Минфин России в письме от 12.03.2021 № 03-03-06/1/17362 указывает, что суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием принадлежащего им либо арендованного ими оборудования (программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств), не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Ведомство указывает, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. Работодатель должен располагать копиями документов, подтверждающих приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, а также расходы, понесенные им при использовании оборудования в служебных целях.
Кроме того, как следует из письма, на суммы рассматриваемых компенсаций также можно уменьшить базу по расходу на прибыль. В этих целях применяется общее правило - в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Компенсации могут быть учтены как расходы в целях исчисления налога на прибыль организаций, пишет Минфин, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы и на какие цели по ним были произведены.
