Налоговый орган в своем письме в отношении применения электронных форматов документов, сообщает, что перечень электронных форматов, утвержденных ФНС, носит рекомендательный характер.
Между тем, п. 1 ст. 169 НК РФ допускает составление и выставления счетов-фактур:
- на бумажном носителе;
- в электронной формате, применение данного способа возможно по взаимному согласию сторон сделки, если у них имеются технические средства и возможности для приема и обработки таких счетов-фактур.
Стоит отметить, что электронный формат счетов-фактур, а также корректировочных счетов-фактур, предусмотрен при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, за исключением некоторых случаев, перечисленных в п. 1.1 ст. 169 НК РФ, а именно:
- при реализации товаров физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных не связанных с предпринимательской деятельностью нужд, а также налогоплательщикам НПД;
- при реализации и перемещении товаров с территории РФ в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта);
- при реализации и перемещении товаров, подлежащих прослеживаемости, с территории РФ на территорию другого государства – члена ЕАЭС.
При этом, напоминает ФНС, налогоплательщики вправе самостоятельно предусмотреть правила документооборота при формировании учетной политики в соответствии с ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».
Какие еще нюансы нужно учесть при составлении УП на следующий год рассказывается в материале «Учетная политика для целей бухгалтерского учета на 2023 год».
Согласно пп. 5.9.51 п. 5 Постановления от 30.09.2004 № 506 «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе», к полномочиям ФНС относится установление (утверждение) форматов истребуемых у налогоплательщиков, плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов документов для представления в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее - ТКС). Однако обязанности применения налогоплательщиками указанных форм налоговым законодательством не предусмотрена.
В отношении порядка предоставления документов налоговая служба обращает внимание на следующее:
- если истребуемые документы были составлены в электронной форме по установленным форматам ФНС, то направить такие документы в налоговый орган можно в неизменном виде по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ);
- если истребуемые документы были составлены в электронной форме, но не по установленным форматам ФНС, то направить такие документы в налоговый орган необходимо на бумажном носителе в виде заверенных налогоплательщиком копий с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо ФНС России от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048).
Помимо вышеперечисленных способов, предоставление документов в налоговую в электронном виде допускается осуществлять пакетом сканированных документов, который должен быть подписан усиленной электронной подписью.
Между тем, ФНС напоминает, что формат документов, используемых в рамках электронного документооборота, утвержден Приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@ (далее - Приказ № ММВ-7-6/16@). Согласно Приказу № ММВ-7-6/16@ электронный формат документов может быть следующим:
- xml-файлы,
- скан-образы документов (с расширением: tif; jpg; pdf; png.), направляемые в ответ на требование налогового органа о представлении документов (информации).
В завершение налоговая служба отмечает, что уже разработан проект документа с изменениями в Приказ № ММВ-7-6/16@, который приведет его в соответствие с требованиями действующего налогового законодательства в части расширения возможностей ЭДО и обеспечения представления налогоплательщиками в налоговые органы электронных документов, созданных в формате PDF, в том числе по стандарту PDF/A-3.
Как применяется ЭДО в рамках трудового законодательства рассказывается в материале «Особенности организации электронного кадрового документооборота в 2022 году».
