Можно ли оформить транспортную накладную на бумаге при техническом сбое и как затем передать сведения в электронную систему?
Как действовать при техническом сбое при отправке транспортной накладной?
Сбой считается нештатной ситуацией, если сервисы недоступны более одного часа. Оператор ГИС ЭПД должен в течение двух часов уведомить участников информационного взаимодействия и операторов ИС ЭПД, а оператор ИС ЭПД — своих контрагентов.
При соблюдении условий, установленных приказом Минтранса России № 262, бумажная транспортная накладная допустима как исключение, в частности когда участник перевозки не может направить документ в ГИС ЭПД из-за сбоя программно-аппаратных комплексов. Принципиальное условие — такой сбой должен быть зафиксирован в ГосСОПКА, государственной системе обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак.
- Зафиксируйте сбой, сохраните уведомление оператора, скриншоты ошибок, переписку со службой поддержки, справку оператора ИС ЭПД с временем начала и окончания неисправности.
- Убедитесь, что ситуация подпадает под исключение приказа № 262: технический сбой зафиксирован либо имеются иные предусмотренные основания, например отсутствие связи.
- Оформите бумажную транспортную накладную со всеми обязательными реквизитами: данными грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя, сведениями о грузе, маршруте и иных условиях перевозки.
- Обеспечьте собственноручное подписание накладной участниками перевозки, уполномоченных лиц, и оттиск печати — при ее использовании организацией. Передайте документ водителю для предъявления при проверке.
- Ведите внутренний реестр таких случаев: дата и время сбоя, номер накладной, основание для бумажного оформления, подтверждающие документы. Это поможет обосновать правомерность отступления от электронного формата.
Как передать сведения о бумажной транспортной накладной в электронную систему
Здесь важен ключевой принцип: смешанный документооборот по одной перевозке не допускается. Если накладная начата на бумаге, она и завершается на бумаге; если начата в электронном виде — завершается электронно.
ЭТрН с 01.09.2026: кто обязан применять, как перейти и заполнять? Можно узнать в системе КонсультантПлюс, оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Поэтому бумажную накладную, оформленную из-за сбоя, не нужно «дублировать» в ГИС ЭПД как электронную транспортную накладную по той же перевозке. После восстановления работоспособности системы участник возвращается к обычному электронному оформлению последующих документов.
Иная ситуация — если электронные документы были сформированы у оператора ИС ЭПД, но не успели попасть в ГИС ЭПД из-за недоступности государственной системы. В этом случае их не переоформляют на бумаге: оператор сохраняет документы и после восстановления сервиса направляет накопленные сведения в ГИС ЭПД автоматически либо в порядке информационного взаимодействия.
Бумажный оригинал накладной с «живыми» подписями при этом уничтожать нельзя — сохраните его в архиве бухгалтерии вместе со скриншотами/актами о техническом сбое для обоснования перед налоговой (ФНС) причин правомерности бумажного оформления.
Итоги
Бумажная транспортная накладная при техническом сбое — это временная мера, а не альтернативный постоянный формат. Она правомерна лишь при подтвержденном основании из приказа Минтранса № 262, в том числе при зафиксированном сбое. Если недоступна только ГИС ЭПД, электронный документооборот продолжается через оператора ИС ЭПД, а сведения передаются в государственную систему после восстановления сервиса. Если же оформить или передать электронный документ невозможно из-за сбоя у участника перевозки, оформляется бумажная накладная, а после устранения проблемы компания возвращается к ЭДО — без смешанного оформления одной и той же перевозки.
