Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Кто должен вести журнал учета счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (СФ) ведется в целях контроля за движением НДС у организаций и ИП - налогоплательщиков НДС (налоговых агентов) и у компаний (ИП), не обязанных сдавать декларации по НДС. К последним относятся юрлица и ИП, не являющиеся плательщиком налога (например, ИП на ПСН), а также получившие освобождение от его уплаты. В журнале отражаются сведения, по которым налоговые инспекторы могут сопоставить входящий и исходящий НДС, а также отследить правомерность принятия его к вычету.

До 2015 года этот регистр вели все организации, работающие с налогом на добавленную стоимость. Впоследствии такое требование отменили, потому что аналогичная информация вносилась в книги покупок и продаж. Однако, компании, занимающиеся посреднической деятельностью, а также при выполнении функций застройщика до сих пор обязаны вести такой журнал. При этом применяемая налоговая система посредника в этом вопросе роли не играет — общережимники и упрощенцы ведут журнал на общих основаниях.

На заметку! Посредническая деятельность — это совершение сделок по продаже или приобретению товаров (работ, услуг) в интересах других лиц. Для этого посредник заключает договоры комиссии, агентские, транспортной экспедиции.

Не нужно вести журнал налоговым агентам, которые реализуют:

• конфискованное имущество, скупленные ценности, а также клады, бесхозяйные ценности;
• товары, работы, услуги иностранной компании (в отдельных случаях из ст. 161 НК РФ);
• услуги по предоставлению ж/д подвижного состава, контейнеров (в некоторых ситуациях, согласно ст. 161 НК РФ).

О том, как учитывать НДС по агентскому договору у принципала, подробно рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Кому и в какие сроки нужно сдавать журнал в ИФНС

Подавать журнал учета выданных и полученных счетов-фактур для проверки в налоговую инспекцию приходится фирмам-посредникам, осуществляющим деятельность в интересах третьих лиц, с которыми они сотрудничают на основе агентского, комиссионного договора, договоров транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Экспедиторы - налогоплательщики НДС ведут журнал в случае определения ими налоговой базы как суммы дохода, полученной в виде вознаграждения при исполнении данных договоров.

Лица, осуществляющие деятельность на основе договоров транспортной экспедиции, не являющиеся налогоплательщиками НДС или освобожденные от улпаты НДС, ведут журнал выставленных и полученных СФ в случае, если при установлении ими налоговой базы по НДФЛ, по налогу на прибыль организации, по налогу на ЕСХН, УСН (в зависимости от применяемого налогового режима) в составе доходов учитываются доходы в виде вознаграждения при исполнении таких договоров.

Срок подачи журнала в налоговую лицами - не налогоплательщиками НДС или освобожденными от уплаты НДС, не признаваемыми налоговыми агентами по НДС — до 20-го числа следующего месяца по завершении отчетного квартала.

К примеру, за 3 квартал 2024 года форму нужно было сдать до 21 октября 2024 года (потому что 20 октября 2024  г. это был выходной).

Журнал подается в налоговую только электронным путем — через оператора ЭДО по ТКС (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

В случае выставления и (или) получения СФ при осуществлении налогоплательщиком НДС (налоговым агентом) предпринимательской посреднической деятельности, а также при выполнении функций застройщика в налоговую декларацию НДС включаются сведения, приведенные в журнале учета СФ в отношении данной деятельности.

Как вести журнал: форма и содержание

Журнал учета счетов-фактур заводится на строго унифицированном бланке. Его форма и порядок заполнения строк закреплены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, в ред. от 16.08.2024 (приложение № 3).

Согласно требованиям, журнал ведется в течение налогового периода — квартала. Заполняется только в случаях выдачи или поступления счетов-фактур. Если таковых в течение квартала не было, то и вносить сведения об операциях не требуется.

Правила по заполнению бланка разрешают вести его как в электронной форме, так и на бумажных носителях. Если придерживаетесь электронной версии, то по итогам квартала листы журнала придется распечатать, скрепить нитками, проставить нумерацию страниц, заверить у директора и поставить печать организации, если она используется. Журнал подлежит длительному хранению (на срок от 4 лет с даты последней записи в журнале), поскольку его данные могут быть запрошены налоговой инспекцией при решении спорных вопросов.

Что записывать в журнал

В шапке формы прописываются данные об организации — ее название в полном или сокращенном виде, ИНН, КПП. Если журнал ведет предприниматель, то прописывается его фамилия, имя и отчество, номер ИНН. Затем показывается отчетный квартал, за который заполняется журнал.

Журнал учета выставленных СФ делится на 2 раздела — большие таблицы, в которые по хронологии вносятся записи о выданных и полученных счетах-фактурах, включая исправленные и корректировочные документы.

Так, в первую таблицу заносится информация о сделке (стоимости товаров, работ, услуг) и реквизитах счета-фактуры. Сначала укажите порядковый номер записи и дату выдачи документа (графы 1 и 2). Затем требуется заполнить графу 3 «Код вида операции» — его берут из перечня, утв. приказом ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@.

В графе 4 записываются порядковый номер и дата составления счета-фактуры. В графах 5, 6, 7 — данные откорректированных и иправленных документов.

В графу 8 и 9 вносят название (Ф. И. О. ИП), ИНН и КПП покупателя (по покупателю-ИП КПП не указывается).

В графах 10-12 отражаются данные:

• из счетов-фактур (деклараций на товары, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных комиссионером (агентом), экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, от продавца (продавцов);
• из СФ, составленных данными лицами при исполнении ими обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в ИФНС.

В графе 13 указывается название и код валюты (для российского рубля — 643).

В графу 14 переносится стоимость товаров из строки 9 счета-фактуры, а графу 15 — сумма НДС из строки 8 счета фактуры (по графе «Всего к оплате»).

Остальные графы таблицы (16 - 23) заполняются при необходимости. Вторая таблица журнала — о полученных счетах-фактурах заполняется аналогичным образом.Скачать образец журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Итоги

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в ИФНС подается компаниями и ИП, ведущими посредническую деятельность, а также при выполнении функции застройщика. Это делается по итогам отчетного квартала. О том, что представляет собой такой журнал и как заполняется, рассказано выше в материале.