Лицевой счет работника по заработной плате (образец)

Лицевой счет сотрудника: определение

Лицевой счет работника (форма Т-54) – первичный документ, в котором ведется учет начисленных выплат по каждому сотруднику отдельно. В форме отображаются показатели (начисления и удержания) зарплаты, выплат по больничным листам, отпускным каждого работника. Лицевой счет сотрудника ведется на бланках форм Т-54 или Т-54а (в случае заполнения данных в бухгалтерских программах).

С 2013 года ведение данных форм не является обязательным для применения в бухгалтерском учете, но крупные организации продолжают их использовать в работе для упрощения учета. Организация вправе использовать в работе самостоятельно разработанный шаблон, в этом случае форма лицевого счета работника по заработной плате утверждается в учетной политике.

Какую информацию содержит лицевой счет работника:

• сумма начисленной заработной платы, отпускных;
• начисления по больничным листам;
• удержания из оплаты труда (НДФЛ, по исполнительным листам и прочее);
• налоговые вычеты (если предоставляются);
• социальные льготы (если есть);
• задолженности, которые возникли в процессе расчетов с работником.

Т-54 упрощает поиск информации по каждому сотруднику, так как в нем собираются сведения сразу из нескольких документов: табеля учета рабочего времени, расчетной ведомости, карточки страховых взносов и т. д.

Лицевой счет сотрудника (образец бланка):

Образец заполнения лицевого счета работника

Лицевой счет содержит информацию по начисленным работнику выплатам, а также удержаниям (если есть) за год, в том числе за каждый месяц отдельно.

В заголовке указываются основные сведения об организации-работодателе, а также о работнике, на которого заполняется форма:

• название организации;
• ОКПО;
• наименование подразделения (если подразделения нет, указывается «основное»);
• период, за который ведется лицевой счет, – начальная дата совпадает с началом календарного года или датой приема сотрудника на работу, конечная оставляется открытой (вписывается в конце года или при увольнении работника);
• Ф. И. О. сотрудника полностью;
• дата рождения;
• табельный номер;
• ИНН, СНИЛС;
• сведения о наличии детей и семейном положении;
• дата принятия на работу и увольнения.

Основная часть содержит 2 таблицы. В первой отображаются сведения о приеме на работу/увольнении (номер, дата приказа), занимаемая должность, размер заработной платы, а также возможных доплат, условия труда (столбцы 1–8).

В столбцах 9–16 прописываются приказы о предоставлении отпусков, продолжительность отпусков, номер и дата соответствующих приказов.

Столбцы 17–21 содержат сведения об удержаниях, номер и дата документа, подтверждающего удержание из з/платы. В столбце 22 прописываются предоставляемые льготы (например, налоговые вычеты).

Вторая таблица содержит информацию по начисленным суммам по каждому месяцу отдельно:

• В столбце 23 указывается месяц, в котором составляется лицевой счет.
• 24–27 – количество отработанных дней, в скобках – часов в данном месяце. Данные берутся из табеля учета рабочего времени.
• 28–37 содержат информацию обо всех начислениях в отчетном месяце. Начисленные суммы по заработной плате, отпускным, больничным и пр. прописываются отдельно.
• Столбцы 38–46 – возможные удержания из оплаты труда (например, НДФЛ или алименты).
• Столбцы 47–48 – задолженность перед работником или наоборот.
• 49 – общая сумма выплат работнику за месяц за минусом аванса и вычетов.

Заполненная форма подписывается главным бухгалтером или другим ответственным лицом, назначенным приказом руководства.

Лицевой счет работника по зарплате: образец заполнения подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет регистрации в справочно-правовой системе, получите демодоступ. Это бесплатно.

Образец заполнения лицевого счета в «КонсультантПлюс»

Лицевой счет по унифицированной форме Т-54 открывают на каждого сотрудника при приеме на работу, сведения о начислениях и удержаниях заносятся ежемесячно в течение календарного года. Последними записями в лицевом счете должны быть сведения об увольнении работника.

Примечание: при заполнении лицевых счетов сотрудников в электронной форме данные заносятся с начала календарного года или с даты приема сотрудника на работу. В конце года сведения распечатываются и заверяются подписью главного бухгалтера или другого сотрудника, отвечающего за ведение лицевых счетов, затем вкладываются в личные дела.

Сколько хранятся лицевые счета работников

Согласно действующему законодательству, все сведения, которые содержат персональную информацию по застрахованным лицам, созданные до 2003 года, должны храниться 75 лет. Если лицевой счет создан позже 2003 года, срок хранения составляет минимум 50 лет. Организация должна обеспечить сохранность документации в течение всего времени. Если в штате не предусмотрена должность архивариуса, ведение и сохранность архива поручается кадровому работнику или бухгалтеру. Данная обязанность должна быть закреплена в должностных инструкциях, подтверждена приказом руководителя.

ИТОГИ

Лицевые счета работников Т-54, образец заполнения которых представлен выше, – первичный бухгалтерский документ, представляющий собой общие сведения по начисленным за календарный год выплатам. Документ заполняется по каждому сотруднику отдельно, в конце года (или при увольнении) заверяется ответственным лицом и подшивается к личному делу. С 2013 года форма Т-54 не является обязательной, вместо нее можно вести карточки по форме Т-2 и расчетно-платежные ведомости. Однако в крупных организациях для упрощения ведения учета заполняются лицевые счета сотрудников, так как в них содержится информация сразу из нескольких документов. Срок хранения лицевых счетов, созданных до 2003 года, – 75 лет, если документ заведен позже – не менее 50 лет.