Сколько хранятся приказы о премировании сотрудников?

Какой срок хранения у приказов о премировании?

Любое решение работодателя оформляется приказом. Все приказы можно разделить на 3 вида:

1. По основной деятельности.
2. По личному составу.
3. По административно-хозяйственной деятельности.

От того, к какому виду относится тот или иной приказ, зависит срок его хранения.

Основным документом, определяющим условия и сроки хранения документации, является Перечень документов, утвержденный приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

Кроме того, сроки хранения документации определены Федеральным законом № 125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в РФ» (в ред. от 13.12.2024).

В нашем случае приказ о премировании относится к приказам по личному составу. Сроки их хранения зависят от дат завершения делопроизводства и могут составлять 50 или 75 лет. Срок хранения приказов о премировании определен пунктом 434 Перечня из приказа № 236.

Однако, отдельные документы по личному составу имеют иной срок хранения.

Сколько времени нужно хранить документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников организации ? Ответ вы можете посмотреть в "КонсультантПлюс". Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

Важно учитывать, что срок хранения начинает исчисляться не с даты исполнения и снятия с контроля документов, а с 1 января, следующего после того года, когда было закончено делопроизводство (п. 2 ст. 21.1 ФЗ № 125).

Какая ответственность при нарушении сроков хранения приказов о премировании?

При нарушении сроков хранения приказов о премировании ответственность может быть административной (по КоАП РФ) и налоговой (по НК РФ). Снижать срок хранения и преждевременно уничтожать приказы о премировании сотрудников работодатель не вправе. Такие действия влекут для юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и граждан начисление штрафов (ст. 27 закона РФ от 22.10.2004 № 125, в ред. 13.12.2024).

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования приказов о премировании влечет предупреждение или наложение административного штрафа (ст. 13.20 КоАП РФ):

• на граждан – в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
• на ответственных должностных лиц – от 3 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц – от 5 000 до 10 000 руб.

Кроме того, досрочное уничтожение документации приведет к возникновению проблем при налоговой проверке, в частности, к доначислению налогов.

Хранение документов с нарушением сроков грозит следующими размерами налоговых штрафов (ст. 120 НК РФ):

• при непредставлении бухгалтерских и налоговых документов за один налоговый период – 10 000 руб.;
• если нет документов за несколько налоговых периодов – 30 000 руб.

При занижении налоговой базы размер штрафа составит 20 % от величины неуплаченной суммы, но минимально – 40 000 руб.

Кроме того, за грубое нарушение в виде отсутствия приказа о премировании в период срока его хранения ответственное должностное лицо оштрафуют на 5 000 - 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

На заметку! Штрафы могут выписать и за иные нарушения закона. Например, если не правильно рассчитать выплату по среднему заработку (при расчете которой учитывают и премии в составе оплаты труда). Такое возможно, если не соблюдать нормы постановления Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.