В командировки предприятие отправляет сотрудников по производственной необходимости. Из-за мер, введенных Роспотребнадзором в связи с коронавирусом, некоторые граждане были вынуждены часть времени провести на карантине. Ограничения касались как возвращения из зарубежных поездок, так и передвижений по России – регионы сами определяли условия по изоляции. Как оплатить командировки, карантин на которые пришелся в это же время? Расскажем в нашей статье.
Чем руководствоваться при возмещении расходов по командировкам
По распоряжению руководства работник может выехать в командировку. Основными документами, определяющими порядок направления сотрудников в служебные поездки и оплату связанных с ними расходов, являются гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 (далее - Положение). В этих нормативных актах нет правил, которые бы разъясняли применение установленных правил для командировки в период карантина. Но есть положения, действующие в 2020 году, независимо от прочих обстоятельств, в т.ч. и связанных с коронавирусом:
- на время поездки за сотрудником сохраняется его должность, рабочее место (ст. 167 ТК РФ);
- за период отсутствия выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ);
- оплата за выходные и нерабочие праздники, если работник привлекался к выполнению служебных обязанностей, производится по трудовому законодательству (в двойном размере или, по выбору сотрудника, в одинарном с предоставлением дополнительного дня отдыха) (п. 5 Положения);
- работодатель компенсирует сотруднику командировочные расходы.
К затратам, подлежащим возмещению, относятся (ст. 168 ТК РФ):
- стоимость проезда до места назначения и обратно;
- оплата жилья в период командировки;
- дополнительные расходы в связи с проживанием вне места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные по согласованию с руководством компании.
Поэтому компания в любом случае обязана возместить сотруднику понесенные расходы, произведенные в служебных целях, и начислить зарплату за время отсутствия.
Читайте также: Бухгалтерские проводки командировочных расходов
Как оплатить командировку во время карантина
Правила изоляции граждан устанавливают органы Роспотребнадзора и региональные власти. Компания может столкнуться с различными вариациями, в т.ч.:
- карантин при прибытии в место назначения;
- необходимость изоляции во время командировки, например, из-за контакта с заболевшими лицами;
- карантин после командировки (при возвращении из-за рубежа и из регионов с неблагоприятной ситуацией по коронавирусу).
Не все работодатели приостанавливали свою деятельность в нерабочий период. Поэтому командировка могла начаться и закончиться в разное время – до введения режима самоизоляции, во время него или после.
Однако, за период обязательного карантина (обычно это 14 календарных дней) сотрудник должен предъявить листок нетрудоспособности. Например, согласно п. 4.7 «Рекомендаций по организации работы обсерватора для лиц, прибывших из эпидемически неблагополучной территории по новой коронавирусной инфекции (COVID-2019)» из письма Роспотребнадзора от 22.03.2020 № 02/4708-2020-27), гражданам, находившимся на карантине в обсерваторе, должны выписывать больничный лист. Во многих регионах, установивших обязательный карантин при прибытии, документ оформлялся по телефонному звонку или электронному обращению гражданина.
Поэтому за период карантина (но не всей командировки) работнику начисляется и выплачивается за счет средств ФСС пособие по временной нетрудоспособности.
Оплата остальных дней командировки
Как оплачивается сама командировка в карантин в 2020 г., неоднократно разъяснял Роструд на своем официальном сайте онлайнинспекция.рф. Согласно размещенным ответам ведомства на запросы, компания должна:
- включить время карантина в срок командировки;
- выплатить суточные за все время командировки, включая дни карантина;
- начислить средний заработок за время отсутствия, исключая карантинный период, за который выплачивается больничное пособие;
- возместить расходы на поездку (стоимость проезда, проживания и иные затраты, произведенные в служебных целях).
Размер суточных компания прописывает в своих локальных документах, также как и компенсацию командировочных расходов в случае отсутствия подтверждающих документов. Оплата производится точно так же, как и по остальным командировкам.
Однако в целях подтверждения расходов для целей налогообложения компании желательно составить справку о командировке во время карантина. Она поможет обосновать целесообразность произведенных выплат.
Образец справки в командировку в карантин
Для оформления командировки издается приказ и выдается служебное задание работнику. Другими подтверждающими документами могут выступать:
- командировочное удостоверение (оформлять его не требуется, однако из-за ограничительных мер его желательно выписывать, в т.ч. для заселения в гостиницы);
- счета на проживание;
- билеты на проезд к месту назначения и возвращение к месту проживания;
- визы и отметки в загранпаспорте о пересечении границ);
- прочие чеки, квитанции.
Однако, время командировки из-за карантина скорее всего будет отличаться от указанного в приказе и служебном задании, поэтому рекомендуется составить дополнительную справку для обоснования целесообразности произведенных расходов. Унифицированной формы такой справки нет, поэтому компания может самостоятельно разработать свой вариант документа. В справке обязательно указывается дата составления и ставится подпись ответственного лица с расшифровкой.
Пример
ООО «Завод производства гидротурбинных установок», расположенный в Московской области, в период нерабочих дней не прерывал работу. 14.04.2020 г. отправил в командировку заместителя директора Макарова А.И в г. Нижний Новгород. В приказе руководителя и в служебном задании установлен срок командировки - 3 дня, день возвращения – 17.04.2020. Суточные он получил в утвержденном Положением о командировках размере - 3000 руб. (по 1000 руб. за каждый день).
Однако решением губернатора Нижегородской обл. был установлен обязательный карантин для граждан, прибывших из Москвы и Московской области, к тому же в пути Макаров контактировал с человеком с признаками заболевания. Поэтому Макаров А.И. был вынужден задержаться на 14 дней карантина, проведенные в обсерваторе, и вместо 17.04.2020 г. вернулся только 30.04.2020 г. По возвращении он составил авансовый отчет, в который были включены суточные за весь период командировки – с 14.04.2020 по 30.04.2020 г. Бухгалтерия завода пересчитала размер командировочных расходов, доплатив по авансовому отчету сумму суточных 14000 руб. (за каждый из 14 дней карантина по 1000 руб.). Также Макарову возместили стоимость проживания в гостинице - за 3 дня.
Приведем для командировки во время карантина образец справки, составленной инспектором отдела кадров завода:
Данный документ прикладывается к авансовому отчету сотрудника или приказу об оплате дополнительных расходов.