Отчет ЕФС-1 с 2025 года

Изменения в отчете ЕФС-1 с 2025 года

С 1 января 2025 г. работодатели заполняют форму ЕФС-1 на прежнем бланке из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281. Формат представления сведений утвержден приказом СФР от 23.11.2023 № 2315.

А вот в прошлом году были изменения. Например:

При заполнении раздела 5 указывайте подходящий из следующих значений код:

На титульном листе в прошлом году появилось новое поле "Код категории страхователя-физического лица".

Это поле заполняют ИП или физлица, которые производят выплаты физлицам. В этом поле могут быть указаны следующие коды:

На какие важные моменты при заполнении ЕФС-1 обратить внимание бухгалтеру и кадровику, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Типовую ситуацию.

Кто сдает отчет ЕФС-1

Кто сдает отчет ЕФС-1 в 2025 г., зависит от того, какие застрахованные лица числятся в штате организации (ИП)-страхователя. По общему правилу его сдают все ИП и организации. Однако некоторые разделы оформляются отдельными лицами.

Например, подраздел 1.1 разд. 1 формы ЕФС-1 представляется в территориальное отделение СФР всеми страхователями: организациями, ИП.

Подраздел 1.2 подразд. 1 формы ЕФС-1 оформляется и сдается в СФР только теми организациями (ИП), чьи работники в отчетном периоде:

• замещали должности госслужащего, муниципального служащего;
• работали на корабле и на ином водном ТС;
• отработали полный сезон в компании на сезонной работе (ст. 293 ТК РФ);
• работали в тюрьме при отбывании наказания;
• получили право на досрочное получение страховой пенсии на основании ст. 30–32 ФЗ № 400 от 28.12.2013;
• были в состоянии простоя или отстранены от работы;
• были освобождены от работы;
• работали вахтой;
• имели статус «безработный» и получали пособия по безработице;
• имеют право на получение пенсии на основании ФЗ № 1244-I от 15.05.1991 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• находились в отпуске по уходу за ребенком 1,5–3 лет;
• пребывали в неоплачиваемом отпуске (ст. 128 ТК РФ);
• работали в сельском хозяйстве согласно ч. 14 ст. 17 закона РФ № 400-ФЗ от 28.12.2013;

• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

• период участия в оплачиваемых общественных работах,
• период переезда или переселения по направлению Биржи труда в другую местность для трудоустройства;

• имели период приостановления действия трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ.

Подраздел 2 разд. 1 отчета ЕФС-1 содержит сведения по страхователю и о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ, установленных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 ФЗ № 400 от 28.12.2013.

Раздел 2 отчета ЕФС-1 оформляется страхователями-юрлицами или физлицами, трудоустраивающими лиц, подлежащих обязательному соцстрахованию. Перечень таких лиц приведен в п. 1 ст. 5 ФЗ № 125 от 24.07.1998 (далее - ФЗ № 125).

Срок сдачи формы ЕФС-1

Бланк по теме: Расчет по страховым взносам с 2025 года Посмотреть Скачать

По закону крайний срок сдачи некоторых разделов отчета ЕФС-1 в СФР в 2025 году и последующие годы установлен на 25-е число месяца, следующего за истекшим отчетным периодом, то есть в 2025 году - до 27.01.2025, 25.04.2025, 25.07.2025, 27.10.2025.

По прошествии 4 квартала 2025 г. форму нужно подать в СФР до 26.01.2026.

Таким образом, форма сдается 1 раз в квартал (ст. 24 ФЗ № 125). Однако, отдельные разделы формы ЕФС-1 нужно заполнять с различной периодичностью (ст. 2 ФЗ № 237 от 14.07.2022):

• подразд. 1.1 разд. 1 формы ЕФС-1 – до 25 числа месяца, следующего за прошедшим (только При переводе, реорганизации или переименовании компании), или на следующий рабочий день - после оформления руководителем организации (ИП) приказа об увольнении (приеме) работника, в том числе дистанционного, прекращении (заключении) ГПД;
• подразд. 1.2 – до 25 января, 1 раз в год

либо на работника, который в отчетном году оформлял пенсию, отпуск по БиР или по уходу за ребенком до 1,5 лет, подраздел 1.2 сдают дважды:

- первый раз не позднее 3 дней после получения заявления на детские отпуска (тип "Назначение выплат по ОСС") либо заявления будущего пенсионера (тип "Назначение пенсии").

- второй - по итогам года (тип "Исходная")  не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

• подразд. 1.3 – до 25-го числа месяца, наступившего вслед за истекшим;
• раздел 2 – 1 раз в квартал, то есть до 25.04, 25.07, 27.10.2025 и 26.01.2026 (ст. 24 ФЗ № 125).

*В кругах в целях разъяснения показаны фонды (ПФР и ФСС), куда эти сведения направляли до 2023 года.

При этом организации обязаны 1 раз в квартал сдавать в инспекцию ФНС отчет РСВ, а ежемесячно - Персонифицированные сведения о физлицах. Это необходимо делать до 25-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным (расчетным) периодом (Приказ ФНС РФ № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022).

Куда представляется ЕФС-1

Отчет ЕФС-1 сдается в территориальное отделение СФР (Социальный фонд РФ) по месту регистрации страхователя (ч. 12 ст. 2 ФЗ № 237-ФЗ от 14.07.2022). Это можно сделать:

1. На бумаге при посещении единого клиентского офиса СФР.
2. В электронной форме – по телекоммуникационным каналам связи.

При этом, если штат организации (ИП), включая лиц, работающих по договорам ГПХ на выполнение работ (оказание услуг), составляет более 10 человек, отчет ЕФС-1 должен быть предоставлен только в электронной форме.

Содержание отчета ЕФС-1

Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 с подразделами 1, 1.1–1.3, 2 и 3.
3. Раздел 2 с подразделами 2.1–2.3.

Особенности оформления отчета ЕФС-1

Если сдаете отчет на бумажном носителе, заполняйте бланк шариковой синей, фиолетовой или черной ручкой или печатными буквами на ПК (без помарок, сокращений и исправлений).

Форма ЕФС-1 заверяется печатью юрлица и удостоверяется подписью страхователя – руководителя юрлица (организации) или его уполномоченного представителя. При этом, если страхователь не является юрлицом (то есть это ИП, физлицо - не ИП), этот отчет обязательно подписывается таким лицом, а печать на нем ставится при наличии.

Подраздел 1 разд. 1 формы ЕФС-1 подлежит обязательному заполнению при оформлении подразд. 1.1, 1.2, 1.3 раздела 1.

Подразделы 2.1, 2.3 разд. 2 оформляются всеми руководителями организаций (ИП) – страхователями. Подразделы 2.1.1 и 2.2 подлежат оформлению только при наличии соответствующих показателей.

Титульный лист

При заполнении формы отчета ЕФС-1 в 2025 г. обязательно оформляется титульный лист. Поле «ОКФС», состоящее из 2 цифр, оформляется на основании данных из Классификатора ОКФС («12», «13», «14» и др.). Сведения в поля ОКОГУ и ОКПО также заносятся из соответствующих Классификаторов. Перечисленные поля заполняются только при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 подраздела 1!

Номер телефона (с кодом города или оператора сотовой связи) руководителя организации (ИП) указывается без пробелов, тире и скобок между цифрами.

В поле "Адрес электронной почты" указывается электронная почта или почта представителя. Адрес приводится без пробелов, запятых и иных знаков препинания. Можно использовать только точки или тире.

Регистрационный номер в СФР указывается только обновленный! Его можно узнать тут.

Подраздел 1

В поле «Статус ЗЛ» делается, например, такая запись: «ГРФ». Для поля «Гражданство» код страны берется из Классификатора ОКСМ.

Подраздел 1.1

По каждому трудоустройству, увольнению и иному кадровому аналогичному мероприятию, касающемуся работника, и (или) по каждому договору ГПХ на выполнение работ (оказание услуг) в таблице подразд. 1.1 делается отдельная запись (строка). В графе 3 (далее – гр.) указывается соответствующий код, например, «1» ПРИЕМ, «2» ПЕРЕВОД, «9» НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ и т.д.. 

В гр. 6 таблицы подразд. 1.1 формы ЕФС-1 заносятся 5 цифр в формате «XXXX.X», которые берутся из Классификатора ОКЗ. Гр. 6 обязательно подлежит заполнению при приеме на работу, переводе работника, увольнении (в том числе дистанционного работника), а также при оформлении и расторжении договора ГПХ.

Причем в гр. 6 по договору ГПХ коды указываются не из справочника ОКЗ, а такие:

В гр. 8­–10 заносится наименование, дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу (переводе, увольнении приостановлении и др.) или данные о договоре ГПХ. Причем номер приказа (договора ГПХ) указывается без знака "N".

Подраздел 1.2

В поле подразд. 1.2 формы ЕФС-1 «Отчетный период (год)» указывается «2025» и последующие годы.

Важно! В форме предусмотрено и указание типа сведений - «Назначение выплат по ОСС». Отчет с таким типом сведений предоставляется на работника, который подал заявление на отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком, для учета периода работы календарного года, в отношении которого срок предоставления отчетности не наступил.

При этом, ЕФС-1 с указанным типом сведений (так же как и с типом сведений «Назначение пенсии») предоставляется и при отсутствии у работника в указанный период работы сведений, подлежащих отражению в подразделах:

• «Территориальные условия»;
• «Особенности исчисления страхового стажа»;
• «Условия досрочного назначения страховой пенсии»;
• «Результат специальной оценки условий труда».

При наступлении срока передачи сведений в отношении работника, на которого была сдана форма с типом сведений «Назначение выплат по ОСС» (или «Назначение пенсии»), ЕФС-1 должна быть предоставлена с типом сведений «Исходная».

Отчет с типами «Назначение пенсии» и «Назначение выплат по ОСС» не может быть сдан за период, данные по которому уже учтены на основании формы с типом «Исходная» либо «Корректирующая»,

А если ЕФС-1 предоставляется с типом «Назначение выплат по ОСС», то графа «Период работы» заполняется двумя строками:

• в первой — фиксируются даты в пределах от дня начала отчетного периода, отраженного в поле «Отчетный период», до дня, предшествующего тому, в котором начался отпуск по БиР или отпуск по уходу за ребенком;
• во второй — показывается один день отпуска по БиР или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска) с отражением в графе 7 «Дополнительные сведения» кодов ДЕКРЕТ или ДЕТИ (ДЕТИПРЛ).

Гр. 12 заполняются в соответствии с ФЗ № 426 от 28.12.2013.

Подраздел 1.3

Подраздел 1.3 заполняют только государственные (муниципальные) учреждения. Коммерческие фирмы данный раздел не заполняют.

Если с работником-исполнителем заключен только договор ГПХ, то сведения в графы таблицы разд. 1 формы ЕФС-1 «Сведения об условиях занятости и зарплате» не заносятся.

В поле «КТО организации» указывается код типа отчитывающейся организации в соответствии с разделом «Коды типа организации» по Приложению к порядку по приказу № 2281 (Классификатору параметров для заполнения формы ЕФС-1). Данный раздел Классификатора основан на перечнях типов учреждений для сбора и разработки результатов статнаблюдений численности и зарплаты работников (в социальной и научной сферах), в отношении которых предусмотрены мероприятия по увеличению средней зарплаты (в соответствии с Указом Президента России от 07.05.2012 № 597).

Важно правильно заполнить графу 4 («Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности»). В ней указывается значение "1", если работник в отчетном периоде относился либо начал относиться к одной из следующих категорий:

• женщины в отпуске по БиР, лица в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка, а также в отпусках по уходу за ребенком (кроме тех, которые работают неполное рабочее время или на дому с сохранением права на пособие по государственному социальному страхованию);
• учащиеся, которые находятся в дополнительном отпуске за свой счет, а также поступающие в образовательные учреждения, и находившиеся в отпуске за свой счет для сдачи вступительных экзаменов;
• мобилизованные, добровольцы.

Если работник в отчетном периоде не относился к указанным категориям, то в графе 4 проставляется ноль.

Если работник не с начала, а далее в течение отчетного периода начал или перестал относиться к той или иной категории, то в подразделе 1.3 нужно разделить данные о выплатах на несколько строк с указанием в графе 2 и гр. 3 периодов:

• «до» начала отнесения к категориям;
• периодов отнесения;
• периодов «после» окончания отнесения к категориям.

Поле 5 подразд. 1.3 формы персотчетности ЕФС-1 «OID» подлежит заполнению только для медицинских компаний (организаций).

В графе 7 «Код категории персонала» фиксируется трехзначный цифровой код в соответствии с разделом «Коды категорий персонала..» по тому же Классификатору из формы ЕФС-1  "Коды категорий персонала, используемые при заполнении формы". Данный раздел сформирован на основе указаний по заполнению форм статотчетности № ЗП-здрав, ЗП-культура, ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-соц.

Для должностей, по которым присвоено два или более кодов категории персонала (например, по форме № ЗП-здрав преподавателям присваивается 2 кода — 281 и 282), нужно указать код, что соответствует максимальному уровню разукрупнения. То есть, частному случаю, не образующему группы, с приставкой "из них" (в указанном примере — это код 282).

В гр. 8 таблицы в случае отсутствия званий, ученых степеней указывается ноль (0).

Гр. 9, 10 заполняют только медицинские организации. Если организация не является медицинской, то в них ставится ноль (0).

В гр. 11 по виду указывается код:

• 1 – работа работника по трудовому договору, она является основной;
• 2 – внутреннее совместительство на условиях трудового договора (ст. 60.1, 282 ТК РФ);
• 3 – внешнее совместительство.

В гр. 12 по сроку заносятся коды:

• 1 – трудовой договор, оформленный на неустановленный срок;
• 2 – срочный трудовой договор.

Если профессия (должность) не добавлена в профессиональные квалификационные группы, то в гр. 13 и 14 заносится ноль (0).

В гр. 16 указывается значение «3» для высшей квалификационной категория, код «2» для первой и значение «1» для второй.

Гр. 17 заполняется в соответствии с трудовым договором.

В гр. 18 заносятся коды «1» (сдельная), «2» (повременная, работнику на окладе, месячной ставке), «3» (повременная, работнику с часовой ставкой)  или «4» (иная).

В гр. 22 заносятся такие коды:

Размер зарплаты работника указывается в рублях и копейках. При этом после запятой оставляются 2 знака.

Ключевые особенности заполнения подраздела 2:

Раздел 2

В поле «Среднесписочная численность» заносятся сведения о штате компании за период с начала года. Она рассчитывается в соответствии с п. 16 приказа Росстата от 16.12.2024 № 647 (ред. от 30.01.2025).

Поле «Прекращение деятельности» оформляется только в случае ликвидации компании (организации) или после закрытия ИП на основании п. 15 ст. 22.1 ФЗ № 125. В приведенных случаях в этом поле указывается значение «Л».

В поле «Численность работающих...» учитываются и лица, с которыми заключены договоры ГПХ, в соответствии с которыми выплачиваемые им вознаграждения облагаются страховыми взносами.

Подраздел 2.1

В поле «Исчислено страховых взносов» (строка 9 в таблице) указываются суммы начисленных страхвзносов на травматизм нарастающим итогом с начала расчетного периода, на конец предыдущего отчетного периода и за каждый из последних трех месяцев отчетного периода.

К ИП (организациям), состоящим на учете в СФР по нескольким основаниям, относятся:

• ИП, оформившие трудовой договор с работником;
• физлица, не являющиеся ИП, в случае заключения трудового договора с работником;
• физлица, уплачивающие страховые взносы в связи с заключением с исполнителем договора ГПХ об оказании услуг (выполнении работ), договора авторского заказа.

Приведенные страхователи не заполняют стр. 5, 6, 7 и 8 подразд. 2.1 разд. 2. Эти лица оформляют подразд. 2.1.1.

Скидки и надбавки к страховому тарифу (%) утверждены постановлением Правительства РФ № 524 от 30.05.2012 (в ред. 28.01.2025).

Если специальная оценка условий труда организацией (ИП) не проводилась, то в гр. 4–11 таблицы подразд. 2.3 указывается ноль (0).

Итоги

С 2025 года форму ЕФС-1 заполняйте на прежнем бланке из приказа СФР от 17.11.2023 № 2281. Отчет состоит из разделов и подразделов. Страхователи сдают соответствующий раздел в установленные законом сроки.