Надо ли распечатывать карточки учета страховых взносов?

Что такое карточка учета страховых взносов

Это внутренний бухгалтерский документ, который формируется работодателем (страхователем) для отражения начисленных и уплаченных страховых взносов за каждого работника. Эта обязанность закреплена на законодательном уровне, а именно в п. 4 ст. 431 НК РФ. 

Основные цели ведения карточек учета страховых взносов сводятся к следующему: 

• контроль правильности начисления взносов;
• фиксация базы для начисления взносов и применяемых тарифов;

Какие тарифы используют для исчисления страховых взносов, разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

• подготовка отчетности;
• проверка расчетов с работниками и налоговыми органами.

Сегодня нет единой формы этого документа, поэтому работодатели могут использовать свой шаблон документа. Главное, чтобы в нем нашли отражение следующие основные данные:

• личные сведения о работнике;
• период учета;
• начисленные выплаты;
• база для начисления взносов;
• суммы начисленных и уплаченных взносов.

Нужно ли распечатывать карточки учета страховых взносов

Вопрос хранения регистров бухгалтерского учета, включая карточки учета страховых взносов, регулируется нормами п. 11 Инструкции № 157н.

Если у организации есть техническая возможность, карточки можно хранить в электронном виде, но при обязательном соблюдении условия: они должны быть подписаны электронной подписью. Это придает документам юридическую силу и заменяет бумажный вариант.

Если же ЭДО в компании не внедрен и нет возможности подписать карточки ЭП, то их необходимо распечатывать на бумаге. В таком случае они должны храниться вместе с первичными документами, подтверждающими начисление и уплату страховых взносов (расчетные ведомости, платежные поручения и т. д.).

Срок хранения как электронных, так и бумажных карточек составляет 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Рекомендуем также проверить, закреплен ли в вашей учетной политике выбранный способ хранения. Это поможет избежать претензий при проверках.

Таким образом, ответ на вопрос, нужно ли распечатывать карточки учета страховых взносов, зависит от способа организации документооборота в компании. 

Ответственность за отсутствие или ошибки в карточках учета страховых взносов

Несмотря на отсутствие единого бланка карточки, ее заполнение является обязательным. Отсутствие данного регистра или регулярные ошибки при его оформлении могут быть расценены как серьезные нарушения правил налогового учета. За такие нарушения предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.

Меры ответственности включают штрафные санкции:

• 10–30 тыс. рублей (зависит от количества расчетных периодов, в которых была допущена ошибка), если налоговая база не занижена;
• 20 % от суммы неуплаченных взносов, если из-за ошибки уменьшилась база для начисления взносов.

Заключение

Итак, отвечаем на главный вопрос про карточки учета страховых взносов: надо ли распечатывать их. Если нет возможности подписать документы электронной подписью, то однозначно бланки нужно распечатать и проставить все необходимые подписи (печати). 

В целом карточка учета страховых взносов – важный инструмент для контроля расчетов с бюджетом и защиты интересов работников. Несмотря на отсутствие строгой формы, ее ведение обязательно для корректного учета и минимизации рисков при проверках. Помните, что в случае выявления ошибок компания может быть оштрафована.