускника и выбранный вариант предоставления неиспользованного остатка. Приказ подписывает директор, а также в знак ознакомления вызванный работник и другие лица, привлекаемые к процедуре, — обычно кадровик и (или) бухгалтер, которым дополнительно поручается внести изменения в кадровую документацию и пересчитать отпускные.

Как отозвать работника из ежегодного отпуска на один день по инициативе работодателя, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Вносим изменения в кадровые документы

Процедура отзыва работника обязательно отражается и в кадровых документах. Первым делом нужно поправить график отпусков — пропишите:

• в графе 8 — номер и дату приказа об отзыве;
• в графе 9 — даты, на которые работник планирует перенести остаток отпуска;
• в графе 10 — количество неиспользованных дней.

В личной карточке работника (Т-2) также нужно отразить факт отзыва работника из отпуска (раздел VIII):

• в графе 4 — количество использованных дней отпуска;
• в графе 7 — номера и даты приказов о предоставлении отпуска и об отзыве.

Если карточка уже была заполнена, то ниже следует внести отдельную запись об отзыве из отпуска.

В табеле рабочего времени покажите, какие дни работник провел в отпуске и какие работал после отзыва: Я или 01 — рабочее время, ОТ или 09 — отпуск.

Пересчитываем отпускные и возвращаем излишек

При отзыве работника автоматически возникнет переплата отпускных. Происходит это потому, что работнику выплатили сумму за весь отпуск, а отгулял он меньше. К примеру, работник собирался отдыхать 14 календарных дней, но с 11-го дня был отозван на работу. Получается, что за первые 10 дней отдыха отпускные он получил заслуженно, а за остальные 4 дня — нет. Кроме того, со дня выхода на работу он будет получать зарплату, отпускные ему уже не положены.

А поскольку сумма уже была выплачена, то придется делать перерасчет самих отпускных, а также НДФЛ и страховых взносов. Рассмотрим процесс пересчета отпускных и НДФЛ на следующем примере.

Заместитель главного бухгалтера Южакова Н. П. собирается в отпуск на 14 календарных дней: с 11 по 24 апреля 2024 года. Оклад — 30 000 руб. Средний дневной заработок — 1 023 руб. В связи с этим ей были начислены отпускные за двухнедельный отпуск:

• отпускные — 1 023 руб. × 14 дней = 14 322 руб.;
• НДФЛ — 14 322 руб. × 13 % = 1 862 руб.;
• сумма к выплате на руки — 14 322 - 1 862 = 12 460 руб.

Согласно ст. 136 ТК РФ отпускные в размере 12 460 руб. Южаковой перечислили за 3 дня до начала отпуска. Однако в связи с производственной необходимостью ее вызвали на работу с 18 апреля.

Сотрудница успела отдохнуть только 7 из 14 предполагаемых дней. Значит, и отпускные нужно пересчитать из расчета 7, а не 14 дней:

• отпускные — 1 023 руб × 7 дней = 7 161 руб.;
• НДФЛ — 7 161 руб. × 13 % = 931 руб.;
• сумма к выплате на руки — 7 161 - 931 = 6 230 руб.

Так, Южакова Н. П. должна была получить только 6 230 руб., а получила 12 460 руб. Разницу — 6 320 руб. теоретически нужно вернуть работодателю. Однако на практике не все так просто.

Не каждый работник может взять и принести вам неиспользованные отпускные, особенно если сумма крупная. По согласию сторон деньги можно внести в кассу или на расчетный счет. А если у сотрудника нет нужной суммы, он может разрешить вам удерживать ее частями из будущих зарплат, предварительно написав соответствующее заявление. На его основании бухгалтерия будет совершенно законно вычитать суммы при начислении заработной платы работника, но в допустимых рамках — не более 20 % от каждой зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Как показывает практика, работник неохотно входит в положение работодателя. Многие категорически отказываются возвращать деньги, мотивируя это тем, что работодатель и так просил выйти на работу (нарушил планы), так теперь еще и деньги требует. Таким образом, между сторонами возникает спор, который разрешить можно только в суде.

В ст. 137 ТК РФ приведен закрытый перечень оснований для взыскания сумм работника в пользу работодателя, но об излишках отпускных здесь не упоминается. Поэтому без постановления судьи вы не можете самостоятельно удерживать деньги из зарплаты работника — это чревато уже уголовной ответственностью.

Если собираетесь заявить иск о взыскании отпускных с работника, убедитесь, что всю процедуру отзыва выполнили в соответствии с ТК РФ. В процессе судебного рассмотрения все нарушения станут явными — работодатель рискует не только не получить назад свои деньги, но и заплатить штраф и ряд компенсаций в пользу работника.

Понимая проблематичность ситуации, иногда бухгалтерия оставляет отзыв из отпуска без пересчета отпускных. Якобы работник все равно возьмет свои неиспользованные дни, поэтому можно считать, что отпускные он получил заранее. Такой подход в корне неверный, потому что когда работник возьмет эти дни, то наступит уже новый расчетный период и отпускные нужно будет начислять заново, опираясь на данные соответствующего периода (ст. 139 ТК РФ). Потом сведения могут сильно измениться, а сумма отпускных вырастет или уменьшится.

Да и неизвестно, будет ли работник брать отпуск именно в дни, которые указал при согласии на отзыв, ведь к тому времени он может уйти на больничный или совсем уволиться.

Подводим итоги

Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Процедура состоит из четырех обязательных этапов: получения согласия, издания приказа, изменения кадровых документов и пересчета отпускных. Когда все выполнено в соответствии с ТК РФ, то работодатель без труда возмещает излишне выплаченные отпускные через суд, если работник откажется их вернуть.