Справка о среднесписочной численности работников

Где теперь указываются сведения о среднесписочной численности работников

Несколько лет назад в форме КНД 1110018 указывалась ССЧ работников за год. В 2025 году эта информация фигурирует в двух обязательных отчетах:

• РСВ;
• ЕФС-1.

Обе формы подаются ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Соответственно, среднесписочная численность указывается в них за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год (нарастающим итогом).

Форма РСВ утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (в ред. от 13.09.2024). В ней среднесписочную численность показывают на титульном листе, в поле, которое находится сразу под наименованием организации.

Что касается ЕФС-1, бланк которой утвержден приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, то здесь данные о среднесписочной численности отражены во втором разделе. Он является аналогом упраздненной формы 4-ФСС.

Проблемы возникают с самим расчетом среднесписочной численности сотрудников за тот или иной период. Как определить этот показатель, рассмотрим дальше.

Кого учитывают в составе среднесписочной численности

Схема расчета среднесписочной численности работников представлена в Указаниях по заполнению формы № П-4 (утверждены приказом Росстата от 16.12.2024 № 647). В п. 17 этого документа перечислены сотрудники, учитываемые в расчете при определении ССЧ. Это работники, с которыми заключен трудовой договор. В расчет в том числе включаются и лица, находящиеся на больничном, командированные и др.

Не включаются в ССЧ сотрудники, с которыми заключены договоры ГПХ на выполнение работ (оказание услуг), собственники без заработной платы, внешние совместители и некоторые другие категории трудящихся (полный список можно посмотреть в п. 17 указаний по заполнению формы № П-4).

Как рассчитать среднесписочную численность работников за месяц, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Особые вопросы вызывает такая категория работников, как мобилизованные. Включать ли этих сотрудников в расчет ССЧ?

Росстат в тандеме с Минтруда и Минэкономразвития сформировал разъяснения, согласно которым мобилизованные на период прохождения службы исключаются из ССЧ. При этом в списочной численности они учитываются как целые единицы.

Определяем среднесписочную численность сотрудников

Определение показателя происходит в два этапа:

• расчет ССЧ за каждый месяц;
• расчет ССЧ за отчетный период (т. е. квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

Расчет средней численности за каждый месяц

Здесь порядок определения ССЧ такой: суммируется число работников за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздничные даты), а затем эта величина делится на число календарных дней месяца.

Например, в марте 2025 года в ООО «Спектр» трудились 9 человек. Причем 8 из них отработали весь месяц, а один из сотрудников был уволен уже 6 марта. Выходит, что уволившийся числился в штате 6 календарных дней (в том числе в расчет включены и выходные).

Таким образом, ССЧ ООО «Спектр» за март 2025 года рассчитывается по следующей схеме:

(8 × 31) + (1 × 6) = 254 (человеко-дней);

254 / 31 = 8,19 (чел).

Округлять цифры на этом промежуточном этапе не нужно. Округление производится позже, при определении ССЧ за отчетный период.

Бывает, что отдельные сотрудники трудятся на предприятии неполный рабочий день. Речь не идет о лицах, для которых сокращенный день предусмотрен законом: работниках вредных производств, несовершеннолетних, кормящих матерях и т. д. Эти сотрудники в любом случае учитываются как целые единицы. А вот работники, не попадающие под эти категории и трудящиеся меньше установленной продолжительности рабочего дня, учитываются в составе ССЧ пропорционально отработанному времени.

Расчет при наличии в штате таких трудящихся происходит следующим образом:

1. Рассчитываем «долю» лица с частичной занятостью в полном рабочем дне путем деления числа отработанных им часов на число часов, составляющих полный рабочий день.
2. Определяем число дней, полностью отработанных таким сотрудником, – это произведение предыдущего показателя и количества нормативных рабочих дней по производственному календарю.
3. Считаем среднюю численность частично занятых: делим отработанные дни на число рабочих дней по календарю.

Лучше понять эту схему поможет пример.

В ООО «Спектр» в феврале 2025 года был задействован работник на 2 часа в течение 15 рабочих дней. Это лицо в общей сложности отработало в компании в феврале 30 часов (2 × 15).

Рассчитаем ССЧ не полностью занятых сотрудников для ООО «Спектр» в феврале:

1. Рассчитываем долю сотрудника в рамках рабочего дня: 2 / 8 = 0,25 (чел).
2. Рассчитываем число отработанных этим лицом человеко-дней: 0,25 × 15 = 3,75 (дня).
3. Считаем ССЧ частично занятых за февраль: 3,75 / 20 = 0,19 (чел).

Этот показатель (0,19 человека) прибавляется к ССЧ, рассчитанной за месяц по полностью занятым сотрудникам.

Определяем среднесписочную численность за отчетный период

Здесь все просто. Берутся показатели за каждый месяц отчетного периода, складываются, а затем это число делится на количество месяцев периода: на 6 за полугодие, на 12 за год и т. д. Рассмотрим на примере.

В таблице приведены данные по ССЧ сотрудников ООО «Спектр» за год:

ССЧ ООО «Спектр» за год = 1 599 / 12 = 133,25.

Полученный результат округляется до целого – 133 человека. Именно это число и фигурирует в отчетах и справках.

Справка о среднесписочной численности сотрудников

Бывает, что налоговая или иной контролирующий орган запрашивает у организации справку о среднесписочной численности работников. В какой форме представить эти сведения?

Унифицированного бланка такой справки в 2025 году нет, поэтому организации вправе сформировать документ произвольно. Главное, чтобы в нем присутствовали нужные данные: идентификационные сведения об организации, показатель ССЧ.

На практике для этих целей нередко используется упраздненный бланк «Сведения о среднесписочной численности работников» (КНД 1110018). В нем содержатся все необходимые для заполнения поля.

Скачать образец

Справку можно составить и на бланке организации в свободной форме.

Скачать образец

Итоги

Итак, информация о ССЧ сотрудников в 2025 году отдельно не представляется. Эти сведения фигурируют в двух обязательных отчетах – РСВ и ЕФС-1. По запросу контролирующих органов у каждой организации или ИП может возникнуть необходимость представления справки о среднесписочной численности работников. Этот документ составляется в произвольной форме, но можно также использовать упраздненный ранее удобный бланк КНД 1110018. Вопросы вызывает именно момент определения ССЧ. Показатель рассчитывается в два этапа: сначала формируется ССЧ по каждому месяцу отчетного периода, а потом считается ССЧ за отчетный период.