Инвентаризация резерва на оплату отпусков

Инвентаризация резерва на оплату отпусков — каков механизм ее выполнения

Право организации на образование резервов предстоящих расходов на оплату отпусков предусмотрено ст. 324.1 НК РФ. Порядок учета таких операций, включая ежемесячный процент и предел отчислений, необходимо закрепить в учетной политике.

Причем, ни один нормативный документ по бухучету прямо не предусматривает ни право, ни обязанность организации по созданию резерва на предстоящую оплату отпусков. Однако, ПБУ 8/2010 требует формирования оценочных обязательств, в том числе и по оплате отпусков работникам. Если компания ведет бухучет упрощенными способами, то она вправе не формировать резерв на оплату отпусков.

Если же предприятие создает резерв отпускных расходов, то проведение инвентаризации обязательств является обязательным в соответствии с п. 3 ст. 324.1 НК РФ. Необходимость в контрольной оценке возникает из-за того, что созданные в разрезе сотрудников суммы могут быть использованы не полностью или, наоборот, перерасходованы.

Каков порядок проведения инвентаризации резерва на оплату отпуска

По общему правилу, алгоритм действий для проведения инвентаризации отпускного резерва таков:

1. Утверждение руководителем приказа о предстоящей инвентаризации обязательств с определением срока мероприятия и состава комиссии.
2. Проведение инвентаризации — сопоставление остатка резерва, имеющегося по состоянию на 31 декабря в бухучете, с суммой, необходимой для исполнения (погашения) обязательства по оплате отпусков по состоянию на указанную дату. При этом, при создании резерва на оплату отпусков на следующий год учитываются неиспользованные дни отпусков, размер среднедневного заработка и величина страховых взносов.
3. При наличии структурных подразделений проверка выполняется по каждому подразделению в отдельности.
4. Оформление акта инвентаризации резерва на оплату отпусков или бухгалтерской справки-расчета.
5. Оформление приказа об утверждении результатов инвентаризации.

В акте инвентаризации резерва на оплату отпусков указываются:

• сведения из бухучета по состоянию на 31 декабря отчетного года до инвентаризации;
• итоги расчетов по каждому сотруднику;
• итоговая величина оценочного обязательства в целом по организации (по группам персонала) по итогам расчета;
• величина расхождения между данными бухучета и итоговой величиной обязательства в целом по компании (по группам персонала).

По итогам инвентаризации резерва на оплату отпусков нужно рассчитать размер обязательства по отпускам в том же порядке, что и налоговом учете, и сравнить обязательство с остатком резерва. Если остаток меньше, то надо доначислить резерв, а если больше — списать разницу на счет 91.01.

Если после проведения инвентаризации окажется, что расходы на отпуска (с учетом страховых взносов) в текущем году больше суммы начисленного резерва, то разницу необходимо отразить в расходах на оплату труда (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Если же размер начисленного резерва будет больше суммы фактических расходов на оплату отпусков за год, то дальнешие действия компании зависят от того, будет ли создаваться резерв на оплату оптпусков в следующем году или нет.

Каковы дальнейшие действия организации

Если резерв на оплату отпусков на следующий год:

1. Не создается — в приведенной ситуации надо восстановить резерв (п. 5 ст. 324.1 НК РФ).
2. Создается — в данном случае необходимо установить остаток недоиспользованного резерва, который можно перенести на следующий год. Для этого потребуется:

Причем, сумму переносимого остатка надо сравнить с остатком недоиспользованного резерва. Если данная сумма больше суммы оставшегося на конец года недоиспользованного резерва, разницу необходимо включить в состав расходов на оплату труда, а если меньше — нужно восстановить резерв.

Для создания резерва необходимо рассчитать оценочное обязательство по оплате отпусков и начислить его по Кт счета 96 в корреспонденции со счетами затрат. Далее, отпускные, компенсации за отпуск и взносы с них начисляются за счет резерва (если его не хватает — приведенные начисления нужно относить на затраты, п. 21 ПБУ 8/2010).

Как и за какой период рассчитывать обязательство по оплате отпусков, организации необходимо решать самостоятельно.

Можно использовать нормативный метод: установить процент отчислений от оплаты труда и начислять резерв каждый месяц. А можно раз в квартал (в месяц) рассчитывать реальное обязательство по отпускным так же, как при инвентаризации.

Проводки по созданию и использованию резерва:

Дт 20 (26, 44) - Кт 96 — создан резерв;

Дт 96 - Кт 70, 69 — использован резерв

Как отражать в бухучете возникновение и погашение налогооблагаемых временных разниц, связанных с созданием резерва на оплату отпусков, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Инвентаризация резерва на оплату отпусков — образец и проводки

Образец акта инвентаризации можно скачать здесь.

Как могут выглядеть отчисления в резерв и отпускные и соответствующие проводки, можно посмотреть ниже:

В бухбалансе будут указаны следующие проводки:

Итоги

Инвентаризация резерва на оплату отпусков проводится перед формированием годовой бухотчетности и выявляет перерасход или остаток зарезервированных средств, на основе чего корректируется база для налогообложения. Сроки и состав инвентаризационной комиссии определяются приказом руководителя. Образец акта инвентаризации резервов на оплату отпусков и соответствующие проводки приведены выше в статье.