Правила проведения инвентаризации в магазине
Товары пересчитываются по правилам, применяемым ко всем видам активов предприятия. Одно из главных условий — это наличие сформированной и утвержденной руководителем магазина инвентаризационной комиссии. Одним из первых шагов должно стать издание приказа о предстоящей проверке ценностей с указанием в нем, в частности, данных о:
- составе инвентаризационной комиссии;
- периоде инвентаризационных мероприятий;
- объектах, подлежащих проверке.
Установленные законодательством РФ правила поясняют, как проводится инвентаризация в магазине, а именно:
- Обязательно должен быть зафиксирован факт подачи материально ответственными сотрудниками расписок.
- Приходование торговой точкой и отпуск товаров на период инвентаризационных действий строго ограничен — при необходимости разрешается принять ТМЦ в присутствии комиссии. При подведении итогов инвентаризации члены комиссии должны будут отметить этот факт в описи «ТМЦ, поступивших во время инвентаризации». Аналогичный механизм предусмотрен и для отпуска товара. По результатам проверки заполняется отдельная опись по отпущенным ТМЦ.
- Для обеспечения объективности получаемой информации в помещения, в которых проводятся подсчет ценностей, должен быть ограничен доступ для посторонних лиц.
- Обязательным считается присутствие каждого члена инвентаризационной комиссии.
- Во время перерывов в работе комиссий (в обеденный перерыв, ночью, по иным причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Какие еще нюансы нужно учитывать при проведении инвентаризации товаров в магазине, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как правильно провести инвентаризацию в магазине?
Перед тем, как приступить к непосредственным инвентаризационным действиям, членами комиссии выполняется:
- проверка фактического наличия и текущего состояния документации по ТМЦ;
- изучение регистров учета.
Следование рекомендациям по оптимизации инвентаризации поможет сократить время на ее проведение. Для этого надо разбить товары на группы (например, сначала проверяются овощи и фрукты, а затем переходят в отдел с консервами) и проверить на этикетках штрихкоды.
Бывает так, что при инвентаризации выявляются товары без штрихкодов. Тогда, если на товаре есть артикул, то его можно ввести в терминал сбора данных (ТСД) с клавиатуры вместо штрихкода и товар будет найден (при условии, что артикул выгружен). Если же артикул неизвестен или товар по нему не находится, то такой товар необходимо отложить в отдельную кучу на кассе, и после завершения инвентаризации ввести его в документ 1С вручную.
На тару товара, пришедшую в негодность, комиссией оформляется акт на списание с отражением причин порчи.
Целесообразно распределить обязанности между членами комиссии: кто будет сортировать товары, а кто — проверять штрихкоды и др.
Чтобы избежать ошибок при пересчете ТМЦ, проведение инвентаризации в магазине осуществляется последовательно одним из способов:
- либо путем проверки товаров в порядке, в котором они расположены в торговом или складском помещении;
- либо по местам хранения, с опечатыванием каждого проверенного корпуса или комнаты — такое возможно при хранении ТМЦ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица.
Пересчитываемые ценности указываются в описях отдельно по каждому из наименований и с приведением данных о товаре (о его виде, сорте, артикуле, количестве в наличии, группе). При проверке ТМЦ могут проводиться следующие мероприятия:
- пересчет;
- перевешивание;
- перемеривание.
Порядок проведения инвентаризации в магазине запрещает вносить сведения в инвентаризационные описи со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. При заполнении этих бланков следует разграничивать товары на те, которые находятся на дату инвентаризации в пути, а также, на те, которые были отгружены, не оплачены в срок покупателем или находятся на складах иных организаций. По каждой из групп необходимо составлять отдельные описи.
Опись товара в магазине — образец
В общем порядке, итоговые результаты инвентаризации товаров в магазине заносятся в опись по форме ИНВ-3 или по самостоятельно разработанной форме, но с указанием обязательных реквизитов из ст. 9 закона РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Акт по форме ИНВ-4 используют для оформления результатов инвентаризации стоимости отгруженных товаров, момент признания выручки от продажи которых на дату отгрузки не наступил, например, переданных:
- Посредникам для реализации.
- Покупателям по договорам с особым порядком перехода права собственности.
- Перевозчикам для доставки покупателям.
Инвентаризационная опись товаров в магазине оформляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче в бухгалтерию, а второй — материально ответственному лицу. В бланке формы содержатся такие сведения:
- бухгалтерский счет (субсчет) — "41.2";
- реквизиты предприятия — с номером и датой приказа о проведении инвентаризации;
- срок проведения инвентаризации;
- наименование, характеристика (вид, сорт, группа) товара;
- единицы измерения товара — наименование (например, "кг") и код по Классификатору ОКЕИ;
- цена товара;
- фактическое наличие товара в магазине;
- данные бухучета.
Обязательным реквизитом описи также является число порядковых номеров, общая сумма и количество единиц товаров по факту (прописью). Каждый экземпляр документа визируется председателем и членами комиссии, материально ответственным лицом (например, продавцом-кассиром) и бухгалтером магазина.
Скачать образец заполнения описи товаров в магазине можно тут, а бланк — здесь.
Помимо приказа о проведении инвентаризации и инвентаризационной описи по итогам инвентаризации издается приказ руководителя магазина об утверждении результатов данной проверки. Если при инвентаризации товаров в магазине были выявлены их недостачи (излишки), то дополнительно оформляется форма ИНВ-19 и ведомость учета результатов инвентаризации (ИНВ-26).
Итоги
Инвентаризация товара в магазине проводится в соответствии с приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Однако, с 1 апреля 2025 года этот приказ будет отменен и вступит в силу ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация". В общем порядке, ее результаты оформляются в инвентаризационной описи по форме ИНВ-3. Каков порядок проведения данной инвентаризации, рассказано выше в статье.