Правила проведения инвентаризации в магазине
Товары пересчитываются по правилам, применяемым ко всем видам активов предприятия. Одно из условий — это наличие сформированной и утвержденной руководителем магазина инвентаризационной комиссии.
Но есть исключение из общего правила, то есть инвентаризационную комиссию можно не создавать, в частности, если:
- магазин заключает договор об оказании услуг по проведению инвентаризации с аудиторской фирмой или индивидуальным аудитором;
- инвентаризация проводится ревизионной комиссией магазина при условии, что уставом такой компании предусмотрено создание данного органа, а также уставом или иными документами экономического субъекта на этот орган возложены полномочия по проведению инвентаризации.
Одним из первых шагов должно стать издание приказа о предстоящей проверке ценностей с указанием в нем, в частности, данных о:
- составе инвентаризационной комиссии;
- периоде инвентаризационных мероприятий;
- объектах, подлежащих проверке.
Установленные законодательством РФ правила поясняют, как проводится инвентаризация в магазине, а именно:
- Обязательно должен быть зафиксирован факт подачи материально ответственными сотрудниками расписок.
- Приходование торговой точкой и отпуск товаров на период инвентаризационных действий строго ограничен — при необходимости разрешается принять ТМЦ в присутствии комиссии. При подведении итогов инвентаризации члены комиссии должны будут отметить этот факт в описи «ТМЦ, поступивших во время инвентаризации». Аналогичный механизм предусмотрен и для отпуска товара. По результатам проверки заполняется отдельная опись по отпущенным ТМЦ.
- При инвентаризации большого количества весовых товаров, документ, оформляющий результаты перевеса таких товаров, ведется раздельно одним из членов инвентаризационной комиссии и МОЛ. В конце рабочего дня (или по окончании перевеса) данные этих документов сличают, и выверенный итог вносится в документы, содержащие сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации.
- Для обеспечения объективности получаемой информации в помещения, в которых проводятся подсчет ценностей, должен быть ограничен доступ для посторонних лиц.
- Обязательным считается присутствие как минимум 80% состава инвентаризационной комиссии.
- Во время перерывов в работе комиссий (в обеденный перерыв, ночью, по иным причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
- Если инвентаризация проводится несколько дней, то в отсутствие инвентаризационной комиссии доступ в места, где находятся товары, должен быть ограничен (в том числе помещения опечатаны, установлена сигнализация или видеонаблюдение).
Какие еще нюансы нужно учитывать при проведении инвентаризации товаров в магазине, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как правильно провести инвентаризацию в магазине?
Перед тем, как приступить к непосредственным инвентаризационным мероприятиям, членами комиссии выполняется:
- проверка фактического наличия и текущего состояния документации по ТМЦ;
- изучение регистров учета.
Следование рекомендациям по оптимизации инвентаризации поможет сократить время на ее проведение. Для этого надо разбить товары на группы (например, сначала проверяются овощи и фрукты, а затем переходят в отдел с консервами) и проверить на этикетках штрихкоды.
Бывает так, что при инвентаризации выявляются товары без штрихкодов. Тогда, если на товаре есть артикул, то его можно ввести в терминал сбора данных (ТСД) с клавиатуры вместо штрихкода и товар будет найден (при условии, что артикул выгружен). Если же артикул неизвестен или товар по нему не находится, то такой товар необходимо отложить отдельно на кассе, и после завершения инвентаризации ввести его в документ 1С вручную.
На тару товара, пришедшую в негодность, комиссией оформляется акт на списание с отражением причин порчи (повреждения).
Целесообразно распределить обязанности между членами комиссии: кто будет сортировать товары, а кто — проверять штрихкоды и др.
Чтобы избежать ошибок при пересчете ТМЦ, проведение инвентаризации в магазине осуществляется последовательно одним из способов:
- либо путем проверки товаров в порядке, в котором они расположены в торговом или складском помещении;
- либо по местам хранения, с опечатыванием каждого проверенного корпуса или комнаты — такое возможно при хранении ТМЦ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица.
Пересчитываемые ценности указываются в описях отдельно по каждому из наименований и с приведением данных о товаре (о его виде, сорте, артикуле, количестве в наличии, группе). При проверке ТМЦ могут проводиться следующие мероприятия:
- пересчет;
- перевешивание;
- перемеривание.
Порядок проведения инвентаризации в магазине запрещает вносить сведения в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. При заполнении этих бланков следует разграничивать товары на те, которые находятся на дату инвентаризации в пути, а также на те, которые были отгружены, не оплачены в срок покупателем или находятся на складах иных организаций. По каждой из групп необходимо составлять отдельные описи.
Опись товара в магазине — образец
В общем порядке, итоговые результаты инвентаризации товаров в магазине заносятся в опись по форме ИНВ-3 или по самостоятельно разработанной форме, но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Акт по форме ИНВ-4 используют для оформления результатов инвентаризации стоимости отгруженных товаров, момент признания выручки от продажи которых на дату отгрузки не наступил, например, переданных:
- Посредникам для реализации.
- Покупателям по договорам с особым порядком перехода права собственности.
- Перевозчикам для доставки покупателям.
Инвентаризационная опись товаров в магазине оформляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче в бухгалтерию, а второй — материально ответственному лицу. В бланке формы содержатся такие сведения:
- бухгалтерский счет (субсчет) — "41.2";
- реквизиты предприятия — с номером и датой приказа о проведении инвентаризации;
- срок проведения инвентаризации;
- наименование, характеристика (вид, сорт, группа) товара;
- единицы измерения товара — наименование (например, "кг") и код по Классификатору ОКЕИ;
- цена товара;
-
количество товара по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
-
количество (прописью) порядковых номеров товаров и общее количество (прописью) таких товаров в натуральных единицах измерения, записанных на каждой странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (в том числе шт., кг.) эти товары показаны (на каждой странице документа);
-
отметку о проверке цен, таксировки и подсчета итогов на последней странице документа с подписями лиц, производивших эту проверку;
-
расписку МОЛ, подтверждающую проверку фактического наличия товаров инвентаризационной комиссией в его присутствии, отсутствие претензий к этой комиссии и принятие перечисленных в документе товаров для хранения или использования (в конце документа);
-
в случае смены МОЛ подписи лица, принявшего товар, и лица, сдавшего его.
Каждый экземпляр документа визируется председателем и членами комиссии, материально ответственным лицом (например, продавцом-кассиром) и бухгалтером магазина.
Скачать образец заполнения описи товаров в магазине можно тут, а бланк — здесь.
Документ на бумажном носителе, содержащий сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации, не должен содержать незаполненные строки. В случае если на последней странице такого документа остаются незаполненные строки, такие строки должны быть прочеркнуты.
К документам инвентаризации приобщают, в частности:
- документы, оформляющие результаты перевеса весовых товаров;
- предоставленные материально ответственными лицами объяснения о допущенной пересортице;
- предоставленные комиссии объяснения причин, по которым разница в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, возникшей не по вине МОЛ, не отнесена на виновных лиц.
Помимо приказа о проведении инвентаризации и инвентаризационной описи по итогам инвентаризации издается приказ руководителя магазина об утверждении результатов (квалификации) данной проверки. Если при инвентаризации товаров в магазине были выявлены их недостачи (излишки), то дополнительно оформляется форма ИНВ-19 и ведомость учета результатов инвентаризации (ИНВ-26).
Итоги
Инвентаризация товара в магазине проводится в соответствии с ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация". В общем порядке, ее результаты оформляются в инвентаризационной описи по форме ИНВ-3. Каков порядок проведения данной инвентаризации, рассказано выше в статье.