Служебная записка на приобретение оборудования

Функции служебной записки на приобретение: когда ее составляют

Служебная записка в рассматриваемом случае – это документ, который составляет заинтересованное (материально ответственное) лицо для того, чтобы проинформировать руководство о том, что нужно закупить конкретные товары, и поясняет, для чего они предназначаются. Подобные закупки обычно требуются:

1. Когда тот либо иной ресурс организации заканчивается (изнашивается, становится непригодным для использования либо даже неактуальным) и в организации встает вопрос о том, как его восполнить (заменить). Например, спецодежда может изнашиваться, рваться, оборудование со временем – устаревать, ломаться.
2. Если те либо иные средства труда необходимы для работы, а их попросту нет в организации (либо их не хватает). Так, если при расширении штата на работу приняли новых людей, а оборудования (машин, станков, агрегатов, проч.) на всех не хватает, тогда нужно его докупить.

Так, к примеру, на предприятии общественного питания в пищеблок, где готовятся блюда навынос, может потребоваться дополнительная закупка теплового оборудования для варки, жарки, комбинированной обработки. Это может быть электроплита, мармит, пекарский шкаф, проч. Для целей их приобретения заведующий пищеблоком может написать служебную записку на закупку оборудования.

Как отразить в учете приобретение производственного оборудования, требующего монтажа, и его монтаж силами подрядчика? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ. Это бесплатно.

По ст. 22 ТК наниматель обязан (!) обеспечивать сотрудников инструментарием, оборудованием и др. средствами, которые необходимы для выполнения трудовых обязанностей, а также их бытовые нужды, относящиеся к исполнению данных обязанностей!

Обратите внимание: если работники не смогут работать из-за отсутствия оборудования, может возникнуть простой по вине нанимателя, который, согласно ст. 157 ТК, наниматель обязан будет оплатить.

Примечательно, что вышестоящее руководство даже не всегда может знать о том, что требуется что-то приобрести, докупить. При помощи служебной записки начальство информируют о необходимости закупки и ее обосновывают. Служебную обычно пишет уполномоченный работник по хозяйственной части, отвечающий за административно-хозяйственное обеспечение организации. Адресуется она директору (главе организации).

Написать служебную может, по сути, любой заинтересованный работник (законом это не возбраняется). Например, сотрудник, который работает на данном оборудовании либо отвечает за него. Поводом для написания может быть неисправность оборудования, причину которой работник не смог сам определить (не смог запустить станок, иное).

Директор в рабочем порядке рассматривает служебную записку на покупку оборудования, затем принимает решение. Если он посчитает доводы составителя записки обоснованными, то примет положительное решение. Тогда могут издать приказ для выделения средств на закупку либо на безналичную оплату оборудования.

Как составить записку на закупку товаров

Обязательного (рекомендованного) типового шаблона для такого документа нет. Текст записки составляют сами либо по шаблону, применяемому в организации. По закону составлять служебную и регистрировать ее вовсе не обязательно. Но многие организации активно используют служебные в работе и регистрируют их в журналах учета.

Строгих требований к форме и содержанию записки тоже нет. Ее можно написать от руки на листе А4 либо напечатать на ПК. Но, несмотря на это, составлять ее нужно по правилам оформления стандартного документа. Поэтому служебная должна (может) включать:

• реквизиты документа – название, дату и место составления, номер по порядку (если нумерация предусмотрена в организации);
• сведения об адресате – Ф. И. О., должность главы организации;
• данные составителя – фамилия, инициалы, должность, а в конце документа – подпись с расшифровкой;
• просьбу о закупке оборудования (выделении средств на его закупку);
• что, в каком количестве требуется закупить (для закупок в большом объеме приводить список оборудования лучше в виде таблицы);
• если нужно, то и подробные характеристики оборудования (марка, модель, мощность, проч.), которое предлагается закупить;

ВАЖНО! В служебную записку на приобретение оборудования могут включаться дополнительные сведения по закупке, актуальные именно для данной организации, связанные с характером ее деятельности!

• обоснование того, почему требуется закупить описанное оборудование;
• если требуется, то документальное доказательство того, что организация нуждается в подобной закупке.

Обратите внимание: ко всем служебным запискам предъявляются, по сути, одинаковые требования по части их оформления и подачи на рассмотрение. Основное различие их связывается с предметом закупки. Если им является конкретное оборудование, то в записке указывают, для кого (какого подразделения) планируется закупка оборудования. Помимо этого, тут же нередко описывают его свойства, характеристики, поясняют, в каком состоянии находится имеющаяся техника.

Образец записки с условными данными

Допустим, в отделе снабжения ООО «Торг» всего один устаревший компьютер. В отдел приняли на работу двух человек, а для работы одного компьютера на всех не хватает.

Чтобы купить еще 2 компьютера, начальник отдела снабжения пишет служебную на имя директора компании следующего содержания:

Итоги

Когда оборудование изнашивается, устаревает либо его не хватает, ответственное заинтересованное лицо пишет служебную для приобретения нового. Она адресуется начальству, содержит обязательные реквизиты стандартного документа, сообщает, что, почему и в каком количестве нужно приобрести.