Как оформить сотрудника на удаленную работу: пошаговая инструкция

Что такое удаленная работа

Под удаленными работниками сейчас подразумевают многих — внештатников, фрилансеров, самозанятых и даже предпринимателей. Однако в нашей статье речь пойдет о работнике фирмы, с которым заключен трудовой договор. В некоторых случаях работодателю приходится перевести персонал на дистанционку на постоянной или временной основе. Это абсолютно законно, удаленная работа регламентируется главой 49.1 ТК РФ.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ под удаленной или дистанционной работой подразумевается выполнение трудовой функции работника без посещения территории работодателя при условии использования информационно-телекоммуникационных сетей, которые обеспечат стабильное взаимодействие между работником и работодателем.

Ситуация из практики от «КонсультантПлюс».
Может ли работник наряду с основной работой в офисе работодателя дистанционно работать по совместительству по аналогичной должности в филиале работодателя, расположенном в другом городе? Получите пробный демодоступ к справочно-правовой системе и узнайте ответ на этот вопрос. Это бесплатно.

Типы дистанционной работы

Еще бывает временно-принудительная удаленка, когда самого работодателя обязали отправить персонал по домам из-за эпидемии, несчастных случаев, чрезвычайного или военного положения в стране.

С этим мы все столкнулись в 2020 году в период COVID-19, когда по всей России была объявлена пандемия. В целях минимизации распространения коронавирусной инфекции, федеральные и региональные власти требовали перевести персонал на удаленный режим работы на основании экстренно выпущенных указов и постановлений.

С тех пор многие бизнесмены, опробовав удаленку, не захотели возвращать работников в офис, потому как поняли, что функции административного персонала реально выполнять из дома. Например, личное присутствие юриста, бухгалтера, оператора колл-центра, редактора и многих других специалистов в офисе необязательно. Зато сокращение количества присутствующих человек позволяет снимать в аренду помещение меньшей площади, что положительно влияет на бюджет компании.

Сюда же относятся опасные происшествия, возникшие на территории работодателя, например, пожар или наводнение. В таких случаях так же можно переводить часть или весь персонал на дистанционный формат. При этом ограничений по длительности (в полгода) не будет. Работодатель вправе удерживать работников дома, пока не будет исключена опасность нахождения в помещениях предприятия. В таких случаях согласие работников не требуется.

При приеме или переводе работников на дистанционку важно понимать, что эти люди фрилансерами не становятся. Удаленная работа подразумевает оформление по ТК РФ. На дистанционный персонал по-прежнему распространяется действие трудового, а не гражданского законодательства.

Рабочий день на удаленке в табеле рабочего времени отражается как обычная явка. Поэтому работодатель обязан оплачивать зарплату согласно ст. 136 и ст. 312.5 ТК РФ — каждые полмесяца, а не единожды в месяц как при договоре ГПХ. Помимо этого, организация выплачивает отпускные, больничные за первые 3 дня нетрудоспособности и выполняет иные обязанности, закрепленные за ним ст. 22 ТК РФ.

На заметку! Работодатель обязан предоставить работнику необходимое оборудование, например, компьютер с необходимыми программами, принтер, канцтовары, бумагу и т. д. Но если работник решил работать на домашнем ноутбуке, то ему следует выплатить компенсацию за износ техники. Каким образом она начисляется и когда выплачивается, закрепляют в коллективном и (или) трудовом договоре (ст. 312.6 ТК РФ).

Как оформить работника на удаленную работу

Перед тем как оформить сотрудника на удаленную работу определитесь с типом удаленки — постоянно или временно. Если работник еще только устраивается к вам на работу, то в заключаемом трудовом договоре сразу оговаривается, что работа будет выполняться в удаленном режиме.

Обязательно закрепите трудовой график работника — начало и окончание рабочего дня, количество и продолжительность перерывов. Если вам важно, чтобы он выполнял свои функции и был на связи с 8 утра до 17 вечера, то так и напишите в договоре. В противном случае сотрудник вправе работать когда пожелает, например, ночью (ст. 312.4 ТК РФ).

Еще один важный момент — способ взаимодействия работника с коллегами и руководством (ст. 312.3 ТК РФ). Продумайте, каким средством связи вы будете общаться с ним: по электронной почте, мессенджеру или телефону. При этом отметьте время отклика на ваше сообщение. К примеру, работник обязан проверять электронный ящик дважды в день и отвечать на письма в течение следующего рабочего дня. Иначе он вообще не будет следить за почтой и ответит, когда захочет. При этом юридически не нарушит правила, ведь они и не были закреплены в договоре.

На заметку! В качестве места выполнения работы в трудовом договоре указывают наименование предприятия, а не домашний адрес работника. Об этом сообщила трудовая инспекция в своем письме от 30.08.2021 № 77/7-26342-21-ОБ/10-30862-ОБ/1366.

Пропишите порядок вызова работника в офис. Даже если он на постоянной удаленке, то его присутствие может внезапно понадобиться для решения экстренных вопросов, планерок или совещаний. Например, удаленного юриста можно вызвать на работу, если начнется проверка от надзорных органов. Укажите, каким образом будете сообщать работнику о необходимости явки и в течение какого времени он обязан отреагировать. Аналогично стоит закрепить порядок передачи отчетов о проделанной работе, т.е. когда, каким способом и в какой форме работник обязан это сделать.

Отметим, что если работник проживает в другом городе, то вызов его в офис считается командировкой. За вынужденную поездку работнику следует оплатить суточные и стоимость поезда (Письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37458-6-1).

Теперь рассмотрим, как оформить перевод на удаленную работу для действующих сотрудников. Если работник уже оформлен у вас, но переводится на удаленку, то новый формат работы обязательно закрепляется дополнительным соглашением к действующему трудовому договору. В нем продумайте и закрепите все те же пункты, что и для договора новых работников. Дистанционный формат повлечет много вопросов даже от бывалого специалиста — каков режим дня, что и каким способом отправлять, кто и когда будет звонить, в каких случаях нужно прибыть в офис и т. д.

В экстренных случаях, например, при объявлении пандемии, персонал переводится массово приказом руководителя на основании постановления местного или федерального Правительства.

Как обмениваться документами при оформлении

Если работник устраивается к вам впервые, то необходимо соблюдать стандартную процедуру приема на работу и запросить документы, обязательные для заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ).

Удаленный работник может оформляться без посещения отдела кадров. Поэтому получить от него документы можно через интернет или по почте. Порядок оформления для дистанционных работников описан в ст. 312.2 ТК РФ.

Оформление дистанционной работы без посещения офиса и почтовых отправлений потребует наличие электронной подписи (ЭП). Работодателю необходима усиленная квалифицированная подпись, работнику — достаточно усиленной неквалифицированной. Однако он должен получить подпись самостоятельно в удостоверяющем центре.

Если одна из сторон не может приобрести подпись, то вариант с электронными документами становится невозможным. Только с помощью ЭП можно официально подписать договор.

Иногда работодатель высылает договор по электронной почте с подписью и печатью предприятия, а затем просит распечатать, подписать, отсканировать и отослать по электронке обратно. Однако это не сделает трудовой договор действующим.

Юридически он вступит в силу только после обмена электронными документами с ЭП или бумажными экземплярами с живой подписью. При отсутствии ЭП стороны направляют бумажные договоры почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

К услугам Почты России придется прибегать и если договор заключен с помощью ЭП, но работник желает иметь бумажный экземпляр. Он пришлет вам заявление, а вы в течение 3 дней отправите письмо (ст. 312.2 ТК РФ).

Что касается трудовой книжки, то если у работника есть бумажный формуляр, он должен принести ее или послать заказным письмом с уведомлением. Если книжки у него еще нет или он уже перешел на электронный формат (ЭТК), то записи о трудоустройстве будут сделаны электронным путем.