Журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Правовое регулирование

Под подпись знакомить работников с локальными нормативными актами работодателя обязывает Трудовой кодекс РФ. В ст. 22 «Основные права и обязанности работодателя» сказано, что он обязан «знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью».

На практике все, кто работает на предприятии, в обязательном порядке должны прочитать все документы, связанные с их трудовым регулированием и охраной труда, которые используются на предприятии.

Допускается несколько вариантов хранения подписей работников:

• использование Журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами;
• приложение к соответствующему документу Листов ознакомления;
• составление для каждого работника Перечня нормативных документов и сбор с него подписей по каждому из них.

Ответственный за сбор и хранение подписей с работников назначается приказом руководителя. Как правило, это работник отдела кадров или бухгалтер, им также может быть назначен секретарь.

Контролировать правильность и своевременность ознакомления работников с предусмотренными локальными актами должен работодатель. Это предусмотрено статьей 22 Трудового кодекса Российской Федерации.

Если этот регламент будет нарушен, работодатель и ответственные сотрудники понесут административное наказание по статье 5.27 КоАП виде штрафа:

• юридическое лицо – от 30 000 до 50 000 р.;
• должностное лицо или ИП – от 1 000 до 5 000 р.

Порядок заполнения Журнала ознакомления с локальными нормативными актами

В небольшой компании возможно использовать один Журнал ознакомления с локальными актами. На больших предприятиях, где работников очень много, лучше вести Журналы по каждому наименованию документа. Форма для такого Журнала законодательством не предусмотрена, поэтому его можно разработать на предприятии или воспользоваться готовым решением.

На титульном листе Журнала должно быть указано наименование компании, даты начала и окончания заполнения, количество записей и номер тома, если он продолжает предыдущий. Еще нужно указать срок хранения данного Журнала. Для сдачи в архив Журнал прошнуровывать не требуется.

На внутренних листах Журнала заполняются специально разработанные таблицы, в которые заносится соответствующая информация. Вот список обязательных полей:

• порядковый номер;
• фамилия, имя и отчество работника;
• должность работника;
• наименование структурного подразделения;
• наименование локального нормативного акта;
• подпись работника, подтверждающая факт его ознакомления;
• дата визирования.

Заполнять Журнал можно несколькими способами.

Почему журнал ознакомления так важен для работодателя, читайте в статье от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к информационно-правовой системе, бесплатно получите пробный демодоступ.

Первый способ

Для каждого документа в Журнале предусмотрен отдельный лист. Такой способ более удобен, если на предприятии много локальных нормативных актов для описания трудового регламента. Рассмотрим заполнение листа Положения об оплате труда. В этом случае ответственному сотруднику нужно обязательно указать номер записи, Ф. И. О. сотрудника, должность и структурное подразделение. Когда работник ознакомится с Положением, он поставит дату и свою подпись в соответствующей строке.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами:

Скачать образец

Второй способ

Если документов трудового регулирования в организации немного, можно для каждого из них добавить соответствующий столбец.

Рассмотрим пример. В ООО «Росток» 01.07.2023 года был принят главный бухгалтер в бухгалтерию. Для заключения трудового договора она должна ознакомиться с имеющимися в ООО «Росток» локальными нормативными актами.

В обществе нет отдела кадров, и генеральный директор занимается кадровыми вопросами сам, поэтому за заполнение Журнала тоже отвечает лично он. Директор делает соответствующую запись в строке 1 и заполняет данные о работнике: Ф. И. О., должность и структурное подразделение. Иванова Л. С. после ознакомления ставит в Журнале текущую дату и свою подпись в каждом столбце напротив каждого документа.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами:

Скачать образец

Третий способ

Допустимо использовать еще один вариант заполнения Журнала. Если в штате немного сотрудников и небольшое количество связанных с их трудовой деятельностью нормативных актов, подойдет этот вариант.

Строки разбиваются по каждому документу и заполняются данные сотрудников. В этом примере в ООО «Росток» разработано шесть локальных документов, с которыми работники знакомятся под подпись. В Обществе всего четыре работника, поэтому используется Журнал с полистовым заполнением. На листе перечислены все нормативные акты и построчно указаны ознакомившиеся работники. Если будут приняты еще работники, то ответственный сотрудник начнет заполнение нового листа.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами:

Скачать образец

Итоги

Как видно из этой статьи с примерами, Журнал ознакомления с локальными нормативными актами заполнять несложно. Главное – в любой организации должен быть ответственный работник, который следит за тем, чтобы все работники были ознакомлены с положенными локальными документами под подпись.

Если это требование закона не будет выполнено, ответственных лиц и предприятие привлекут к административной ответственности. Это включает штрафы и даже приостановку деятельности до 90 суток, что очень нежелательно для организаций любой сферы деятельности.