Дубликат больничного листа может понадобиться в трех случаях:
- медицинский работник при заполнении бланка допустил ошибку;
- застрахованное лицо (работник), на имя которого выписан первичный документ, потеряло больничный;
- утеря или утрата первичного бланка случилась по вине работодателя.
В первом случае при оперативном выявлении недочетов дубликат выписывается врачом на месте. При утрате по вине работника, он должен сам письменно обратиться в медицинскую организацию за дубликатом. Если в утере виноват работодатель, выдача дубликата больничного листа не предусмотрена. Как действовать в перечисленных ситуациях, рассмотрим далее.
Оформление дубликата больничного листа при утрате первичного бланка
Если виновным в потере документа является застрахованное лицо, инициировать выдачу дубликата должен сам работник. Для этого ему надо обратиться в медучреждение, которое выписывало первичный бланк:
- по месту трудоустройства работник берет справку с информацией о том, что работодатель не получал от сотрудника лист нетрудоспособности за определенный период и не выплачивал пособие;
- справка вместе с заявлением подается в медицинскую организацию;
- комиссия медструктуры принимает коллегиальное решение о целесообразности выдачи дубликата;
- при положительном решении комиссии реквизиты утерянного документа передаются лечащему врачу, который выписывает дубликат больничного листа.
Если застрахованное лицо передало больничный лист работодателю, что подтверждается записями в журналах входящей документации или других учетных книгах нанимателя, но документ был утрачен, необходимо инициировать внутреннюю проверку. При проверке выясняются обстоятельства пропажи документа, определяется степень ответственности отдельных должностных лиц за потерю или утрату бланка. По итогам расследования готовится акт, в котором указываются причины отсутствия листка нетрудоспособности:
- халатность конкретного работника;
- непредвиденные обстоятельства непреодолимой силы (наводнение, пожар).
В последнем случае к акту должны быть приложены справки, подтверждающие произошедшее бедствие:
- справка, оформленная в пожарной службе по факту возгорания;
- подтверждающий документ от МЧС об имевшем место стихийном бедствии;
- акт ЖЭКа или управляющей компании о затоплении помещений офиса, обрушении потолочных конструкций, стеновых перегородок и т.п.;
- справка ОВД о случае хищения документации на предприятии.
Дубликат больничного в таком случае не выдается, но правомерность начисления пособия работодатель может подтвердить письмами или справками из медучреждения, выдавшего первичный документ, в которых будут указаны все необходимые данные о застрахованном лице, его заболевании, а также реквизиты утраченного листка нетрудоспособности (т.е. все данные, входящие в первичный документ). К такому выводу неоднократно приходили суды разных инстанций, принимая сторону работодателя (например, определение Верховного Суда РФ от 28.12.2016 № 305-КГ16-17521). Если работодатель предоставит в ФСС надлежаще оформленный пакет документов, где вместо утраченного больничного листа будет приложено подобное письмо медучреждения, Фонд не должен отказать ему в возмещении пособия.
Дубликат больничного листа: оформление в 2018 году при некорректном заполнении
Документ не считается неправильно оформленным, если в нем допущены технические недочеты, но при этом все записи читаемы (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956). К таким недочетам, в частности, относят:
- заполнение бланка не печатными, а прописными буквами,
- попадание печати на поля с информацией,
- пробелы между инициалами врача и т.п.
При этом существенной признается ошибка в указании ФИО работника, дат открытия и закрытия периода нетрудоспособности. Недопустима нечитаемая печать медорганизации. При неточности в наименовании места трудоустройства застрахованного лица, такие недочеты нивелируется корректной информацией, указываемой работодателем при заполнении им своего раздела больничного листа. Если ошибки были допущены работодателем при оформлении его части документа, дубликат не требуется. В этом случае некорректная информация перечеркивается, указываются правильные данные, факт исправления визируется подписями и печатью (подробнее об этом мы рассказывали в этой статье).
Дубликат отличается от первичного бланка отметкой в соответствующей строке «Дубликат». В нем указывается дата выдачи нового больничного листа. Если первичный бланк содержал данные о продлении больничного, в дубликат вписывается дата начала периода болезни и дата окончательной выписки (без промежуточных пролонгаций). Кроме подписи врача должна присутствовать подпись председателя врачебной комиссии. Остальные реквизиты должны быть идентичны первоначальным. Больничный и его дубликат могут быть заполнены от руки печатными буквами или на компьютере.