Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Правовое регулирование

Проведение, регламент процедуры, периодичность и действия компании по результатам  инвентаризация имущества и обязательств в российском законодательстве регламентируют:

• Положение по ведению бухучета и бухотчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н;
• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49;
• закон РФ "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Однако, с 1 апреля 2025 года приказ Минфина № 49 утратит силу и начнет действовать ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация".

Инвентаризация расчетов с подочетными лицами — понятие и цели

В рамках годовой инвентаризации осуществляется и проверка расчетов с  подотчетными лицами организации. Это делается с целью выявления нарушений кассовой дисциплины.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяются по каждому из них:

• суммы выданных авансов — в соответствии с приказом руководителя (заявлением работников);
• целевое назначение и дата выдачи авансов;
• отчеты по выданным авансам и наличие к ним первичной документации, удостоверяющей расходование полученных сумм;
• соответствуют ли авансовые отчеты целевому назначению полученных средств.

Также, при инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверке подлежит соблюдение данными работниками сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм. Если за таким сотрудником числится задолженность по подотчетным суммам, то нужно удостовериться в том, что срок их возврата не истек.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами — какие счета необходимо проверить

Обязательная ежегодная инвентаризация предусмотрена и по расчетам с подотчетными лицами. Под это направление в инвентаризационных мероприятиях подпадает проверка сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами".  По дебету данного счета отражают выдачу сотруднику денежных средств (Дт 71 Кт 50, 51), а по кредиту сч. 71 — погашение задолженности по авансовому отчету (когда возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы), оприходование ценностей (например, почтовых марок, приобретенных подотчетником) или учет расходов.

Инвентаризация подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами

Перед проведением инвентаризации подотчетных сумм инвентаризационная комиссия обязана установить наличие распорядительных документов текущего финансового года, регламентирующих осуществление расчетов с подотчетными лицами. К числу таких документов относятся локальные акты, утвержденные руководителем предприятия. Это может быть локальный акт, утверждающий:

• список сотрудников, которым могут быть выданы авансовые суммы под отчет;
• порядок предоставления отчета по израсходованным подотчетным суммам;
• сроки сдачи авансовых отчетов и подтверждающих финансовых документов;
• список работников, наделенных полномочиями определять необходимость и объемы целевых трат, отдавать распоряжения подотчетным лицам и осуществлять выдачу подотчетных сумм.

В итоге, в ходе инвентаризации расчетов с подотчетными лицами необходимо уточнить списки:

1. Лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы.
2. Лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам осуществлять траты в интересах работодателя и давать распоряжения бухгалтеру о выдаче подотчетных сумм.

Согласно нормам п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами включает в себя проверку:

• соответствия установленной законом процедуре и регулярности проведения внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами;
• состояния учета расчетов с лицами, привлекаемыми к работе с подотчетными суммами;
• соблюдения сроков предоставления, наличия подтверждающих финансовых документов;
• полноты и правильности оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
• достоверности отражения в регистрах бухучета операций по расчетам с подотчетными лицами и отчетности по ним;
• тождественности сведений, внесенных в регистры бухучета, данным, отраженным в авансовых отчетах.

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, то получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Какие еще документы проверяются при инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Перечень проверяемой документации зависит от целей, на которые выдавались деньги под отчет. Это могут быть:

1. Покупка материальных ценностей — проверяются авансовые отчеты с приложенной документацией, подтверждающей расходование средств и приобретение ценностей (например, товарные и кассовые чеки).
2. Командировка — проверке подлежат служебные задания, приказы о направлении в командировку, командировочные удостоверения, авансовый отчет с приложенными к нему документами, удостоверяющие расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки, проездные авиа-, ж/д билеты, счета за проживание в гостиничном номере).
3. Представительские расходы — проверяется авансовый отчет с приложением оправдательной документации (чеки, квитанции к РКО и иные платежные документы).

Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Все выявленные нарушения кассовой дисциплины должны быть исправлены в соответствии с установленной законом процедурой.

Читайте также: Инвентаризация дебиторской задолженности

Итоги

Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами считается выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в отделе бухгалтерии должны быть в наличии авансовые отчеты по каждой сумме, выданной под отчет.

Все отчеты необходимо проверить на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок оформления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем организации.